Aviso. Nosotros hacemos Paperlock, que es una de las apps de las que trata esta página. La prueba del final funciona con cualquiera de ellas, incluida la nuestra.

Qué tiene que significar «pregúntale a tus documentos»

Tienen que pasar tres cosas para que una app responda «¿cuánto gasté en la ferretería en agosto?» a partir de un montón de tickets.

  1. Lectura. Cada ticket se convierte en un registro: tienda, fecha, artículos, total. Las fotos de tickets son difíciles de leer; el papel térmico se decolora, los totales quedan junto a los subtotales, y el nombre de la tienda es un logo. Las lecturas equivocadas aquí se convierten en respuestas equivocadas después, así que el registro tiene que ser visible y corregible.
  2. Búsqueda. La pregunta tiene que encontrar los registros correctos. «Ferretería» debería coincidir con tickets de una tienda que la app sepa que vende ferretería, en agosto, de este año. Aquí es donde la búsqueda por nombre de archivo se muere y donde la capa de lenguaje normal se gana el sueldo.
  3. Componer la respuesta, con fuentes. El total es la suma de los totales de los tickets encontrados. Esa aritmética es trivial una vez que la búsqueda es correcta, e imposible de confiar en ella si no puedes ver qué tickets entraron en ella.

El tercer punto es por el que hay que juzgar a las apps. Una respuesta con los tickets adjuntos se puede comprobar en cinco segundos. Una respuesta sin ellos es solo un número.

Los fallos que hay que buscar

  • Tickets duplicados. El mismo ticket fotografiado dos veces debería contar una sola vez. Pide un total y luego revisa las fuentes por si hay repetidos.
  • Devoluciones frente a compras. Un justificante de devolución parece un ticket. Una buena herramienta lo trata como negativo o lo separa; una mala lo suma al total.
  • Rangos de fechas. «El agosto pasado» y «este agosto» son meses distintos. Fíjate en cuál eligió la app; las fuentes te lo dicen.
  • Monedas. Un ticket de vacaciones en otra moneda no debería sumarse al gasto de casa como si fuera la misma unidad.
  • Información que falta. Un ticket sin un total legible debería marcarse, no saltarse en silencio ni adivinarse.
  • No está en la caja fuerte. Pregunta por una tienda a la que nunca fuiste. La respuesta correcta es «no encuentro eso en tus documentos», no un número plausible.

La prueba de quince minutos

Haz esto con cualquier app antes de pagar por ella, incluida la nuestra.

  1. Importa diez tickets reales, incluyendo dos de la misma tienda, una devolución, y uno borroso. La guía sobre cómo escanear tickets explica cómo conseguir imágenes limpias.
  2. Abre tres de los registros y comprueba la tienda, la fecha y el total. Corrige uno a propósito y confirma que la corrección se mantiene.
  3. Pregunta: «¿Cuánto gasté en [tienda] en [mes]?». Luego abre las fuentes. ¿Son los tickets correctos? ¿Se trata bien la devolución? ¿El borroso está incluido, excluido, o marcado?
  4. Pregunta: «¿Qué tickets forman ese total?». La lista debería coincidir con las fuentes del paso 3.
  5. Pregunta por una tienda a la que nunca fuiste. La app debería decir que no puede encontrarla.
  6. Haz una pregunta de fecha: «¿Cuándo termina la garantía de [artículo]?» a partir de un ticket o tarjeta de garantía que hayas importado. Luego corrige la fecha y comprueba si algún recordatorio se mueve con ella.

Si una app pasa las seis pruebas, el mensaje es real para tu papeleo. Si falla el paso 3 o el 5, ningún panel lo compensa.

Dónde se sitúa Paperlock

Paperlock está construida alrededor de los pasos 1 a 3: lee cada documento y lo convierte en un registro que puedes revisar y corregir, lo archiva por tipo, remitente, fecha e importe, y responde preguntas con los documentos fuente adjuntos. Dice cuando la respuesta no está en la caja fuerte. Las fechas de caducidad que lee se convierten en recordatorios (30 y 7 días antes, 6 meses para pasaportes y DNI) una vez que activas los recordatorios, y corregir una fecha actualiza el recordatorio. Los documentos están cifrados en el móvil; las páginas se envían a nuestros servidores solo el tiempo que tarda en leerlas o responder, y OpenAI es el procesador. El plan gratis es de 25 documentos y 5 preguntas al mes, suficiente para la prueba de arriba.

Lo que Paperlock no hace: paneles de gasto, presupuestos por categoría, ni sincronización bancaria. Si quieres totales por comercio y categoría en gráficos, LumenDoc anuncia justo eso, y una app de presupuestos lo hace a partir de movimientos. Nuestro terreno es la pregunta, la respuesta, y el papel que hay detrás.

La alternativa manual

Nada de esto necesita una app. La guía sobre la mejor forma de guardar tickets digitalmente describe un sistema de carpetas y hoja de cálculo que responde a las mismas preguntas con más escritura, y el creador de registros de compra hace la mitad del trabajo de archivo en tu navegador. La app quita la escritura y añade las preguntas; la disciplina del papeleo es la misma de una forma u otra.