Otevřeně. Vyrábíme Paperlock, jednu z aplikací, o kterých tato stránka je. Test na konci funguje na kterékoli z nich, včetně té naší.

Co „zeptejte se svých dokumentů“ musí znamenat

Aby aplikace dokázala odpovědět na otázku „kolik jsem v srpnu utratil v hobby marketu?“ z hromady účtenek, musí se odehrát tři věci.

  1. Čtení. Z každé účtenky se stane záznam: obchod, datum, položky, celková částka. Fotografie účtenek se čtou špatně; termopapír blednou, celkové částky leží vedle mezisoučtů a název obchodu je logo. Chyby čtení tady se později promění ve špatné odpovědi, takže záznam musí být viditelný a opravitelný.
  2. Vyhledávání. Otázka musí najít správné záznamy. „Hobby market“ by mělo najít účtenky z obchodu, o kterém aplikace ví, že prodává potřeby pro dům, v srpnu, letos. Přesně tady umírá vyhledávání podle názvu souboru a tady se vyplatí vrstva rozumějící běžnému jazyku.
  3. Sestavení odpovědi se zdroji. Celková částka je součet částek nalezených účtenek. Ten výpočet je triviální, jakmile vyhledávání funguje správně, a nedůvěryhodný, pokud nevidíte, které účtenky do něj vstoupily.

Třetí bod je ten, podle kterého aplikace posuzovat. Odpověď s přiloženými účtenkami lze ověřit za pět vteřin. Odpověď bez nich je jen číslo.

Chyby, na které si dát pozor

  • Duplicitní účtenky. Stejná účtenka vyfotografovaná dvakrát by se měla počítat jednou. Zeptejte se na součet a pak zkontrolujte zdroje, jestli se neopakují.
  • Vratky proti nákupům. Doklad o vrácení peněz vypadá jako účtenka. Dobrý nástroj ho počítá jako záporný nebo ho odděluje; slabý ho přičte k součtu.
  • Časová rozmezí. „Minulý srpen“ a „letošní srpen“ jsou různé měsíce. Sledujte, který z nich aplikace vybrala; zdroje vám to prozradí.
  • Měny. Účtenka z dovolené v jiné měně by neměla být přičtena k domácím výdajům, jako by šlo o stejnou jednotku.
  • Chybějící informace. Účtenka bez čitelné celkové částky by měla být označena, ne tiše přeskočena nebo odhadnuta.
  • Není v trezoru. Zeptejte se na obchod, který jste nikdy nenavštívili. Správná odpověď je „to ve vašich dokumentech nenacházím“, ne věrohodně znějící číslo.

Patnáctiminutový test

Proveďte ho na jakékoli aplikaci dřív, než za ni zaplatíte, včetně té naší.

  1. Importujte deset skutečných účtenek, včetně dvou ze stejného obchodu, jedné vratky a jedné rozmazané. Návod na jak skenovat účtenky popisuje, jak pořídit čisté snímky.
  2. Otevřete tři ze záznamů a zkontrolujte obchod, datum a celkovou částku. Jeden schválně opravte a ověřte, že oprava zůstane v platnosti.
  3. Zeptejte se: „Kolik jsem utratil v [obchodě] v [měsíci]?“ Pak otevřete zdroje. Jsou to správné účtenky? Je vratka zpracovaná správně? Je rozmazaná účtenka zahrnutá, vyloučená, nebo označená?
  4. Zeptejte se: „Které účtenky tvořily ten součet?“ Seznam by se měl shodovat se zdroji z kroku 3.
  5. Zeptejte se na obchod, který jste nikdy nenavštívili. Aplikace by měla říct, že ho nenachází.
  6. Položte otázku na datum: „Kdy končí záruka na [věc]?“ z účtenky nebo záručního listu, který jste importovali. Pak datum opravte a zkontrolujte, zda se s ním posune i případná připomínka.

Pokud aplikace projde všemi šesti kroky, slib platí i pro vaše papírování. Pokud selže v kroku 3 nebo 5, žádný přehled to nevynahradí.

Kde v tom stojí Paperlock

Paperlock je postavený kolem kroků 1 až 3: přečte každý dokument do záznamu, který můžete prohlédnout a opravit, založí ho podle typu, odesílatele, data a částky a odpovídá na otázky s přiloženými zdrojovými dokumenty. Řekne, když odpověď v trezoru není. Data konce platnosti, která přečte, se po zapnutí připomínek stanou upozorněními (30 a 7 dní předem, 6 měsíců u pasů a průkazů), a oprava data aktualizuje i připomínku. Dokumenty jsou v telefonu zašifrované; stránky se posílají na naše servery jen na dobu potřebnou k přečtení nebo zodpovězení, a zpracovatelem je OpenAI. Bezplatná úroveň je 25 dokumentů a 5 otázek měsíčně, což na test výše stačí.

Co Paperlock nedělá: přehledy výdajů, rozpočty podle kategorií ani synchronizaci s bankou. Pokud chcete součty podle obchodníka a kategorie jako grafy, přesně to inzeruje LumenDoc, a rozpočtová aplikace to udělá z transakcí. Naší doménou je otázka, odpověď a papír za ní.

Ruční alternativa

Nic z toho nevyžaduje aplikaci. Návod na nejlepší způsob digitálního uchovávání účtenek popisuje systém složky a tabulky, který na stejné otázky odpoví za cenu většího psaní, a nástroj pro sestavení nákupního záznamu udělá polovinu práce s vedením záznamů přímo v prohlížeči. Aplikace odstraní psaní a přidá otázky; disciplína s papírováním je stejná v obou případech.