Açıklama. Paperlock’ı biz yapıyoruz, bu sayfanın konu aldığı uygulamalardan biri. Sondaki test, kendimizinki dahil hepsinde işler.

“Belgelerinize soru sorun” ne anlama gelmek zorunda

Bir yığın fişten “Ağustos’ta hırdavatçıda ne kadar harcadım?” sorusunu bir uygulamanın yanıtlayabilmesi için üç şeyin gerçekleşmesi gerekir.

  1. Okuma. Her fiş bir kayda dönüşür: mağaza, tarih, kalemler, toplam. Fiş fotoğrafları okumak zordur; termal kağıt solar, toplamlar ara toplamların yanına oturur, mağaza adı bir logodur. Buradaki yanlış okumalar sonradan yanlış yanıtlara dönüşür, bu yüzden kayıt görünür ve düzeltilebilir olmalıdır.
  2. Bulma. Soru doğru kayıtları bulmalıdır. “Hırdavatçı”, uygulamanın hırdavat sattığını bildiği bir mağazadan, Ağustos’ta, bu yıl gelen fişlerle eşleşmelidir. Dosya adı arama burada ölür ve sade dil katmanı burada hakkını kazanır.
  3. Yanıtı, kaynaklarla birlikte oluşturmak. Toplam, bulunan fişlerin toplamlarının toplamıdır. Bulma doğru yapıldığında bu aritmetik önemsizdir ve hangi fişlerin buna dahil olduğunu göremiyorsanız güvenilmesi imkansızdır.

Uygulamaları değerlendirmek için üçüncü nokta önemlidir. Fişleri ekli bir yanıt beş saniyede kontrol edilebilir. Fişsiz bir yanıt sadece bir rakamdır.

Aranacak başarısızlık türleri

  • Yinelenen fişler. Aynı fiş iki kez fotoğraflandığında bir kez sayılmalı. Bir toplam sorun, sonra kaynaklarda tekrar olup olmadığına bakın.
  • İadeler ile alışverişler. Bir iade fişi bir fişe benzer. İyi bir araç bunu negatif olarak ele alır veya ayırır; kötü bir araç bunu toplama ekler.
  • Tarih aralıkları. “Geçen Ağustos” ile “bu Ağustos” farklı aylardır. Uygulamanın hangisini seçtiğine dikkat edin; kaynaklar bunu söyler.
  • Para birimleri. Farklı bir para biriminde bir tatil fişi, sanki aynı birimmiş gibi ev harcamasına eklenmemeli.
  • Eksik bilgi. Okunabilir bir toplamı olmayan bir fiş, sessizce atlanmak veya tahmin edilmek yerine işaretlenmelidir.
  • Kasada yok. Hiç gitmediğiniz bir mağazayı sorun. Doğru yanıt makul bir rakam değil, “bunu belgelerinizde bulamıyorum”dur.

On beş dakikalık test

Herhangi bir uygulama için, kendimizinki dahil, ödeme yapmadan önce bunu uygulayın.

  1. Aynı mağazadan iki tane, bir iade ve bir de bulanık olan dahil, on gerçek fiş içe aktarın. Fişleri nasıl tararsınız rehberi temiz görüntüler elde etmeyi anlatır.
  2. Kayıtlardan üçünü açın ve mağazayı, tarihi ve toplamı kontrol edin. Bilerek birini düzeltin ve düzeltmenin kalıcı olduğunu doğrulayın.
  3. Sorun: “[Ay] ayında [mağaza]’da ne kadar harcadım?” Sonra kaynakları açın. Doğru fişler mi? İade işlendi mi? Bulanık olan dahil mi, hariç mi, yoksa işaretli mi?
  4. Sorun: “O toplamı hangi fişler oluşturdu?” Liste, 3. adımdaki kaynaklarla eşleşmeli.
  5. Hiç gitmediğiniz bir mağazayı sorun. Uygulama onu bulamadığını söylemeli.
  6. İçe aktardığınız bir fiş veya garanti belgesinden bir tarih sorusu sorun: “[Ürün]’ün garantisi ne zaman bitiyor?” Sonra tarihi düzeltin ve herhangi bir hatırlatıcının onunla birlikte değişip değişmediğine bakın.

Bir uygulama altısını da geçerse, vaat sizin evrakınız için gerçektir. 3. veya 5. adımda başarısız olursa, hiçbir pano bunu telafi etmez.

Paperlock nerede duruyor

Paperlock, 1’den 3’e kadar olan adımlar üzerine kuruludur: her belgeyi inceleyip düzeltebileceğiniz bir kayda okur, türe, gönderene, tarihe ve tutara göre dosyalar ve soruları kaynak belgeler ekli olarak yanıtlar. Yanıt kasada değilse bunu söyler. Okuduğu süre bitiş tarihleri, hatırlatıcıları açtığınızda hatırlatıcılara dönüşür (30 ve 7 gün önce, pasaport ve kimlikler için 6 ay önce), ve bir tarihi düzeltmek hatırlatıcıyı da günceller. Belgeler telefonda şifrelidir; sayfalar sadece okunmak veya yanıtlanmak için gereken süre boyunca sunucularımıza gönderilir ve işleyici OpenAI’dir. Ücretsiz katman ayda 25 belge ve 5 soru sunar, yukarıdaki test için yeterlidir.

Paperlock’ın yapmadığı şeyler: harcama panoları, kategori bütçeleri veya banka senkronizasyonu. Grafikler halinde satıcı ve kategori toplamları istiyorsanız, LumenDoc tam olarak bunu vaat ediyor, bir bütçeleme uygulaması ise bunu işlemlerden yapıyor. Bizim alanımız soru, yanıt ve arkasındaki kağıttır.

Elle yapılan alternatif

Bunların hiçbiri bir uygulama gerektirmez. Fişleri dijital olarak saklamanın en iyi yolu rehberi, aynı soruları daha fazla yazarak yanıtlayan bir klasör-ve-tablo sistemini anlatır, satın alma kaydı oluşturucu ise kayıt tutma yarısını tarayıcınızda yapar. Uygulama yazmayı ortadan kaldırır ve soruları ekler; evrak disiplini her iki şekilde de aynıdır.