Précision. Nous créons Paperlock, l'une des applications dont parle cette page. Le test à la fin fonctionne sur n'importe laquelle d'entre elles, y compris la nôtre.

Ce que « interroger ses documents » doit vraiment signifier

Trois choses doivent se produire pour qu'une application réponde à « combien ai-je dépensé à la quincaillerie en août ? » à partir d'une pile de reçus.

  1. La lecture. Chaque reçu devient une fiche : magasin, date, articles, total. Les photos de reçus sont difficiles à lire ; le papier thermique s'efface, les totaux se trouvent à côté des sous-totaux, et le nom du magasin est un logo. Les erreurs de lecture ici deviennent de mauvaises réponses plus tard, donc la fiche doit être visible et corrigible.
  2. La recherche. La question doit retrouver les bonnes fiches. « Quincaillerie » devrait correspondre à des reçus d'un magasin que l'application sait vendre du matériel de bricolage, en août, cette année. C'est là que la recherche par nom de fichier échoue et où la couche en langage courant fait ses preuves.
  3. La composition de la réponse, avec les sources. Le total est la somme des totaux des reçus retrouvés. Ce calcul est trivial une fois la recherche correcte, et impossible à croire si vous ne pouvez pas voir quels reçus y sont entrés.

C'est le troisième point qui doit servir à juger les applications. Une réponse accompagnée des reçus se vérifie en cinq secondes. Une réponse sans eux n'est qu'un chiffre.

Les défaillances à surveiller

  • Reçus en double. Le même reçu photographié deux fois ne devrait compter qu'une fois. Demandez un total, puis vérifiez les sources pour des doublons.
  • Remboursements contre achats. Un bon de remboursement ressemble à un reçu. Un bon outil le traite comme négatif ou le sépare ; un mauvais l'ajoute au total.
  • Plages de dates. « Le mois d'août dernier » et « ce mois d'août » sont des mois différents. Vérifiez lequel l'application a choisi ; les sources vous le disent.
  • Devises. Un reçu de vacances dans une devise différente ne devrait pas s'ajouter aux dépenses courantes comme s'il s'agissait de la même unité.
  • Informations manquantes. Un reçu sans total lisible devrait être signalé, pas ignoré ou deviné en silence.
  • Absent du coffre-fort. Interrogez au sujet d'un magasin où vous n'êtes jamais allé. La bonne réponse est « je ne trouve pas cela dans vos documents », pas un chiffre plausible.

Le test en quinze minutes

Faites-le passer à n'importe quelle application avant de la payer, la nôtre y compris.

  1. Importez dix reçus réels, dont deux du même magasin, un remboursement, et un flou. Le guide sur comment scanner des reçus explique comment obtenir des images nettes.
  2. Ouvrez trois des fiches et vérifiez le magasin, la date et le total. Corrigez-en une délibérément et confirmez que la correction tient.
  3. Demandez : « Combien ai-je dépensé chez [magasin] en [mois] ? » Puis ouvrez les sources. Sont-ce les bons reçus ? Le remboursement est-il traité ? Le reçu flou est-il inclus, exclu, ou signalé ?
  4. Demandez : « Quels reçus composent ce total ? » La liste devrait correspondre aux sources de l'étape 3.
  5. Interrogez au sujet d'un magasin où vous n'êtes jamais allé. L'application devrait dire qu'elle ne le trouve pas.
  6. Posez une question de date : « Quand se termine la garantie de [objet] ? » à partir d'un reçu ou d'une carte de garantie que vous avez importée. Puis corrigez la date et vérifiez qu'un éventuel rappel se déplace avec elle.

Si une application réussit les six étapes, l'argument de vente est réel pour vos papiers. Si elle échoue à l'étape 3 ou 5, aucun tableau de bord ne rattrape cela.

Où se situe Paperlock

Paperlock est construit autour des étapes 1 à 3 : il lit chaque document et en fait une fiche que vous pouvez inspecter et corriger, la classe par type, expéditeur, date et montant, et répond aux questions en joignant les documents source. Il dit quand la réponse ne se trouve pas dans le coffre-fort. Les dates d'expiration qu'il lit deviennent des rappels (30 et 7 jours avant, 6 mois pour les passeports et cartes d'identité) une fois les rappels activés, et corriger une date met à jour le rappel. Les documents sont chiffrés sur le téléphone ; les pages sont envoyées à nos serveurs seulement le temps de la lecture ou de la réponse, et OpenAI est le sous-traitant. La formule gratuite est de 25 documents et 5 questions par mois, ce qui suffit pour le test ci-dessus.

Ce que Paperlock ne fait pas : tableaux de bord de dépenses, budgets par catégorie, ou synchronisation bancaire. Si vous voulez des totaux par marchand et par catégorie sous forme de graphiques, LumenDoc propose exactement cela, et une application de budget le fait à partir des transactions. Notre créneau, c'est la question, la réponse, et le papier qui la sous-tend.

L'alternative manuelle

Rien de tout cela n'exige une application. Le guide sur la meilleure façon de conserver ses reçus numériquement décrit un système de dossiers et de tableur qui répond aux mêmes questions avec plus de saisie, et l'outil de création de fiche d'achat fait la moitié de la tenue des registres dans votre navigateur. L'application retire la saisie et ajoute les questions ; la discipline des papiers reste la même dans les deux cas.