Åpenhet. Vi lager Paperlock, som er én av appene denne siden handler om. Testen på slutten fungerer på hvilken som helst av dem, vår inkludert.

Hva «spør dokumentene dine» må bety

Tre ting må skje for at en app skal kunne svare på «hvor mye brukte jeg på jernvarehandelen i august?» ut fra en bunke kvitteringer.

  1. Lesing. Hver kvittering blir en post: butikk, dato, varelinjer, sum. Bilder av kvitteringer er vanskelige å lese; termisk papir falmer, summer ligger ved siden av delsummer, og butikknavnet er en logo. Feillesninger her blir feil svar senere, så posten må være synlig og rettbar.
  2. Gjenfinning. Spørsmålet må finne de riktige postene. «Jernvarehandel» bør treffe kvitteringer fra en butikk appen vet selger jernvarer, i august, i år. Det er her filnavnsøk dør, og der laget med vanlig språk tjener sin plass.
  3. Sette sammen svaret, med kilder. Summen er summen av summene på kvitteringene som ble hentet. Det regnestykket er trivielt når gjenfinningen er riktig, og umulig å stole på hvis du ikke kan se hvilke kvitteringer som gikk inn i det.

Det tredje punktet er det du bør bedømme apper etter. Et svar med kvitteringene vedlagt kan sjekkes på fem sekunder. Et svar uten dem er bare et tall.

Feilene å se etter

  • Dobbelt registrerte kvitteringer. Den samme kvitteringen fotografert to ganger bør telle én gang. Spør om en sum, og sjekk deretter kildene for gjentakelser.
  • Refusjoner versus kjøp. En refusjonskvittering ser ut som en kvittering. Et godt verktøy behandler den som negativ eller holder den atskilt; et dårlig ett legger den til summen.
  • Datoperioder. «August i fjor» og «august i år» er forskjellige måneder. Følg med på hvilken appen valgte; kildene forteller deg det.
  • Valutaer. En feriekvittering i en annen valuta bør ikke legges til hjemmeforbruket som om det var samme enhet.
  • Manglende informasjon. En kvittering uten lesbar sum bør flagges, ikke hoppes stille over eller gjettes på.
  • Ikke i hvelvet. Spør om en butikk du aldri har besøkt. Det riktige svaret er «jeg finner ikke det i dokumentene dine», ikke et plausibelt tall.

Femten-minutters-testen

Kjør denne på hvilken som helst app før du betaler for den, vår inkludert.

  1. Importer ti ekte kvitteringer, inkludert to fra samme butikk, én refusjon, og én som er uklar. Guiden om hvordan skanne kvitteringer dekker det å få rene bilder.
  2. Åpne tre av postene og sjekk butikk, dato og sum. Rett bevisst én, og bekreft at rettelsen blir stående.
  3. Spør: «Hvor mye brukte jeg hos [butikk] i [måned]?» Åpne deretter kildene. Er det de riktige kvitteringene? Er refusjonen håndtert? Er den uklare tatt med, utelatt eller flagget?
  4. Spør: «Hvilke kvitteringer utgjorde den summen?» Listen bør stemme med kildene fra trinn 3.
  5. Spør om en butikk du aldri har besøkt. Appen bør si at den ikke finner den.
  6. Still et datospørsmål: «Når utløper garantien på [gjenstand]?» fra en kvittering eller et garantikort du importerte. Rett deretter datoen og sjekk om en eventuell påminnelse flytter seg med den.

Hvis en app består alle seks, er salgsargumentet reelt for ditt papirarbeid. Hvis den ikke består trinn 3 eller 5, er det ingen oversikt som kan veie opp for det.

Hvor Paperlock står

Paperlock er bygget rundt trinn 1 til 3: den leser hvert dokument inn i en post du kan inspisere og rette, arkiverer det etter type, avsender, dato og beløp, og svarer på spørsmål med kildedokumentene vedlagt. Den sier fra når svaret ikke finnes i hvelvet. Utløpsdatoer den leser, blir til påminnelser (30 og 7 dager før, 6 måneder for pass og ID-er) når du slår på påminnelser, og å rette en dato oppdaterer påminnelsen. Dokumenter er kryptert på telefonen; sider sendes til våre servere bare i den tiden det tar å lese eller svare, og OpenAI er databehandleren. Gratisnivået er 25 dokumenter og 5 spørsmål i måneden, nok for testen over.

Det Paperlock ikke gjør: forbruksoversikter, kategoribudsjetter eller banksynkronisering. Hvis du vil ha summer per selger og kategori som diagrammer, reklamerer LumenDoc med akkurat det, og et budsjettprogram gjør det ut fra transaksjoner. Vårt felt er spørsmålet, svaret, og papiret bak det.

Det manuelle alternativet

Ingenting av dette krever en app. Guiden om den beste måten å oppbevare kvitteringer digitalt beskriver et mappe-og-regneark-system som svarer på de samme spørsmålene med mer skriving, og verktøyet for kjøpsregistrering gjør registreringsdelen i nettleseren din. Appen fjerner skrivingen og legger til spørsmålene; disiplinen med papirarbeidet er den samme uansett.