Transparência. Nós fazemos o Paperlock, uma das apps de que esta página trata. O teste no final funciona em qualquer uma delas, incluindo a nossa.

O que «pergunte aos seus documentos» tem de significar

Três coisas têm de acontecer para uma app conseguir responder a «quanto gastei na loja de ferragens em agosto?» a partir de uma pilha de recibos.

  1. Leitura. Cada recibo torna-se um registo: loja, data, artigos, total. As fotografias de recibos são difíceis de ler; o papel térmico desbota, os totais ficam ao lado dos subtotais, e o nome da loja é um logótipo. Leituras erradas aqui tornam-se respostas erradas mais tarde, por isso o registo tem de ser visível e corrigível.
  2. Pesquisa. A pergunta tem de encontrar os registos certos. «Loja de ferragens» deve corresponder a recibos de uma loja que a app saiba vender ferragens, em agosto, este ano. É aqui que a pesquisa por nome de ficheiro morre e onde a camada de linguagem simples ganha o seu lugar.
  3. Compor a resposta, com fontes. O total é a soma dos totais dos recibos encontrados. Essa aritmética é trivial assim que a pesquisa está certa, e impossível de confiar se não conseguir ver que recibos entraram nela.

O terceiro ponto é aquele pelo qual deve avaliar as apps. Uma resposta com os recibos anexados pode ser verificada em cinco segundos. Uma resposta sem eles é apenas um número.

Os modos de falha a procurar

  • Recibos duplicados. O mesmo recibo fotografado duas vezes deve contar uma só vez. Peça um total e depois verifique as fontes à procura de repetições.
  • Reembolsos versus compras. Um talão de reembolso parece um recibo. Uma boa ferramenta trata-o como negativo ou separa-o; uma má soma-o ao total.
  • Intervalos de datas. «Agosto passado» e «este agosto» são meses diferentes. Repare em qual deles a app escolheu; as fontes dizem-lhe isso.
  • Moedas. Um recibo de férias numa moeda diferente não deve ser somado aos gastos de casa como se fosse a mesma unidade.
  • Informação em falta. Um recibo sem total legível deve ser assinalado, não ignorado ou adivinhado em silêncio.
  • Fora do cofre. Pergunte sobre uma loja onde nunca esteve. A resposta correta é «não encontro isso nos seus documentos», não um número plausível.

O teste de quinze minutos

Faça isto a qualquer app antes de pagar por ela, incluindo a nossa.

  1. Importe dez recibos reais, incluindo dois da mesma loja, um reembolso, e um desfocado. O guia sobre como digitalizar recibos explica como obter imagens limpas.
  2. Abra três dos registos e verifique a loja, a data e o total. Corrija um de propósito e confirme que a correção fica registada.
  3. Pergunte: «Quanto gastei na [loja] em [mês]?» Depois abra as fontes. São os recibos certos? O reembolso é tratado corretamente? O desfocado está incluído, excluído ou assinalado?
  4. Pergunte: «Que recibos compuseram esse total?» A lista deve corresponder às fontes do passo 3.
  5. Pergunte sobre uma loja onde nunca esteve. A app deve dizer que não a consegue encontrar.
  6. Faça uma pergunta sobre datas: «Quando termina a garantia do [artigo]?» a partir de um recibo ou cartão de garantia que importou. Depois corrija a data e verifique se algum lembrete se move com ela.

Se uma app passar nos seis testes, a promessa é real para a sua papelada. Se falhar o passo 3 ou o 5, nenhum painel compensa isso.

Onde fica o Paperlock

O Paperlock está construído à volta dos passos 1 a 3: lê cada documento e transforma-o num registo que pode inspecionar e corrigir, arquiva-o por tipo, remetente, data e valor, e responde a perguntas com os documentos-fonte anexados. Diz quando a resposta não está no cofre. As datas de validade que lê tornam-se lembretes (30 e 7 dias antes, 6 meses para passaportes e cartões de identificação) assim que ativar os lembretes, e corrigir uma data atualiza o lembrete. Os documentos ficam encriptados no telemóvel; as páginas são enviadas para os nossos servidores apenas durante o tempo necessário para serem lidas ou respondidas, e a OpenAI é a processadora. O plano gratuito é de 25 documentos e 5 perguntas por mês, suficiente para o teste acima.

O que o Paperlock não faz: painéis de despesas, orçamentos por categoria, ou sincronização bancária. Se quiser totais por comerciante e categoria em gráficos, o LumenDoc anuncia exatamente isso, e uma app de orçamento faz-o a partir de movimentos. A nossa área é a pergunta, a resposta, e o papel por trás dela.

A alternativa manual

Nada disto exige uma app. O guia sobre a melhor forma de guardar recibos digitalmente descreve um sistema de pastas e folha de cálculo que responde às mesmas perguntas com mais trabalho de digitação, e o construtor de registos de compra faz a metade da manutenção de registos no seu navegador. A app elimina a digitação e acrescenta as perguntas; a disciplina com a papelada é a mesma de qualquer das formas.