Öppenhet. Vi gör Paperlock, som är en av apparna den här sidan handlar om. Testet i slutet fungerar på vilken som helst av dem, vår inräknad.

Vad ”fråga dina dokument” måste betyda

Tre saker måste hända för att en app ska kunna svara på ”hur mycket spenderade jag på järnhandeln i augusti?” utifrån en hög kvitton.

  1. Läsning. Varje kvitto blir en post: butik, datum, artikelrader, summa. Foton av kvitton är svåra att läsa; termopapper bleknar, summor sitter bredvid delsummor, och butiksnamnet är en logotyp. Felläsningar här blir felaktiga svar senare, så posten måste vara synlig och rättbar.
  2. Sökning. Frågan måste hitta rätt poster. ”Järnhandel” bör matcha kvitton från en butik appen vet säljer järnvaror, i augusti, i år. Det är här filnamnssökning dör och där det vanliga språkets lager gör sig förtjänt.
  3. Formulera svaret, med källor. Summan är summan av summorna på de kvitton som hittades. Den räkneoperationen är trivial när sökningen väl stämmer, och omöjlig att lita på om du inte kan se vilka kvitton som ingick.

Den tredje punkten är den du bör bedöma appar utifrån. Ett svar med kvittona bifogade kan kontrolleras på fem sekunder. Ett svar utan dem är bara en siffra.

Felen att hålla utkik efter

  • Dubbla kvitton. Samma kvitto fotograferat två gånger bör räknas en gång. Fråga om en summa, kontrollera sedan källorna för dubbletter.
  • Återbetalningar kontra köp. En återbetalningskvittens ser ut som ett kvitto. Ett bra verktyg behandlar den som negativ eller separerar den; ett dåligt lägger till den i summan.
  • Datumintervall. ”Förra augusti” och ”den här augusti” är olika månader. Håll koll på vilken appen valde; källorna avslöjar det.
  • Valutor. Ett semesterkvitto i en annan valuta bör inte läggas till hemmautgifterna som om det vore samma enhet.
  • Saknad information. Ett kvitto utan läsbar summa bör flaggas, inte tyst hoppas över eller gissas.
  • Inte i valvet. Fråga om en butik du aldrig besökt. Rätt svar är ”jag kan inte hitta det i dina dokument”, inte en rimlig siffra.

Femtonminuterstestet

Kör det här på vilken app som helst innan du betalar för den, vår inräknad.

  1. Importera tio riktiga kvitton, inklusive två från samma butik, en återbetalning och ett suddigt. Guiden om hur du skannar kvitton täcker hur du får rena bilder.
  2. Öppna tre av posterna och kontrollera butik, datum och summa. Rätta en medvetet och bekräfta att rättelsen fastnar.
  3. Fråga: ”Hur mycket spenderade jag på [butik] i [månad]?” Öppna sedan källorna. Är det rätt kvitton? Hanteras återbetalningen? Är det suddiga inkluderat, uteslutet eller flaggat?
  4. Fråga: ”Vilka kvitton utgjorde den summan?” Listan bör matcha källorna från steg 3.
  5. Fråga om en butik du aldrig besökt. Appen bör säga att den inte kan hitta det.
  6. Ställ en datumfråga: ”När går garantin på [föremål] ut?” utifrån ett kvitto eller garantikort du importerat. Rätta sedan datumet och kontrollera att en eventuell påminnelse flyttas med.

Om en app klarar alla sex är löftet verkligt för dina papper. Om den misslyckas med steg 3 eller 5 kompenserar ingen översikt för det.

Var Paperlock står

Paperlock är byggt kring steg 1 till 3: det läser varje dokument till en post du kan granska och rätta, sorterar den efter typ, avsändare, datum och belopp, och svarar på frågor med källdokumenten bifogade. Det säger till när svaret inte finns i valvet. Förfallodatum det läser blir påminnelser (30 och 7 dagar innan, 6 månader för pass och id-handlingar) när du väl slår på påminnelser, och att rätta ett datum uppdaterar påminnelsen. Dokument är krypterade på telefonen; sidor skickas till våra servrar bara under den tid det tar att läsa eller svara, och OpenAI är bearbetaren. Gratisnivån är 25 dokument och 5 frågor i månaden, tillräckligt för testet ovan.

Vad Paperlock inte gör: utgiftsöversikter, kategoribudgetar eller banksynkronisering. Om du vill ha summor per handlare och kategori som diagram marknadsför LumenDoc precis det, och en budgetapp gör det utifrån transaktioner. Vårt fokus är frågan, svaret och papperet bakom det.

Det manuella alternativet

Inget av detta kräver en app. Guiden om bästa sättet att förvara kvitton digitalt beskriver ett system med mappar och kalkylblad som svarar på samma frågor med mer skrivande, och verktyget för köpregister sköter bokföringshalvan i din webbläsare. Appen tar bort skrivandet och lägger till frågorna; papperdisciplinen är densamma ändå.