Aviso. Nós fazemos o Paperlock, que é um dos aplicativos sobre os quais esta página fala. O teste no final funciona em qualquer um deles, incluindo o nosso.

O que “pergunte aos seus documentos” precisa significar

Três coisas precisam acontecer para um aplicativo responder “quanto gastei na loja de ferragens em agosto?” a partir de uma pilha de recibos.

  1. Leitura. Cada recibo vira um registro: loja, data, itens da linha, total. Fotos de recibos são difíceis de ler; papel térmico desbota, totais ficam ao lado de subtotais, e o nome da loja é um logotipo. Leituras erradas aqui viram respostas erradas depois, então o registro precisa ser visível e corrigível.
  2. Busca. A pergunta precisa encontrar os registros certos. “Loja de ferragens” deveria bater com recibos de uma loja que o aplicativo sabe vender ferragens, em agosto, deste ano. É aqui que a busca por nome de arquivo morre e onde a camada de linguagem natural mostra seu valor.
  3. Montar a resposta, com fontes. O total é a soma dos totais dos recibos encontrados. Essa conta é trivial quando a busca está certa, e impossível de confiar se você não pode ver quais recibos entraram nela.

O terceiro ponto é o critério para julgar os aplicativos. Uma resposta com os recibos anexados pode ser conferida em cinco segundos. Uma resposta sem eles é só um número.

Os modos de falha a observar

  • Recibos duplicados. O mesmo recibo fotografado duas vezes deveria contar uma só vez. Peça um total e depois confira as fontes em busca de repetições.
  • Reembolsos versus compras. Um comprovante de reembolso parece um recibo. Uma boa ferramenta o trata como negativo ou o separa; uma ruim o soma ao total.
  • Intervalos de datas. “Agosto passado” e “este agosto” são meses diferentes. Observe qual o aplicativo escolheu; as fontes revelam isso.
  • Moedas. Um recibo de viagem em outra moeda não deveria ser somado aos gastos de casa como se fosse a mesma unidade.
  • Informação faltando. Um recibo sem total legível deveria ser sinalizado, não silenciosamente ignorado ou adivinhado.
  • Fora do cofre. Pergunte sobre uma loja que você nunca visitou. A resposta correta é “não encontro isso nos seus documentos”, não um número plausível.

O teste de quinze minutos

Faça isso com qualquer aplicativo antes de pagar por ele, o nosso incluído.

  1. Importe dez recibos reais, incluindo dois da mesma loja, um reembolso e um que esteja borrado. O guia sobre como digitalizar recibos cobre como conseguir imagens limpas.
  2. Abra três dos registros e confira a loja, a data e o total. Corrija um de propósito e confirme que a correção se mantém.
  3. Pergunte: “Quanto gastei na [loja] em [mês]?” Depois abra as fontes. São os recibos certos? O reembolso foi tratado corretamente? O borrado está incluído, excluído ou sinalizado?
  4. Pergunte: “Quais recibos compuseram esse total?” A lista deve bater com as fontes do passo 3.
  5. Pergunte sobre uma loja que você nunca visitou. O aplicativo deveria dizer que não consegue encontrá-la.
  6. Faça uma pergunta sobre data: “Quando vence a garantia do [item]?”, a partir de um recibo ou cartão de garantia que você importou. Depois corrija a data e confira se algum lembrete se move junto com ela.

Se um aplicativo passa nos seis testes, a promessa é real para a sua papelada. Se ele falha no passo 3 ou no 5, nenhum painel compensa isso.

Onde o Paperlock se posiciona

O Paperlock é construído em torno dos passos 1 a 3: ele lê cada documento e o transforma em um registro que você pode inspecionar e corrigir, arquiva por tipo, remetente, data e valor, e responde perguntas com os documentos-fonte anexados. Ele diz quando a resposta não está no cofre. As datas de validade que ele lê viram lembretes (30 e 7 dias antes, 6 meses para passaportes e identidades) assim que você ativa os lembretes, e corrigir uma data atualiza o lembrete. Os documentos são criptografados no celular; as páginas são enviadas aos nossos servidores só pelo tempo necessário para ler ou responder, e a OpenAI é a processadora. O plano gratuito é de 25 documentos e 5 perguntas por mês, suficiente para o teste acima.

O que o Paperlock não faz: painéis de gastos, orçamentos por categoria ou sincronização bancária. Se você quer totais por comerciante e categoria em gráficos, o LumenDoc anuncia exatamente isso, e um aplicativo de orçamento faz isso a partir de transações. Nossa área é a pergunta, a resposta, e o papel por trás dela.

A alternativa manual

Nada disso exige um aplicativo. O guia sobre a melhor forma de guardar recibos digitalmente descreve um sistema de pasta e planilha que responde às mesmas perguntas com mais digitação, e o criador de registro de compra faz a metade de manter registros no seu navegador. O aplicativo elimina a digitação e acrescenta as perguntas; a disciplina com a papelada é a mesma dos dois jeitos.