Pengungkapan. Kami membuat Paperlock, salah satu aplikasi yang dibahas halaman ini. Uji di bagian akhir berlaku untuk semuanya, termasuk milik kami.

Apa arti sebenarnya “bertanya pada dokumen Anda”

Tiga hal harus terjadi agar sebuah aplikasi bisa menjawab “berapa yang saya habiskan di toko perkakas bulan Agustus?” dari setumpuk struk.

  1. Membaca. Setiap struk menjadi sebuah catatan: toko, tanggal, item baris, total. Foto struk sulit dibaca; kertas termal memudar, total duduk di sebelah subtotal, dan nama toko adalah sebuah logo. Kesalahan baca di sini menjadi jawaban salah nantinya, jadi catatannya harus bisa dilihat dan dikoreksi.
  2. Pencarian. Pertanyaan harus menemukan catatan yang tepat. “Toko perkakas” harus cocok dengan struk dari toko yang diketahui aplikasi menjual perkakas, di bulan Agustus, tahun ini. Di sinilah pencarian berdasarkan nama berkas gagal dan di sinilah lapisan bahasa biasa membuktikan kegunaannya.
  3. Menyusun jawaban, dengan sumbernya. Total adalah jumlah dari total struk-struk yang ditemukan. Perhitungan itu sepele begitu pencariannya benar, dan mustahil dipercaya jika Anda tidak bisa melihat struk mana saja yang masuk ke dalamnya.

Poin ketiga adalah yang harus dijadikan patokan menilai aplikasi. Jawaban dengan struk yang terlampir bisa diperiksa dalam lima detik. Jawaban tanpa itu hanyalah sebuah angka.

Mode kegagalan yang perlu diwaspadai

  • Struk duplikat. Struk yang sama yang difoto dua kali seharusnya dihitung sekali. Tanyakan sebuah total, lalu periksa sumbernya untuk pengulangan.
  • Pengembalian dana versus pembelian. Slip pengembalian dana terlihat seperti struk. Alat yang baik memperlakukannya sebagai negatif atau memisahkannya; yang buruk menambahkannya ke total.
  • Rentang tanggal. “Agustus lalu” dan “Agustus ini” adalah bulan yang berbeda. Perhatikan mana yang dipilih aplikasi; sumbernya akan memberitahukannya.
  • Mata uang. Struk liburan dalam mata uang berbeda seharusnya tidak ditambahkan ke pengeluaran rumah seolah-olah satuan yang sama.
  • Informasi yang hilang. Struk tanpa total yang terbaca seharusnya ditandai, bukan dilewati diam-diam atau ditebak.
  • Tidak ada di vault. Tanyakan tentang toko yang tidak pernah Anda kunjungi. Jawaban yang benar adalah “saya tidak bisa menemukannya di dokumen Anda,” bukan angka yang masuk akal.

Uji lima belas menit

Jalankan ini pada aplikasi apa pun sebelum membayarnya, termasuk milik kami.

  1. Impor sepuluh struk sungguhan, termasuk dua dari toko yang sama, satu pengembalian dana, dan satu yang buram. Panduan tentang cara memindai struk membahas cara mendapatkan gambar yang bersih.
  2. Buka tiga dari catatannya dan periksa toko, tanggal dan totalnya. Koreksi satu dengan sengaja dan pastikan koreksinya tersimpan.
  3. Tanyakan: “Berapa yang saya habiskan di [toko] pada [bulan]?” Lalu buka sumbernya. Apakah struknya tepat? Apakah pengembalian dananya ditangani? Apakah yang buram itu disertakan, dikecualikan, atau ditandai?
  4. Tanyakan: “Struk mana saja yang membentuk total itu?” Daftarnya harus cocok dengan sumber pada langkah 3.
  5. Tanyakan tentang toko yang tidak pernah Anda kunjungi. Aplikasinya seharusnya mengatakan tidak bisa menemukannya.
  6. Ajukan pertanyaan tentang tanggal: “Kapan garansi [barang] berakhir?” dari struk atau kartu garansi yang Anda impor. Lalu koreksi tanggalnya dan periksa apakah pengingat mana pun ikut berubah.

Jika sebuah aplikasi lulus keenamnya, janjinya nyata untuk kertas kerja Anda. Jika gagal di langkah 3 atau 5, tidak ada dashboard yang bisa menebusnya.

Di mana posisi Paperlock

Paperlock dibangun di sekitar langkah 1 hingga 3: aplikasi ini membaca setiap dokumen ke dalam catatan yang bisa Anda periksa dan koreksi, menyimpannya berdasarkan jenis, pengirim, tanggal dan jumlah, dan menjawab pertanyaan dengan dokumen sumber terlampir. Aplikasi ini mengatakan ketika jawabannya tidak ada di vault. Tanggal kedaluwarsa yang dibacanya menjadi pengingat (30 dan 7 hari sebelumnya, 6 bulan untuk paspor dan kartu identitas) setelah Anda mengaktifkan pengingat, dan mengoreksi sebuah tanggal memperbarui pengingatnya. Dokumen dienkripsi di ponsel; halaman dikirim ke server kami hanya selama waktu yang dibutuhkan untuk membaca atau menjawab, dan OpenAI adalah pemrosesnya. Tingkatan gratisnya adalah 25 dokumen dan 5 pertanyaan sebulan, cukup untuk uji di atas.

Yang tidak dilakukan Paperlock: dashboard pengeluaran, anggaran per kategori, atau sinkronisasi bank. Jika Anda ingin total per pedagang dan kategori sebagai grafik, LumenDoc mengiklankan persis itu, dan aplikasi anggaran melakukannya dari transaksi. Jalur kami adalah pertanyaan, jawaban, dan kertas di baliknya.

Alternatif manual

Tidak satu pun dari ini membutuhkan aplikasi. Panduan tentang cara terbaik menyimpan struk secara digital menjelaskan sistem folder-dan-spreadsheet yang menjawab pertanyaan yang sama dengan lebih banyak mengetik, dan purchase record builder mengerjakan separuh pencatatannya di peramban Anda. Aplikasi ini menghilangkan pengetikan dan menambahkan pertanyaan; disiplin kertas kerjanya tetap sama.