開示。 私たちはこのページで取り上げるアプリの一つ、Paperlockを作っています。最後に紹介するテストは、私たちのアプリを含め、どのアプリにも通用します。

「書類に質問する」が意味しなければならないこと

「8月にホームセンターでいくら使ったか」という質問に、レシートの山から答えるためには、3つのことが起きなければなりません。

  1. 読み取り。 それぞれのレシートが、店名、日付、明細、合計という記録になります。レシートの写真は読み取りにくいものです。感熱紙は色あせ、合計は小計のすぐ横にあり、店名はロゴでしか示されていません。ここでの読み間違いは後で誤った答えになるので、記録は確認でき、修正できるものでなければなりません。
  2. 検索。 質問が正しい記録を見つけ出せなければなりません。「ホームセンター」は、アプリが金物を扱う店だと知っている店の、今年8月のレシートに一致するべきです。ここがファイル名検索の限界であり、普通の言葉で扱えるかどうかが真価を発揮する場面です。
  3. 根拠つきで答えを組み立てる。 合計は、検索で取り出したレシートの合計の総和です。検索さえ正しければその計算は単純ですが、どのレシートが使われたのか見えなければ信用のしようがありません。

3番目の点こそ、アプリを評価する基準にすべきところです。レシートが添えられた答えは5秒で確認できます。それがない答えはただの数字です。

見ておくべき失敗のパターン

  • レシートの重複。 同じレシートを2回撮影しても、1回として数えるべきです。合計を尋ねてから、根拠に重複がないか確認しましょう。
  • 返金と購入の違い。 返金の伝票はレシートに見えます。きちんとしたツールはそれをマイナスとして扱うか分けて扱い、そうでないものは合計に足してしまいます。
  • 期間の範囲。 「去年の8月」と「今年の8月」は別の月です。アプリがどちらを選んだかに注意しましょう。それは根拠を見ればわかります。
  • 通貨。 旅行先で別通貨で受け取ったレシートを、同じ単位であるかのように国内の支出に加えてはいけません。
  • 情報の欠落。 合計が読み取れないレシートは、そのことが示されるべきで、黙って飛ばしたり推測したりしてはいけません。
  • 保管庫にない場合。 一度も行ったことのない店について尋ねてみてください。正しい答えは「あなたの書類の中には見当たりません」であって、もっともらしい数字ではありません。

15分でできるテスト

お金を払う前に、どのアプリでも——私たちのアプリも含めて——これを試してください。

  1. 実際のレシートを10枚取り込みます。同じ店のものを2枚、返金のもの1枚、ぼやけたもの1枚を含めてください。きれいな画像を撮るコツはレシートのスキャン方法のガイドにまとめています。
  2. 記録のうち3件を開き、店名、日付、合計を確認します。わざと一つを修正してみて、その修正がきちんと残るか確かめましょう。
  3. 「[店]で[月]にいくら使いましたか」と尋ねてから、根拠を開いてください。正しいレシートが使われていますか。返金は処理されていますか。ぼやけたレシートは含まれていますか、除外されていますか、それとも警告つきで示されていますか。
  4. 「その合計の内訳になったレシートはどれですか」と尋ねてください。表示される一覧は手順3の根拠と一致するはずです。
  5. 一度も行ったことのない店について尋ねてください。アプリは「見つからない」と答えるべきです。
  6. 日付についての質問をしてください。「[品目]の保証はいつ終わりますか」と、取り込んだレシートや保証書について尋ねます。それから日付を修正して、リマインダーも一緒に動くか確認しましょう。

これら6つすべてに合格するアプリなら、その謳い文句はあなたの書類に対しても本物です。手順3か5でつまずくなら、どんなダッシュボードがあっても埋め合わせにはなりません。

Paperlockの立ち位置

Paperlockは手順1から3を中心に作られています。それぞれの書類を、確認・修正できる記録として読み取り、種類、送り主、日付、金額で整理し、根拠となる書類を添えて質問に答えます。答えが保管庫にないときはそう伝えます。読み取った有効期限はリマインダーをオンにすると30日前と7日前（パスポートや身分証は6か月前）の通知になり、日付を修正すればリマインダーもそれに合わせて動きます。書類は端末上で暗号化され、ページは読み取りや回答に必要な間だけ私たちのサーバーに送られます。処理担当はOpenAIです。無料プランは月に書類25件、質問5回までで、上記のテストには十分です。

Paperlockがしないこと。支出ダッシュボード、カテゴリー別予算、銀行口座との同期です。店舗別・カテゴリー別の合計をグラフで見たいなら、LumenDocがまさにそれを謳っていますし、家計簿アプリなら取引データからそれを行います。私たちの持ち場は、質問と答え、そしてその裏にある書類です。

手作業という選択肢

これはすべてアプリなしでもできます。レシートをデジタルで保管する一番いい方法のガイドには、同じ質問に、より多くの手入力で答えられるフォルダとスプレッドシートの仕組みが説明されていますし、購入記録ビルダーを使えばブラウザ上で記録づけの部分だけを行えます。アプリは入力の手間をなくし、質問という機能を加えるだけで、書類を整える習慣そのものはどちらの方法でも変わりません。