Lịch của bạn đầy những ngày hết hạn đến quá muộn để còn hữu ích. Lời nhắc về hộ chiếu bật lên đúng ngày hộ chiếu hết hạn, tức là chín tháng sau ngày nó đã ngừng có giá trị ở phần lớn thế giới. Bộ này sửa đúng một điều sai ở những lời nhắc kiểu đó: nó đưa ngày chuẩn bị vào lịch, và giữ ngày hết hạn làm cảnh báo thứ hai.
Bộ này gồm những gì
- Một checklist (bên dưới, in được) để gom các giấy tờ có ngày hết hạn trong nhà và suy ra ngày chuẩn bị cho từng cái.
- Một mẫu CSV với các giấy tờ có ngày hết hạn thường gặp làm từng dòng, thời gian chuẩn bị cho từng loại, và một ví dụ đã điền sẵn. Điền cột ngày hết hạn; cột ngày chuẩn bị là ngày hết hạn trừ đi thời gian chuẩn bị.
- Bản xuất ra lịch. Một file CSV không thể nhập vào lịch được, vì vậy công cụ theo dõi hạn giấy tờ ra đời: gõ cùng các dòng này rồi tải về một file .ics gồm một sự kiện ngày chuẩn bị và một sự kiện ngày hết hạn cho mỗi dòng, kèm cảnh báo 30 và 7 ngày trước.
Thời gian chuẩn bị theo từng loại, và lý do
| Loại | Bắt đầu chuẩn bị | Lý do |
|---|---|---|
| Hộ chiếu | 9 tháng trước | Vài tuần xử lý hồ sơ cộng với quy tắc nhập cảnh sáu tháng mà hầu hết các nước áp dụng |
| Visa hoặc giấy phép cư trú | 3 tháng trước | Cửa sổ gia hạn mở ra 60 đến 90 ngày trước hạn; để trễ sẽ bị phạt |
| Chứng minh nhân dân | 3 tháng trước | Hàng chờ lấy hẹn; dùng hằng tuần |
| Bằng lái, hợp đồng, gói thuê bao | 2 tháng trước | Cửa sổ gia hạn trực tuyến; thời hạn báo trước từ một đến ba tháng |
| Tiêm chủng, đơn thuốc, tiêm phòng cho thú cưng | 2 tháng trước | Lịch hẹn và các đợt tiêm nhiều mũi; nơi gửi thú kiểm tra ngày tháng |
| Bảo hiểm | 6 tuần trước | Đủ thời gian lấy một báo giá cạnh tranh trước khi tự động gia hạn |
| Đăng kiểm và đăng ký xe, bảo hành, thẻ, giấy phép nhập cảnh, vật dụng an toàn | 1 tháng trước | Đặt lịch hẹn, thời gian kiểm định, cập nhật thẻ đã lưu |
Các con số này khớp với thời gian chuẩn bị trong công cụ kiểm tra hạn giấy tờ, nơi cũng có thời hạn hiệu lực theo từng nước và liên kết tới nguồn chính thức cho mỗi loại. Checklist các ngày hết hạn giải thích từng dòng kỹ hơn.
Dòng hộ chiếu xứng đáng có một đoạn riêng
Ví dụ đã điền sẵn trong bảng có một hộ chiếu hết hạn ngày 1 tháng Ba năm 2027 và ngày chuẩn bị là 4 tháng Sáu năm 2026. Nghe có vẻ sớm cho đến khi bạn đọc ghi chú: với một chuyến đi tới Thái Lan, Ấn Độ, Indonesia hay phần lớn Trung Đông, hộ chiếu đó đã không dùng được từ tháng Chín năm 2026, vì những nước này yêu cầu hộ chiếu còn hiệu lực sáu tháng tính từ ngày nhập cảnh. Hướng dẫn quy tắc sáu tháng cho hộ chiếu liệt kê nước nào tính theo cách nào, và công cụ tính hiệu lực hộ chiếu kiểm tra cho một chuyến đi cụ thể. Hộ chiếu trẻ em có hiệu lực năm năm và va phải bức tường này thường xuyên gấp đôi; hãy dành cho mỗi người một dòng riêng.
Điền vào bảng
- Gom các giấy tờ có ngày hết hạn. Bộ kiểm kê giấy tờ gia đình liệt kê những giấy tờ nào có ngày hết hạn. Đọc ngày hết hạn trên từng giấy tờ; đừng đoán.
- Điền cột ngày hết hạn, mỗi dòng cho một giấy tờ và một người.
- Suy ra ngày chuẩn bị: ngày hết hạn trừ đi thời gian chuẩn bị của loại đó. Công cụ theo dõi sẽ làm phép tính này giúp bạn nếu bạn không muốn tự tính.
- Đưa các ngày chuẩn bị vào một lịch dùng chung kèm cảnh báo thứ hai một tuần trước khi hết hạn. Ai trong nhà lo việc gia hạn cũng nên nhìn thấy chúng.
- In bảng để cho vào bộ hồ sơ khẩn cấp, và cập nhật dòng cùng cả hai mục trong lịch ngay ngày có thứ gì đó được gia hạn.
Phiên bản tự động
Mọi bước ở trên là những gì Paperlock làm khi bạn chụp ảnh giấy tờ: nó đọc ngày hết hạn, nó biết loại giấy tờ, và nó nhắc bạn 30 và 7 ngày trước, cộng thêm sáu tháng trước với hộ chiếu và giấy tờ tùy thân, một khi bạn đã bật lời nhắc. Bảng này vẫn hữu ích cho những giấy tờ bạn chưa chụp ảnh, và như một bản sao lưu in ra không cần đến điện thoại. Hai thứ cộng lại nghĩa là không ngày nào trong nhà đến bất ngờ nữa.