Los calendarios están llenos de fechas de caducidad que llegan demasiado tarde para servir de algo. El aviso del pasaporte salta el día en que caduca, que son nueve meses después del día en que dejó de ser válido para la mayor parte del mundo. Este kit corrige lo único que falla en esos avisos: pone la fecha de preparación en el calendario, y deja la caducidad como segunda alerta.
Qué incluye el kit
- Un checklist (más abajo, imprimible) para reunir los documentos con fecha de la casa y calcular una fecha de preparación para cada uno.
- Una plantilla CSV con los documentos con fecha más habituales en forma de filas, el margen de cada tipo y un ejemplo ya resuelto. Rellena la columna de caducidad; la de preparación es la caducidad menos el margen.
- La exportación al calendario. Un CSV no se puede importar a un calendario, así que existe el rastreador de caducidad de documentos: escribe las mismas filas y descarga un archivo .ics con un evento de preparación y uno de caducidad por fila, con alertas 30 y 7 días antes.
Márgenes por tipo, y por qué
| Tipo | Empieza a prepararte | Motivo |
|---|---|---|
| Pasaporte | 9 meses antes | Semanas de trámite más la regla de los seis meses de entrada que aplican la mayoría de países |
| Visado o permiso de residencia | 3 meses antes | Las ventanas de renovación se abren entre 60 y 90 días antes; un vacío se paga caro |
| DNI | 3 meses antes | Colas para pedir cita; se usa cada semana |
| Carné de conducir, contrato, suscripción | 2 meses antes | Ventanas de renovación online; plazos de preaviso de uno a tres meses |
| Vacuna, receta, vacuna de mascota | 2 meses antes | Citas y pautas de varias dosis; las residencias caninas comprueban las fechas |
| Seguro | 6 semanas antes | Tiempo para pedir un presupuesto de la competencia antes de la renovación automática |
| Inspección y matriculación del vehículo, garantía, tarjeta, autorización de viaje, elementos de seguridad | 1 mes antes | Reservar cita, tiempo de comprobación, actualizar tarjetas guardadas |
Estos márgenes coinciden con los del comprobador de caducidad de documentos, que además recoge los periodos de validez por país y enlaza con la fuente oficial de cada uno. La checklist de fechas de caducidad de documentos explica cada fila con más detalle.
La fila del pasaporte merece su propio párrafo
El ejemplo resuelto de la hoja tiene un pasaporte que caduca el 1 de marzo de 2027 y una fecha de preparación del 4 de junio de 2026. Parece pronto hasta que lees la nota: para un viaje a Tailandia, India, Indonesia o la mayor parte de Oriente Medio, ese pasaporte ya no sirve desde septiembre de 2026, porque esos países exigen seis meses de validez el día que llegas. La guía de la regla de los seis meses del pasaporte indica quién cuenta qué, y la calculadora de validez del pasaporte comprueba un viaje concreto. Los pasaportes de menores duran cinco años y chocan con esta pared el doble de veces; dale una fila a cada persona.
Rellenar la hoja
- Reúne los documentos con fecha. El kit de inventario de documentos del hogar indica cuáles la tienen. Lee la caducidad directamente del documento; no la calcules a ojo.
- Rellena la columna de caducidad, una fila por documento y por persona.
- Calcula la fecha de preparación: caducidad menos el margen del tipo. El rastreador hace esta cuenta si prefieres no hacerla tú.
- Pon las fechas de preparación en un calendario compartido con una segunda alerta una semana antes de la caducidad. Quien se encargue de renovar cosas en tu casa debería verlas.
- Imprime la hoja para la carpeta de emergencias, y actualiza la fila y las dos entradas del calendario el mismo día en que algo se renueve.
La versión automática
Cada paso anterior es algo que Paperlock hace cuando fotografías el documento: lee la fecha de caducidad, sabe de qué tipo es y te avisa 30 y 7 días antes, además de seis meses antes para pasaportes y DNI, en cuanto has activado los avisos. La hoja sigue siendo útil para los documentos que aún no has fotografiado, y como copia impresa que no necesita móvil. Juntas, las dos hacen que ninguna fecha de la casa te pille por sorpresa.