Календари полны сроков действия, которые напоминают о себе слишком поздно, чтобы быть полезными. Напоминание про паспорт срабатывает в день, когда паспорт истекает, — а это на девять месяцев позже дня, когда он перестал годиться для въезда в большинство стран мира. Этот набор исправляет главную ошибку таких напоминаний: он ставит в календарь дату подготовки, а срок действия оставляет вторым напоминанием.
Что входит в набор
- Чек-лист (ниже, для печати) для сбора датированных документов семьи и вычисления даты подготовки для каждого.
- Шаблон CSV со строками для распространённых датированных документов, запасом времени для каждого типа и одним готовым примером. Заполните колонку срока действия; колонка подготовки — это срок действия минус запас времени.
- Экспорт в календарь. CSV нельзя импортировать в календарь, поэтому существует трекер сроков действия документов: введите те же строки и скачайте один файл .ics с событием даты подготовки и событием срока действия по каждой строке, с напоминаниями за 30 и 7 дней.
Запас времени по типам и почему именно такой
| Тип | Начинать подготовку | Причина |
|---|---|---|
| Паспорт | за 9 месяцев | Недели обработки плюс правило шести месяцев на въезд, которое применяет большинство стран |
| Виза или разрешение на проживание | за 3 месяца | Окна продления открываются за 60–90 дней; просрочка наказывается |
| Национальное удостоверение личности | за 3 месяца | Очереди на приём; используется еженедельно |
| Водительские права, договор, подписка | за 2 месяца | Окна онлайн-продления; сроки уведомления от одного до трёх месяцев |
| Прививка, рецепт, прививка питомцу | за 2 месяца | Записи на приём и курсы из нескольких доз; в гостиницах для животных проверяют даты |
| Страховка | за 6 недель | Время получить хотя бы одно встречное предложение до автопродления |
| Техосмотр и регистрация машины, гарантия, карта, разрешение на въезд, средства безопасности | за 1 месяц | Запись на слоты, время на проверку, обновление сохранённых карт |
Эти сроки совпадают с запасом времени в проверке сроков действия документов, которая также содержит сроки действия по странам и ссылки на официальный источник для каждой. Чек-лист сроков действия разбирает каждую строку подробнее.
Строка про паспорт заслуживает отдельного абзаца
В готовом примере на листе паспорт истекает 1 марта 2027 года, а дата подготовки — 4 июня 2026 года. Это выглядит рано, пока не прочтёте заметку: для поездки в Таиланд, Индию, Индонезию или большинство стран Ближнего Востока этот паспорт уже непригоден с сентября 2026 года, потому что этим странам нужно, чтобы на день прилёта оставалось не меньше шести месяцев действия. Гайд про правило шести месяцев для паспорта перечисляет, кто и что считает, а калькулятор срока действия паспорта проверяет конкретную поездку. Детские паспорта действуют пять лет и натыкаются на это ограничение вдвое чаще; заведите отдельную строку на каждого человека.
Заполнение листа
- Соберите датированные документы. Набор для инвентаря документов перечисляет, у каких из них есть даты. Считайте срок действия с каждого документа; не угадывайте.
- Заполните колонку срока действия, по строке на документ и на человека.
- Вычислите дату подготовки: срок действия минус запас времени для этого типа. Трекер сделает этот расчёт за вас, если не хочется считать самим.
- Занесите даты подготовки в общий календарь со вторым напоминанием за неделю до срока действия. Тот, кто в вашей семье занимается продлениями, должен их видеть.
- Распечатайте лист для аварийной папки и обновляйте строку и обе записи в календаре в тот же день, когда что-то продлевается.
Автоматическая версия
Каждый из шагов выше — то, что Paperlock делает само, когда вы фотографируете документ: оно считывает срок действия, знает тип документа и напоминает за 30 и 7 дней, а для паспортов и удостоверений личности — ещё и за шесть месяцев, как только вы включили напоминания. Лист остаётся полезным для документов, которые вы ещё не сфотографировали, и как распечатанная резервная копия, для которой не нужен телефон. Вместе они означают, что ни одна дата в доме не станет неожиданностью.