Calendários estão cheios de datas de validade que chegam tarde demais para serem úteis. O lembrete do passaporte dispara no dia em que o passaporte vence, que é nove meses depois do dia em que ele deixou de valer para a maior parte do mundo. Este kit corrige o único problema desses lembretes: coloca a data de preparação no calendário, e mantém a validade como o segundo alerta.
O que tem no kit
- Um checklist (abaixo, para imprimir) para reunir os documentos com data da casa e calcular uma data de preparação para cada um.
- Um modelo em CSV com os documentos comuns com data em linhas, a antecedência de cada tipo e um exemplo já preenchido. Preencha a coluna de validade; a coluna de preparação é a validade menos a antecedência.
- A exportação para o calendário. Um CSV não pode ser importado em um calendário, então existe o rastreador de validade de documentos: digite as mesmas linhas e baixe um único arquivo .ics com um evento no dia de preparação e um evento de validade por linha, com alertas 30 e 7 dias antes.
Antecedências por tipo, e por quê
| Tipo | Começar a preparar | Motivo |
|---|---|---|
| Passaporte | 9 meses antes | Semanas de processamento mais a regra de entrada de seis meses que a maioria dos países aplica |
| Visto ou autorização de residência | 3 meses antes | As janelas de renovação abrem entre 60 e 90 dias antes; um atraso é penalizado |
| Carteira de identidade nacional | 3 meses antes | Filas de agendamento; usada semanalmente |
| Habilitação, contrato, assinatura | 2 meses antes | Janelas de renovação on-line; prazos de aviso prévio de um a três meses |
| Vacina, receita médica, vacina de pet | 2 meses antes | Consultas e esquemas com várias doses; canis conferem as datas |
| Seguro | 6 semanas antes | Tempo para conseguir uma cotação concorrente antes da renovação automática |
| Inspeção e registro de veículo, garantia, cartão, autorização de viagem, itens de segurança | 1 mês antes | Vagas de agendamento, tempo de teste, atualização de cartões salvos |
Essas antecedências coincidem com as do verificador de validade de documentos, que também traz os períodos de validade específicos de cada país e links para a fonte oficial de cada um. O checklist de datas de validade explica cada linha com mais profundidade.
A linha do passaporte merece um parágrafo à parte
O exemplo preenchido na planilha tem um passaporte vencendo em 1º de março de 2027 e uma data de preparação em 4 de junho de 2026. Isso parece cedo demais até você ler a nota: para uma viagem à Tailândia, Índia, Indonésia ou à maior parte do Oriente Médio, esse passaporte já está inutilizável a partir de setembro de 2026, porque esses países exigem seis meses de validade no dia da chegada. O guia da regra dos seis meses do passaporte lista quem conta o quê, e a calculadora de validade de passaporte confere uma viagem específica. Passaportes de crianças duram cinco anos e esbarram no mesmo problema com o dobro da frequência; dê uma linha para cada pessoa.
Preenchendo a planilha
- Reúna os documentos com data. O kit de inventário da casa lista quais deles têm datas. Leia a validade em cada documento; não chute.
- Preencha a coluna de validade, uma linha por documento e por pessoa.
- Calcule a data de preparação: validade menos a antecedência do tipo. O rastreador faz essa conta para você, se preferir não fazer na mão.
- Coloque as datas de preparação em um calendário compartilhado, com um segundo alerta uma semana antes da validade. Quem cuida das renovações na sua casa deveria vê-las.
- Imprima a planilha para o kit de emergência, e atualize a linha e os dois eventos de calendário no dia em que algo for renovado.
A versão automática
Cada passo acima é algo que o Paperlock faz quando você fotografa o documento: ele lê a data de validade, sabe o tipo, e avisa 30 e 7 dias antes, além de seis meses antes para passaportes e documentos de identidade, assim que você ativa os lembretes. A planilha continua útil para os documentos que você ainda não fotografou, e como o backup impresso que não precisa de celular. Os dois juntos significam que nenhuma data da casa chega de surpresa.