Les calendriers regorgent de dates d'expiration qui arrivent trop tard pour être utiles. Le rappel de passeport se déclenche le jour où le passeport expire, soit neuf mois après le jour où il a cessé d'être valide pour la majeure partie du monde. Ce kit corrige ce défaut précis de ces rappels : il place la date de préparation dans le calendrier, et garde l'expiration comme seconde alerte.
Ce que contient le kit
- Une checklist (ci-dessous, imprimable) pour rassembler les documents datés du foyer et calculer une date de préparation pour chacun.
- Un modèle CSV avec les documents datés courants en lignes, le délai propre à chaque type, et un exemple type. Remplissez la colonne expiration ; la colonne préparation, c'est l'expiration moins le délai.
- L'export calendrier. Un CSV ne peut pas s'importer dans un calendrier, d'où l'existence du suivi d'expiration de documents : saisissez les mêmes lignes et téléchargez un seul fichier .ics avec un événement « jour de préparation » et un événement d'expiration par ligne, avec des alertes 30 et 7 jours avant.
Les délais par type, et pourquoi
| Type | Commencer à préparer | Raison |
|---|---|---|
| Passeport | 9 mois avant | Semaines de traitement plus la règle d'entrée des six mois qu'appliquent la plupart des pays |
| Visa ou titre de séjour | 3 mois avant | Les fenêtres de renouvellement s'ouvrent 60 à 90 jours avant ; un dépassement est sanctionné |
| Carte d'identité nationale | 3 mois avant | Files d'attente pour les rendez-vous ; utilisée chaque semaine |
| Permis de conduire, contrat, abonnement | 2 mois avant | Fenêtres de renouvellement en ligne ; préavis d'un à trois mois |
| Vaccination, ordonnance, vaccin animal | 2 mois avant | Rendez-vous et cures à plusieurs doses ; les pensions vérifient les dates |
| Assurance | 6 semaines avant | Le temps d'obtenir un devis concurrent avant le renouvellement automatique |
| Contrôle technique et immatriculation du véhicule, garantie, carte, autorisation de voyage, équipements de sécurité | 1 mois avant | Créneaux de réservation, temps de test, mise à jour des cartes enregistrées |
Ces délais correspondent à ceux du vérificateur d'expiration de documents, qui indique aussi les durées de validité propres à chaque pays et renvoie vers la source officielle correspondante. La checklist des dates d'expiration détaille chaque ligne plus en profondeur.
La ligne passeport mérite son propre paragraphe
L'exemple type de la feuille montre un passeport expirant le 1er mars 2027 et une date de préparation au 4 juin 2026. Cela paraît tôt jusqu'à ce qu'on lise la note : pour un voyage en Thaïlande, en Inde, en Indonésie ou dans la majeure partie du Moyen-Orient, ce passeport est déjà inutilisable dès septembre 2026, car ces pays exigent six mois de validité le jour de l'arrivée. Le guide la règle des six mois pour le passeport liste qui compte quoi, et le calculateur de validité de passeport vérifie un voyage précis. Les passeports d'enfants durent cinq ans et se heurtent au même mur deux fois plus souvent ; prévoyez une ligne par personne.
Remplir la feuille
- Rassemblez les documents datés. Le kit inventaire du foyer indique lesquels portent des dates. Relevez l'expiration sur chaque document ; ne devinez pas.
- Remplissez la colonne expiration, une ligne par document et par personne.
- Calculez la date de préparation : expiration moins le délai propre au type. Le suivi fait ce calcul à votre place si vous préférez ne pas le faire.
- Ajoutez les dates de préparation à un calendrier partagé, avec une seconde alerte une semaine avant l'expiration. Celui ou celle qui renouvelle les choses dans votre foyer doit les voir.
- Imprimez la feuille pour le classeur d'urgence, et mettez à jour la ligne ainsi que les deux entrées de calendrier le jour où quelque chose est renouvelé.
La version automatique
Chacune des étapes ci-dessus, Paperlock la fait quand vous photographiez le document : il lit la date d'expiration, il connaît le type, et il vous prévient 30 et 7 jours avant, plus six mois avant pour les passeports et cartes d'identité, une fois les rappels activés. La feuille reste utile pour les documents que vous n'avez pas photographiés, et comme sauvegarde imprimée qui ne nécessite pas de téléphone. Les deux ensemble font qu'aucune date de la maison n'arrive par surprise.