Kalender sind voller Ablaufdaten, die zu spät ankommen, um noch nützlich zu sein. Die Passerinnerung feuert an dem Tag, an dem der Pass abläuft – das ist neun Monate, nachdem er für die meisten Länder der Welt aufgehört hat, gültig zu sein. Dieses Set behebt genau das an solchen Erinnerungen: Es trägt das Vorbereitungsdatum in den Kalender ein und behält den Ablauf als zweite Erinnerung.

Was im Set enthalten ist

  • Eine Checkliste (unten, druckbar) zum Zusammenstellen der datierten Dokumente des Haushalts und zum Ableiten eines Vorbereitungsdatums für jedes.
  • Eine CSV-Vorlage mit den gängigen datierten Dokumenten als Zeilen, dem Vorlauf für jeden Typ, und einem durchgerechneten Beispiel. Füll die Ablaufspalte aus; die Vorbereitungsspalte ist Ablauf minus Vorlauf.
  • Der Kalenderexport. Eine CSV lässt sich nicht in einen Kalender importieren, deshalb gibt es den Dokumenten-Fristenplaner: Trag dieselben Zeilen ein und lad eine .ics-Datei mit einem Vorbereitungs- und einem Ablaufereignis pro Zeile herunter, mit Erinnerungen 30 und 7 Tage vorher.

Vorlaufzeiten nach Typ, und warum

Typ Vorbereitung beginnt Grund
Pass 9 Monate vorher Wochen der Bearbeitung plus die Sechs-Monate-Einreiseregel, die die meisten Länder anwenden
Visum oder Aufenthaltsgenehmigung 3 Monate vorher Erneuerungsfenster öffnen sich 60 bis 90 Tage vorher; eine Lücke wird bestraft
Personalausweis 3 Monate vorher Terminwarteschlangen; wöchentlich gebraucht
Führerschein, Vertrag, Abo 2 Monate vorher Online-Erneuerungsfenster; Kündigungsfristen von ein bis drei Monaten
Impfung, Rezept, Tierimpfung 2 Monate vorher Termine und mehrstufige Impfserien; Pensionen prüfen Daten
Versicherung 6 Wochen vorher Zeit, ein Konkurrenzangebot vor der automatischen Verlängerung einzuholen
Fahrzeugprüfung und -zulassung, Garantie, Karte, Reisegenehmigung, Sicherheitsartikel 1 Monat vorher Terminbuchungen, Prüfzeit, Aktualisieren gespeicherter Karten

Das entspricht den Vorlaufzeiten im Dokumenten-Fristenprüfer, der auch die länderspezifischen Gültigkeitszeiträume und Links zur amtlichen Quelle für jede führt. Die Checkliste für Ablauffristen erklärt jede Zeile ausführlicher.

Die Passzeile verdient einen eigenen Absatz

Das durchgerechnete Beispiel auf dem Blatt hat einen Pass, der am 1. März 2027 abläuft, und ein Vorbereitungsdatum am 4. Juni 2026. Das wirkt früh, bis du die Notiz liest: Für eine Reise nach Thailand, Indien, Indonesien oder in weite Teile des Nahen Ostens ist dieser Pass schon ab September 2026 nicht mehr nutzbar, weil diese Länder sechs Monate Restgültigkeit am Tag der Ankunft verlangen. Der Leitfaden zur Sechs-Monate-Regel für Pässe listet, wer was zählt, und der Pass-Gültigkeitsrechner prüft eine konkrete Reise. Kinderpässe halten fünf Jahre und treffen doppelt so oft auf dieselbe Wand; gib jeder Person eine eigene Zeile.

Das Blatt ausfüllen

  1. Sammle die datierten Dokumente. Das Haushaltsdokumenten-Inventar-Set listet, welche Fristen tragen. Lies den Ablauf von jedem Dokument ab; rate nicht.
  2. Füll die Ablaufspalte aus, eine Zeile pro Dokument und Person.
  3. Leite das Vorbereitungsdatum ab: Ablauf minus Vorlauf für den Typ. Der Fristenplaner übernimmt diese Rechnung, falls du lieber nicht selbst rechnest.
  4. Trag die Vorbereitungsdaten in einen gemeinsamen Kalender ein, mit einer zweiten Erinnerung eine Woche vor Ablauf. Wer auch immer in deinem Haushalt Dinge erneuert, sollte sie sehen.
  5. Druck das Blatt aus für den Notfallordner, und aktualisiere Zeile und die beiden Kalendereinträge an dem Tag, an dem sich etwas erneuert.

Die automatische Version

Jeden Schritt oben erledigt Paperlock, sobald du das Dokument fotografierst: Es liest das Ablaufdatum, kennt den Typ, und erinnert dich 30 und 7 Tage vorher, plus sechs Monate vorher bei Pässen und Ausweisen, sobald du Erinnerungen aktiviert hast. Das Blatt bleibt nützlich für die Dokumente, die du nicht fotografiert hast, und als gedrucktes Backup, das kein Handy braucht. Zusammen sorgen beide dafür, dass keine Frist im Haus überraschend kommt.