Qualcuno ha bisogno di una copia del tuo passaporto, del contratto d'affitto, di un estratto conto, di un modulo firmato — e la richiesta finisce con «mandala pure via email». Prima di allegare qualsiasi cosa, sappi questo: un'email normale è una cartolina. Viene copiata su diversi server lungo il tragitto, e poi resta nella tua Posta inviata e nella casella del destinatario finché uno dei due tiene attivo l'account.

Il modo sicuro richiede qualche minuto in più. Invia il documento come PDF protetto da password, manda la password su un canale diverso (un SMS o una telefonata), oscura tutto ciò che al destinatario non serve prima di proteggere il file, e elimina la copia inviata una volta che ha fatto il suo lavoro. Il resto di questa pagina spiega ogni passaggio su iPhone e Mac, con strumenti gratuiti che non caricano mai il tuo file da nessuna parte.

Perché l'email è la scelta sbagliata per la scansione di un passaporto

L'email non è nata per i segreti. È nata per portare un messaggio da un computer all'altro passando per qualunque macchina ci fosse in mezzo — ecco perché è ancora ovunque, ed ecco perché si sposa male con una foto del tuo passaporto. Ecco cosa succede a un allegato dopo che premi invio:

  • Viene copiato, non spostato. Il tuo provider di posta ne tiene una copia. Il provider del destinatario ne tiene una copia. Ogni dispositivo con l'app di posta ne scarica una sua.
  • Non scade mai. Il file resta nella tua Posta inviata e nella casella in arrivo del destinatario finché qualcuno non lo elimina di proposito. Anni dopo, se uno dei due account viene violato, la scansione è ancora lì, rintracciabile cercando la parola «passaporto».
  • Basta un tocco per inoltrarla. L'agente immobiliare la gira all'amministratore, che la gira al proprietario, che ha un assistente. Nessuno voleva fare del male, e ora ci sono sei copie in caselle di posta di cui non hai mai sentito parlare — esattamente il genere di caselle che i criminali vanno a cercare.

La cifratura tra server di posta che la maggior parte dei provider usa oggi protegge da chi intercetta il traffico lungo il percorso. Non fa nulla per le copie che restano ferme ai due capi, ed è lì che sta il vero rischio. Quindi è il file stesso a dover portare la propria protezione: così ogni copia rimasta in giro è solo rumore per chi non ha la password.

Il metodo sicuro in cinque passi

Questo è tutto il metodo; le sezioni qui sotto approfondiscono ogni passaggio.

  1. Scansiona bene. Usa uno scanner vero — quello integrato nell'app Note su iPhone, o un'app scanner di cui ti fidi — invece di una foto al volo, così ottieni un PDF piatto, ritagliato e leggibile. (Non sai quali app scanner rispettano la tua privacy? Ecco come valutarne una.)
  2. Oscura ciò che non serve. Chiedi al destinatario quali campi gli servono davvero e annerisci definitivamente il resto — per davvero, non con un evidenziatore trasparente.
  3. Proteggi il PDF con una password. La cifratura moderna dei PDF (AES-256) è lo stesso standard usato per l'home banking; il punto debole è sempre la password, quindi scegli una frase corta di parole scollegate tra loro invece del nome del gatto.
  4. Manda il file via email; la password per un'altra via. Allega il PDF protetto e invialo. Poi manda la password con un SMS, o dilla al telefono. Non metterla mai nella stessa email — e nemmeno in un'email successiva. Stessa casella, stesso problema.
  5. Elimina la copia inviata e chiedi di eliminare la loro. Quando confermano di avere ciò che serve, elimina il messaggio dalla Posta inviata e poi dal Cestino. Un «per favore, elimini questa email una volta archiviato il documento» di una riga è una richiesta normale, e la maggior parte dei professionisti la accoglie.

L'ordine conta: oscura prima di cifrare (un file bloccato non si può modificare), e cifra prima di allegare (è l'allegato che viene copiato dappertutto).

Come proteggere un PDF con password prima di inviarlo (Mac, iPhone, senza Adobe)

Non serve un editor di PDF a pagamento. Due modi gratuiti:

Su Mac, con Anteprima. L'app che apre i PDF per impostazione predefinita può cifrarne uno in pochi clic:

  1. Apri il PDF in Anteprima.
  2. Scegli File → Esporta.
  3. Fai clic su Permessi (sulle versioni meno recenti di macOS, seleziona invece la casella Codifica).
  4. Attiva Richiedi password per aprire il documento, digita la password due volte e fai clic su Applica, poi su Salva.

Dai al file esportato un nome nuovo, aprilo una volta per controllare che chieda la password, e poi allega quello.

Su iPhone, o su qualsiasi dispositivo, nel browser. File e Foto non hanno un pulsante «aggiungi password», e il consiglio che si sente di solito — caricare la scansione del passaporto sul primo sito «proteggi PDF» che capita — è una contraddizione: consegneresti il documento che stai cercando di proteggere, più la sua password, al server di uno sconosciuto.

Il nostro strumento gratuito per proteggere i PDF fa tutto nel tuo browser, invece. Aprilo in Safari sul tuo iPhone o su qualsiasi computer, scegli il PDF, imposta una password e salva la copia cifrata. La cifratura avviene sul tuo dispositivo; il file e la password non lo lasciano mai. Controlla anche il proprio lavoro — riapre il risultato con la tua password per confermare che si sblocca, e senza per confermare che rifiuta — e mostra un indicatore di robustezza in parole semplici mentre digiti.

In entrambi i casi il risultato è un PDF cifrato standard: Anteprima, Chrome, le app di posta e gli iPhone chiedono tutti la password e lo aprono normalmente, quindi al destinatario non serve nulla di speciale.

La scelta della password. La lunghezza batte la furbizia. Quattro parole scollegate («rame-lanterna-martedì-volpe») sono molto più forti di «P@ssw0rd1» e più facili da dettare al telefono. Non riusarla da nessun'altra parte, e scrivila da qualche parte: per un file cifrato non esiste «password dimenticata», ed è esattamente questo che rende la protezione vera.

Prima oscura — e perché i riquadri neri negli screenshot non bastano

La maggior parte delle richieste ha bisogno di molto meno dell'intero documento. Un padrone di casa che verifica la tua identità ha bisogno di nome, foto e data di scadenza — di solito non del numero del documento o del codice a barre. Chiedi «quali campi le servono esattamente?» e togli il resto.

Ecco la trappola: disegnare un riquadro nero sopra il testo, nella maggior parte delle app, non rimuove il testo. Ci mette un rettangolo sopra. In un PDF chiunque può selezionare il testo sotto il riquadro e copiarlo, o semplicemente cancellare il rettangolo. Un'oscuramento trasparente è peggio di niente, perché sembra sicuro.

Due modi per oscurare davvero:

  • Per un PDF: usa il nostro strumento per oscurare i PDF. Disegna un riquadro su qualunque cosa sensibile, oppure digita il nome o il numero che vuoi far sparire e segna tutte le occorrenze in una volta. Il risultato viene ricostruito pagina per pagina come immagini piatte con i riquadri fusi dentro: sotto non resta nessun testo da copiare. Funziona nel tuo browser, quindi il file resta sul tuo dispositivo.
  • Per una singola immagine su iPhone: aprila, tocca Modifica, copri il campo con una forma nera piena a opacità massima (mai l'evidenziatore), poi fai uno screenshot del risultato e manda lo screenshot, non l'originale modificato. Uno screenshot è fatto di pixel piatti; non c'è nessuno strato sotto da scoprire. La nostra guida a condividere documenti dal tuo iPhone spiega tutto passo per passo.

Solo a quel punto proteggi con password il file oscurato.

I modi per inviare un documento, a confronto

«Sicuro» vuol dire tre cose diverse: protetto mentre il file viaggia, protetto mentre sta fermo sul computer di qualcuno, e se puoi mai riprendertelo.

Come lo invii Protetto durante l'invio? Protetto una volta archiviato? Puoi eliminarlo tu? Adatto per
Allegato email normale Di solito, tra i server di posta No — leggibile in ogni casella in cui arriva No Pratiche di poco conto: una ricevuta, un'autorizzazione firmata
PDF protetto da password via email Sì Sì — illeggibile senza la password No, ma le copie rimaste in giro sono inutili senza la password Documenti d'identità, estratti conto, contratti, quando l'email è l'unico canale che accettano
Servizio di email cifrata Sì Sì, se lo usano entrambe le parti In parte — alcuni permettono di far scadere i messaggi Persone a cui scrivi regolarmente e che sono già attrezzate
Portale di caricamento sicuro fornito dal destinatario Sì Sì — arriva nel loro sistema, non in una casella di posta No, ma nulla resta in una casella di posta Finanziarie, uffici pubblici, uffici del personale, cliniche
Link iCloud o Drive con scadenza Sì Dipende dalle impostazioni del link Sì — disattivi il link quando vuoi File che servono a poche persone per un tempo limitato
App di messaggistica con cifratura end-to-end Sì Su entrambi i telefoni, come messaggio normale In parte — messaggi che spariscono, se li usano entrambe le parti Invii veloci tra persone che si fidano dei rispettivi telefoni
Fax, o consegna a mano Fax: no; a mano: sì Dipende da cosa ne fanno No Uffici che lo richiedono; originali che vanno visti di persona

Tre righe meritano una nota:

«Come si manda un'email cifrata?» Quello che si intende è la cifratura end-to-end — solo mittente e destinatario possono leggere il messaggio — e serve che entrambe le parti usino un servizio che la supporta. Va bene per un commercialista a cui scrivi ogni mese; per un invio una tantum a un padrone di casa, il PDF protetto da password ti dà lo stesso risultato pratico senza niente da installare.

I link con scadenza. Condividere un PDF da iCloud Drive o Google Drive e poi disattivare il link il mese dopo è la scelta matura quando un contratto serve a più persone per un tempo limitato: il file resta tuo, loro lo consultano. (Mail Drop sul Mac fa qualcosa di simile per gli allegati enormi, con un link che scade dopo 30 giorni.) Un link è una comodità, non un sostituto della password: chiunque abbia il link ha il file.

Il portale. Se il destinatario ha una pagina di caricamento sicura — la maggior parte delle finanziarie, degli uffici pubblici e degli uffici del personale ce l'ha — usala, anche se l'email sarebbe più veloce. Esiste apposta perché i tuoi documenti non vivano nella casella di posta di qualcuno. Quando chiedi un mutuo, il portale è il posto giusto per buste paga ed estratti conto; il filone di email è per le domande.

Cosa non inviare mai via email

Alcune cose sono troppo pericolose da mandare via email anche con una password, perché una sola password indovinata o un solo destinatario distratto consegnano un'identità completa:

  • Il tuo codice fiscale o numero di previdenza sociale completo, la data di nascita e un documento con foto, insieme. Ognuno da solo è un problema; insieme sono un kit d'identità. Se un modulo li richiede davvero tutti e tre, è per questo che esistono i portali e le visite di persona.
  • Credenziali bancarie, PIN delle carte o codici usa e getta. Nessuna azienda seria li chiede via email, mai. Una richiesta del genere è una truffa, non burocrazia.
  • Qualunque cosa il destinatario non abbia chiesto. «Mando tutto, così ce l'hanno» moltiplica le copie in circolazione. Manda ciò che è stato richiesto, niente di più.
  • I documenti di qualcun altro senza il suo consenso. Il passaporto del tuo compagno o della tua compagna, la cartella clinica di tuo figlio: se non è tuo, chiedi prima.

Quando l'altra parte insiste per l'email

Padroni di casa, coordinatori del personale e funzionari di finanziarie chiedono l'email perché è comoda per loro, non perché è sicura per te. La maggior parte accetta un piccolo cambiamento se lo chiedi chiaramente:

«Certo, glielo mando volentieri. Lo allego come PDF protetto da password e le mando la password con un SMS: è questo il numero giusto? Una volta archiviato, potrebbe eliminare l'email?»

Non stai accusando nessuno di niente; stai descrivendo quello che stai per fare. La risposta abituale è «va bene» — e se hanno un portale che si sono dimenticati di menzionare, è questo il momento in cui se lo ricordano.

Se fanno resistenza — «il nostro sistema accetta solo allegati normali» — hai comunque delle opzioni:

  • Manda comunque il PDF protetto. Qualunque lettore di PDF lo apre una volta digitata la password. «Il nostro sistema» quasi sempre vuol dire la casella di posta di una persona.
  • Manda meno. Oscura tutto fino ai soli campi che servono, così anche un allegato non protetto rivela il minimo indispensabile.
  • Chiedi il loro canale sicuro. «Dove fate caricare di solito i documenti d'identità ai clienti?» spesso fa spuntare una pagina di caricamento che la persona con cui parli non usa tutti i giorni.
  • Dividi il rischio. Manda via email il documento oscurato e detta il dettaglio mancante — il numero del documento, per dire — al telefono.

La guida allo scenario affittare un appartamento spiega quali documenti un padrone di casa può ragionevolmente chiedere, così distingui una richiesta normale da una eccessiva.

Dopo l'invio: dove tenere la tua copia

L'incarico è finito. Ora guarda le tracce che ha lasciato sul telefono: una foto del passaporto nel rullino, «Scansione 14.pdf» in File, una copia non protetta in Download, l'email nella Posta inviata. Ognuna è una copia libera della tua identità, visibile a chiunque prenda in mano il tuo telefono sbloccato e a ogni app con accesso alle foto.

  1. Elimina l'email inviata dalla Posta inviata e poi dal Cestino.
  2. Elimina le copie di lavoro non protette — la scansione originale e qualunque versione oscurata — da File, Download e Foto (e poi da Eliminati di recente).
  3. Tieni una copia master in un posto sotto chiave. Questo documento ti verrà chiesto di nuovo; non scansionarlo ogni volta. Una casa sotto chiave vuol dire un posto che chiede il Face ID, tiene il file cifrato e non mostra il tuo passaporto in una griglia di foto di pranzi — ecco perché conta.

Quell'ultimo compito è quello per cui esiste Paperlock. Salvi il passaporto o il contratto una volta sola e vive cifrato sul telefono dietro il Face ID, con le miniature dei documenti sensibili sfocate finché non confermi che sei tu. La prossima volta che una finanziaria lo chiede, lo esporti come PDF al momento, lo oscuri e lo proteggi, e invii — senza rovistare in Foto e senza lasciare copie in giro (come funziona). Quella copia master è anche quella che vale la pena salvare con un backup fatto bene.

Fai i cinque passi una volta e ci vogliono tre minuti. Falli ogni volta, e una casella di posta rubata — la tua o la loro — smette di essere la fine del mondo.