Netko treba kopiju Vaše putovnice, najamnog ugovora, izvoda s računa, potpisanog obrasca — i zahtjev završava riječima „samo mi to pošaljite mailom”. Prije nego što išta priložite, znajte ovo: obična e-pošta je razglednica. Putem se kopira kroz nekoliko poslužitelja, a onda stoji u Vašoj mapi Poslano i u primateljevom sandučiću dok god bilo tko od Vas dvoje drži račun otvorenim.

Siguran način oduzima nekoliko minuta više. Pošaljite dokument kao PDF zaštićen lozinkom, lozinku pošaljite drugim kanalom (porukom ili telefonskim pozivom), prikrijte sve što primatelju ne treba prije nego što datoteku zaštitite, i izbrišite poslanu kopiju kad je obavi svoj posao. Ostatak ove stranice vodi Vas kroz svaki korak na iPhoneu i Macu, besplatnim alatima koji nikad ne učitavaju Vašu datoteku.

Zašto je e-pošta pogrešan izbor za skeniranu putovnicu

E-pošta nije napravljena za tajne. Napravljena je da poruku dopremi s jednog računala na drugo preko kakvih god strojeva sjedili između — zato je još svugdje, i zato loše pristaje uz fotografiju Vaše putovnice. Evo što se dogodi s prilogom nakon što dodirnete Pošalji:

  • Kopira se, ne seli. Vaš davatelj pošte zadržava kopiju. Primateljev davatelj zadržava kopiju. Svaki uređaj s aplikacijom za poštu preuzme svoju.
  • Nikad ne istječe. Datoteka stoji u Vašoj mapi Poslano i u njihovom sandučiću dok je netko namjerno ne izbriše. Godinama kasnije, ako se bilo tko provali u jedan od tih računa, skenirani dokument i dalje je tamo, pronađiv po riječi „putovnica”.
  • Jedan dodir dijeli je od prosljeđivanja. Agent za najam prosljeđuje je upravitelju zgrade, upravitelj vlasniku, vlasnik ima tajnicu. Nitko nije ništa zlo namjeravao, a sad postoji šest kopija u sandučićima za koje nikad niste čuli — upravo onakvim sandučićima kakve kriminalci rado pretražuju.

Šifriranje između poslužitelja pošte, koje danas koristi većina davatelja, pomaže protiv nekoga tko prisluškuje promet na žici. Ništa ne čini na kopijama koje stoje na oba kraja, a upravo se tamo krije pravi rizik. Zato sama datoteka mora nositi vlastitu zaštitu — onda je svaka zalutala kopija samo šum za svakoga tko nema lozinku.

Sigurna metoda u pet koraka

Ovo je cijela metoda; odjeljci niže objašnjavaju svaki korak.

  1. Skenirajte uredno. Koristite pravi skener — onaj ugrađen u aplikaciju Bilješke na iPhoneu ili aplikaciju za skeniranje kojoj vjerujete — umjesto brze fotografije, da dobijete ravan, obrezan, čitljiv PDF. (Niste sigurni koje aplikacije za skeniranje poštuju Vašu privatnost? Evo kako to prosuditi.)
  2. Prikrijte ono što nije potrebno. Pitajte primatelja koja mu polja doista trebaju i trajno zatamnite ostatak — kako valja, ne prozirnim markerom.
  3. Zaštitite PDF lozinkom. Moderno šifriranje PDF-a (AES-256) isti je standard koji se koristi u internet bankarstvu; slaba točka uvijek je lozinka, pa odaberite kratku frazu od nepovezanih riječi umjesto imena kućnog ljubimca.
  4. Pošaljite datoteku e-poštom; lozinku pošaljite drugim putem. Priložite zaštićeni PDF i pošaljite ga. Zatim lozinku pošaljite porukom ili je recite telefonom. Nikad je ne stavljajte u istu poruku — ni u naknadnu poruku. Isti sandučić, isti problem.
  5. Izbrišite poslanu kopiju i zamolite ih da izbrišu svoju. Kad potvrde da imaju sve što im treba, izbrišite poruku iz mape Poslano, a zatim i iz Smeća. Jedna rečenica „molim Vas izbrišite ovo kad ga spremite” normalan je zahtjev i većina profesionalaca poštovat će ga.

Redoslijed je bitan: prikrivajte prije šifriranja (zaključanu datoteku ne možete uređivati), a šifrirajte prije prilaganja (prilog je ono što se kopira posvuda).

Kako zaštititi PDF lozinkom prije slanja (Mac, iPhone, bez Adobea)

Za ovo Vam ne treba plaćeni uređivač PDF-a. Dva besplatna načina:

Na Macu, s preglednikom Preview. Aplikacija koja standardno otvara PDF-ove može ga šifrirati u nekoliko klikova:

  1. Otvorite PDF u pregledniku Preview.
  2. Odaberite Datoteka → Izvezi.
  3. Kliknite Dozvole (na starijim inačicama macOS-a umjesto toga označite kućicu Šifriraj).
  4. Uključite Zahtijevaj lozinku za otvaranje dokumenta, upišite lozinku dvaput i kliknite Primijeni, a zatim Spremi.

Dajte izvezenoj datoteci novo ime, otvorite je jednom da provjerite traži li lozinku, i priložite upravo tu.

Na iPhoneu, ili bilo kojem uređaju, u pregledniku. Datoteke i Fotografije nemaju gumb „dodaj lozinku”, a uobičajeni savjet — učitajte skeniranu putovnicu na neki slučajni web „zaštiti PDF” — proturječan je sam sebi: dokument koji pokušavate zaštititi, zajedno s njegovom lozinkom, predali biste na tuđi poslužitelj.

Naš besplatni alat za zaštitu PDF-a posao obavlja u cijelosti u Vašem pregledniku. Otvorite ga u Safariju na iPhoneu ili na bilo kojem računalu, odaberite PDF, postavite lozinku i spremite šifriranu kopiju. Šifriranje se odvija na Vašem uređaju; datoteka i lozinka nikad ga ne napuštaju. Alat i provjerava vlastiti rad — ponovno otvara rezultat s Vašom lozinkom da potvrdi da se otključava, i bez nje da potvrdi da odbija — a dok tipkate pokazuje razumljiv pokazatelj jačine.

U oba slučaja rezultat je standardni šifrirani PDF: Preview, Chrome, aplikacije za poštu i iPhonei svi zatraže lozinku i normalno ga otvore, pa primatelju ne treba ništa posebno.

Odabir lozinke. Duljina pobjeđuje lukavost. Četiri nepovezane riječi („bakar-lampion-utorak-lisica”) daleko su jače od „L0zinka1!”, a lakše ih je pročitati naglas preko telefona. Nemojte je ponovno koristiti ni za što drugo i zapišite je — za šifriranu datoteku ne postoji „zaboravljena lozinka”, a upravo to čini zaštitu stvarnom.

Prvo prikrijte — i zašto crne kućice na snimkama zaslona nisu prikrivanje

Većini zahtjeva treba daleko manje od cijelog dokumenta. Najmodavcu koji provjerava identitet trebaju Vaše ime, fotografija i datum isteka — obično ne i broj dokumenta ili crtični kôd. Pitajte „koja Vam polja doista trebaju?” i uklonite ostatak.

Tu je zamka: crtanje crne kućice preko teksta u većini aplikacija tekst ne uklanja. Ono dodaje pravokutnik preko njega. U PDF-u svatko može označiti tekst ispod kućice i izvaditi ga lijepljenjem, ili jednostavno izbrisati pravokutnik. Prozirno „prikrivanje” gore je od nikakvog, jer izgleda sigurno.

Dva načina da prikrijete kako valja:

  • Za PDF: poslužite se našim alatom za prikrivanje u PDF-u. Povucite kućicu preko svega osjetljivog ili upišite ime ili broj koji želite ukloniti i označite sva pojavljivanja odjednom. Rezultat se ponovno sastavlja stranicu po stranicu kao ravne slike sa „ugraviranim” kućicama — ispod njih više nema teksta koji bi se mogao kopirati. Alat radi u Vašem pregledniku, pa datoteka ostaje na Vašem uređaju.
  • Za pojedinačnu sliku na iPhoneu: otvorite je, dodirnite Oznake, prekrijte polje punim crnim oblikom pri potpunoj neprozirnosti (nikad markerom), zatim napravite snimku zaslona rezultata i pošaljite snimku zaslona, a ne uređeni original. Snimka zaslona ravni su pikseli; ispod nje nema sloja koji bi se mogao oguliti. Naš vodič o dijeljenju dokumenata s iPhonea vodi Vas kroz postupak.

Tek tada, i samo tada, zaštitite prikrivenu datoteku lozinkom.

Usporedba načina slanja dokumenta

„Sigurno” znači tri različite stvari: zaštićeno dok datoteka putuje, zaštićeno dok stoji na nečijem računalu, i možete li je ikad povući natrag.

Kako šaljete Štiti u prijenosu? Štiti na počivanju? Vi kontrolirate brisanje? Dobro za
Običan prilog e-pošte Obično, između poslužitelja pošte Ne — čitljivo u svakom sandučiću u koji dospije Ne Papirologija niskih uloga: račun, potpisana suglasnost
PDF zaštićen lozinkom e-poštom Da Da — nečitljivo bez lozinke Ne, ali zalutale kopije bezvrijedne su bez lozinke Osobne iskaznice, izvodi, ugovori, kad je e-pošta jedini kanal koji prihvaćaju
Usluga šifrirane e-pošte Da Da, ako je obje strane koriste Djelomično — neke dopuštaju da poruke isteknu Ljudi s kojima redovito dopisujete i koji su za to opremljeni
Sigurni portal za učitavanje koji pruža primatelj Da Da — dospijeva u njihov sustav, ne u sandučić Ne, ali ništa ne stoji u sandučiću Banke, državne službe, kadrovske službe, poliklinike
Poveznica na iCloud ili Drive s rokom isteka Da Ovisi o postavkama poveznice Da — poveznicu isključite kad god želite Datoteke koje nekolicini ljudi trebaju na ograničeno vrijeme
Aplikacija za poruke sa šifriranjem s kraja na kraj Da Na oba telefona, kao obična poruka Djelomično — nestajuće poruke, ako ih obje strane koriste Brza slanja među ljudima koji vjeruju tuđim telefonima
Faks ili predaja uživo Faks: ne; uživo: da Ovisi što s tim rade Ne Službe koje to traže; izvornici koje treba vidjeti

Tri retka zaslužuju napomenu:

„Kako poslati šifriranu e-poštu?” Ono što ljudi pod tim misle jest šifriranje s kraja na kraj — poruku mogu čitati samo pošiljatelj i primatelj — a to zahtijeva da obje strane koriste uslugu koja to podržava. U redu za knjigovođu kojem pišete svaki mjesec; za jednokratno slanje najmodavcu, PDF zaštićen lozinkom daje Vam isti praktičan ishod bez ikakve instalacije na njihovoj strani.

Poveznice s rokom isteka. Dijeljenje PDF-a s iCloud Drivea ili Google Drivea, pa isključivanje poveznice sljedeći mjesec, ozbiljna je opcija kad nekoliko ljudi treba ugovor na ograničeno vrijeme — datoteku zadržavate Vi, oni je samo pregledavaju. (Mail Drop na Macu radi nešto slično za ogromne priloge, s poveznicom koja istječe nakon 30 dana.) Poveznica je pogodnost, ne zamjena za lozinku — tko dobije poveznicu, dobije i datoteku.

Portal. Ako primatelj ima sigurnu stranicu za učitavanje — većina banaka, državnih službi i kadrovskih odjela ima — koristite je, iako bi slanje mailom bilo brže. Portal postoji upravo zato da Vaši dokumenti ne žive u nečijem sandučiću. Kad podnosite zahtjev za stambeni kredit, platne liste i izvodi idu na portal; e-pošta je za pitanja.

Što uopće ne slati e-poštom

Neke stvari preopasne su za slanje mailom čak i uz lozinku, jer jedna pogođena lozinka ili jedan nemaran primatelj predaju kompletan identitet:

  • Vaš puni osobni identifikacijski broj, datum rođenja i fotografija osobne iskaznice zajedno. Svako zasebno problem je; zajedno su komplet za krađu identiteta. Ako obrazac doista traži sve tri, za to služe portali i odlasci uživo.
  • Podaci za prijavu u banku, PIN-ovi kartica ili jednokratni kodovi. Nijedan ozbiljan poslovni subjekt ovo nikad ne traži e-poštom. Zahtjev koji to čini prijevara je, ne papirologija.
  • Bilo što što primatelj nije zatražio. „Poslat ću sve da imaju” umnožava kopije u opticaju. Pošaljite ono što je zatraženo, ništa više.
  • Tuđe dokumente bez njihovog pristanka. Putovnica Vašeg supružnika, medicinska dokumentacija Vašeg djeteta — ako nije Vaše, prvo pitajte.

Kad druga strana inzistira na e-poštu

Najmodavci, kadrovski službenici i kreditni savjetnici traže e-poštu jer je njima lako, ne jer je Vama sigurno. Većina će pristati na malu izmjenu ako je zatražite jednostavno:

„Rado ću Vam to poslati. Priložit ću ga kao PDF zaštićen lozinkom, a lozinku ću Vam poslati porukom — je li ovo pravi broj? Kad ga spremite, biste li molim Vas izbrisali poruku?”

Ne optužujete nikoga ni za što; samo opisujete što namjeravate učiniti. Uobičajen odgovor je „može” — a ako imaju portal koji su zaboravili spomenuti, upravo će se tada sjetiti.

Ako se protive — „naš sustav prima samo obične priloge” — i dalje imate opcije:

  • Svejedno pošaljite zaštićeni PDF. Svaki čitač PDF-a otvorit će ga čim upišu lozinku. „Naš sustav” gotovo uvijek znači nečiji sandučić.
  • Pošaljite manje. Prikrijte sve do točnih polja koja trebaju, pa čak i nezaštićeni prilog otkriva minimum.
  • Zatražite njihov sigurni kanal. „Kamo klijenti obično učitavaju osobne dokumente?” često iznese na vidjelo stranicu za učitavanje koju osoba s kojom razgovarate svakodnevno ne koristi.
  • Raspodijelite rizik. Pošaljite prikriveni dokument mailom, a nedostajući podatak — recimo broj dokumenta — pročitajte telefonom.

Vodič za scenarij iznajmljivanja stana opisuje koje dokumente najmodavac može razumno tražiti, pa možete razlikovati normalan zahtjev od pretjeranog.

Nakon slanja: gdje treba živjeti Vaša vlastita kopija

Posao je obavljen. Sad pogledajte trag koji je ostavio na Vašem telefonu: fotografija putovnice u galeriji, „Sken 14.pdf” u Datotekama, nezaštićena kopija u Preuzimanjima, poruka u Poslanome. Svaka je od njih slobodna kopija Vašeg identiteta, vidljiva svakome kome predate otključani telefon i svakoj aplikaciji s pristupom fotografijama.

  1. Izbrišite poslanu poruku iz mape Poslano, a zatim i iz Smeća.
  2. Izbrišite nezaštićene radne kopije — izvorni sken i sve prikrivene inačice — iz Datoteka, Preuzimanja i Fotografija (a zatim i iz Nedavno izbrisano).
  3. Zadržite jednu glavnu kopiju negdje zaključanu. Ovaj dokument tražit će Vas ponovno; nemojte ga svaki put iznova skenirati. Zaključan dom znači mjesto koje traži Face ID, drži datoteku šifriranom i ne pokazuje Vašu putovnicu u mreži fotografija s ručka — evo zašto je to važno.

Za taj posljednji posao tu je Paperlock. Spremite putovnicu ili ugovor jednom i žive šifrirani na Vašem telefonu iza Face ID-a, a osjetljivi dokumenti pokazuju zamućene minijature dok ne potvrdite da ste to Vi. Sljedeći put kad banka zatraži dokument, izvezite ga kao PDF na licu mjesta, prikrijte, zaštitite i pošaljite — bez kopanja po Fotografijama i bez zaostalih kopija (kako radi). Ta glavna kopija također je ona koju vrijedi pravilno sigurnosno kopirati.

Napravite pet koraka jednom i trajat će tri minute. Radite ih svaki put i ukradeni sandučić — Vaš ili njihov — prestaje biti kraj svijeta.