Seseorang meminta salinan paspor Anda, kontrak sewa, rekening koran, formulir bertanda tangan — dan permintaannya ditutup dengan “kirim lewat email saja.” Sebelum Anda melampirkan apa pun, ketahui ini: email biasa itu seperti kartu pos. Isinya disalin ke beberapa server di perjalanan, lalu mengendap di folder Terkirim Anda dan kotak masuk penerima selama salah satu dari Anda masih punya akun.

Cara yang aman hanya butuh beberapa menit ekstra. Kirim dokumennya sebagai PDF yang dilindungi kata sandi, kirim kata sandinya lewat jalur lain (SMS atau telepon), tutup bagian yang tidak diperlukan penerima sebelum Anda melindunginya, dan hapus salinan terkirim setelah tugasnya selesai. Sisa halaman ini memandu Anda melewati setiap langkah di iPhone dan Mac, dengan alat gratis yang tidak pernah mengunggah berkas Anda.

Mengapa email adalah pilihan bawaan yang salah untuk hasil pindai paspor

Email tidak dibuat untuk rahasia. Email dibuat untuk mengantarkan pesan dari satu komputer ke komputer lain lewat mesin apa pun yang kebetulan ada di antara keduanya — itulah sebabnya email masih ada di mana-mana, dan sebabnya email tidak cocok untuk foto paspor Anda. Ini yang terjadi pada lampiran setelah Anda menekan kirim:

  • Ia disalin, bukan dipindahkan. Penyedia email Anda menyimpan salinannya. Penyedia email penerima menyimpan salinannya. Setiap perangkat yang punya aplikasi email mengunduh salinannya sendiri.
  • Ia tidak pernah kedaluwarsa. Berkasnya mengendap di folder Terkirim Anda dan di kotak masuk mereka sampai seseorang sengaja menghapusnya. Bertahun-tahun kemudian, kalau salah satu akun dibobol, hasil pindainya masih ada di sana, bisa ditemukan cukup dengan kata “paspor.”
  • Ia tinggal satu ketukan dari penerusan. Agen sewa meneruskannya ke pengelola properti, yang meneruskannya ke pemilik, yang punya asisten. Tidak ada yang berniat jahat, dan sekarang ada enam salinan di kotak-kotak masuk yang belum pernah Anda dengar — persis jenis kotak masuk yang dicari para penjahat.

Enkripsi antar-server email yang dipakai kebanyakan penyedia saat ini memang membantu melawan orang yang menyadap di tengah jalan. Tapi itu tidak berarti apa-apa bagi salinan-salinan yang mengendap di kedua ujung, dan di situlah risiko sesungguhnya berada. Jadi berkasnya sendiri yang harus membawa perlindungannya — dengan begitu setiap salinan nyasar hanyalah derau bagi siapa pun yang tidak punya kata sandinya.

Metode aman lima langkah

Inilah keseluruhan metodenya; bagian-bagian di bawah menjelaskan tiap langkah lebih rinci.

  1. Pindai dengan rapi. Gunakan pemindai sungguhan — yang sudah ada di aplikasi Catatan di iPhone, atau aplikasi pemindai yang Anda percaya — bukan foto kilat, supaya Anda mendapatkan PDF yang datar, terpotong rapi, dan mudah dibaca. (Tidak yakin aplikasi pemindai mana yang menghormati privasi Anda? Begini cara menilainya.)
  2. Tutup bagian yang tidak diperlukan. Tanyakan kepada penerima kolom mana yang benar-benar mereka butuhkan, lalu hitamkan sisanya secara permanen — benar-benar permanen, bukan dengan stabilo yang masih tembus pandang.
  3. Lindungi PDF dengan kata sandi. Enkripsi PDF modern (AES-256) adalah standar yang sama yang dipakai perbankan daring; titik lemahnya selalu kata sandinya, jadi pilih frasa pendek dari kata-kata yang tidak saling berhubungan, bukan nama peliharaan.
  4. Email berkasnya; kirim kata sandinya lewat jalur lain. Lampirkan PDF terlindungi dan kirim. Lalu SMS kata sandinya, atau ucapkan lewat telepon. Jangan pernah menaruhnya di email yang sama — dan jangan juga di email susulan. Kotak masuk yang sama, masalah yang sama.
  5. Hapus salinan terkirim, dan minta mereka menghapus miliknya. Setelah mereka memastikan sudah mendapatkan yang diperlukan, hapus pesannya dari Terkirim dan dari Sampah. Permintaan satu baris “tolong hapus ini setelah diarsipkan” itu wajar, dan kebanyakan profesional akan menurutinya.

Urutannya penting: tutup dulu sebelum mengenkripsi (Anda tidak bisa mengedit berkas yang terkunci), dan enkripsi dulu sebelum melampirkan (lampiran itulah yang disalin ke mana-mana).

Cara melindungi PDF dengan kata sandi sebelum mengirimnya (Mac, iPhone, tanpa Adobe)

Anda tidak butuh editor PDF berbayar untuk ini. Ada dua cara gratis:

Di Mac, dengan Pratinjau. Aplikasi yang membuka PDF secara bawaan bisa mengenkripsinya dalam beberapa klik:

  1. Buka PDF-nya di Pratinjau.
  2. Pilih File → Ekspor.
  3. Klik Izin (di macOS versi lama, centang kotak Enkripsi).
  4. Aktifkan Wajibkan Kata Sandi untuk Membuka Dokumen, ketik kata sandinya dua kali, lalu klik Terapkan, kemudian Simpan.

Beri nama baru pada berkas hasil ekspor, buka sekali untuk memastikan ia meminta kata sandi, lalu lampirkan berkas yang itu.

Di iPhone, atau perangkat apa pun, lewat peramban. File dan Foto tidak punya tombol “tambah kata sandi”, dan saran yang biasa beredar — unggah hasil pindai paspor Anda ke situs “lindungi PDF” entah siapa — itu kontradiksi: Anda akan menyerahkan dokumen yang sedang Anda lindungi, beserta kata sandinya, ke server orang asing.

Alat lindungi-PDF gratis kami mengerjakan semuanya langsung di peramban Anda. Buka di Safari di iPhone Anda atau di komputer mana pun, pilih PDF-nya, atur kata sandi, dan simpan salinan terenkripsinya. Enkripsinya berjalan di perangkat Anda; berkas dan kata sandinya tidak pernah meninggalkan perangkat itu. Alat ini juga memeriksa hasil kerjanya sendiri — membuka kembali hasilnya dengan kata sandi Anda untuk memastikan ia terbuka, dan tanpa kata sandi untuk memastikan ia menolak — sambil menampilkan pengukur kekuatan kata sandi dalam bahasa sederhana saat Anda mengetik.

Dengan cara mana pun, hasilnya adalah PDF terenkripsi standar: Pratinjau, Chrome, aplikasi email, dan iPhone semuanya meminta kata sandi lalu membukanya secara normal, jadi penerima tidak butuh apa-apa yang khusus.

Memilih kata sandinya. Panjang mengalahkan kecerdikan. Empat kata yang tidak saling berhubungan (“tembaga-lentera-selasa-rubah”) jauh lebih kuat daripada “P@ssw0rd1” dan lebih mudah diucapkan lewat telepon. Jangan memakai ulang kata sandi dari tempat lain, dan catat kata sandinya — tidak ada “lupa kata sandi” untuk berkas terenkripsi, dan justru itulah yang membuat perlindungannya nyata.

Tutup dulu — dan mengapa kotak hitam di tangkapan layar bukanlah penghitaman sungguhan

Kebanyakan permintaan hanya butuh jauh lebih sedikit dari keseluruhan dokumen. Tuan rumah yang memverifikasi identitas butuh nama, foto, dan tanggal kedaluwarsa Anda — biasanya tidak butuh nomor dokumen atau kode batangnya. Tanyakan “kolom mana saja yang benar-benar dibutuhkan?” dan singkirkan sisanya.

Ini jebakannya: menggambar kotak hitam di atas teks di kebanyakan aplikasi tidak menghapus teksnya. Ia hanya menambahkan persegi panjang di atasnya. Di dalam PDF, siapa pun bisa memilih teks di balik kotak itu dan menyalin-tempelnya, atau sekadar menghapus persegi panjangnya. “Penghitaman” yang tembus pandang lebih buruk daripada tidak ada sama sekali, karena ia terlihat aman.

Dua cara menutup dengan sungguh-sungguh:

  • Untuk PDF: gunakan alat tutup-PDF kami. Gambar kotak di atas bagian apa pun yang sensitif, atau ketik nama atau nomor yang ingin dihilangkan dan tandai semua kemunculannya sekaligus. Hasilnya dibangun ulang halaman demi halaman sebagai gambar datar dengan kotak-kotak yang terpatri — tidak ada lagi teks di baliknya yang bisa disalin. Alat ini berjalan di peramban Anda, jadi berkasnya tetap di perangkat Anda.
  • Untuk satu gambar di iPhone: buka gambar, ketuk Markah, tutup kolomnya dengan bentuk hitam pekat dengan kepekatan penuh (jangan pernah pakai stabilo), lalu ambil tangkapan layar dari hasilnya dan kirim tangkapan layarnya, bukan gambar asli yang sudah diedit. Tangkapan layar adalah piksel datar; tidak ada lapisan di baliknya yang bisa dikupas. Panduan kami tentang berbagi dokumen dari iPhone memandunya langkah demi langkah.

Setelah itu, dan hanya setelah itu, lindungi berkas yang sudah ditutup dengan kata sandi.

Perbandingan cara-cara mengirim dokumen

“Aman” berarti tiga hal berbeda: terlindungi saat berkas sedang berpindah, terlindungi saat berkas mengendap di komputer seseorang, dan apakah Anda masih bisa menariknya kembali.

Cara Anda mengirimnya Terlindungi saat berpindah? Terlindungi saat tersimpan? Anda mengendalikan penghapusan? Cocok untuk
Lampiran email biasa Biasanya, antar-server email Tidak — bisa dibaca di setiap kotak masuk yang disinggahinya Tidak Dokumen ringan: kuitansi, surat izin bertanda tangan
PDF berkata sandi lewat email Ya Ya — tidak bisa dibaca tanpa kata sandi Tidak, tapi salinan nyasar tidak berguna tanpa kata sandi KTP, rekening koran, kontrak, saat email satu-satunya jalur yang mereka terima
Layanan email terenkripsi Ya Ya, jika kedua pihak memakainya Sebagian — sebagian layanan bisa membuat pesan kedaluwarsa Orang yang rutin Anda kirimi dan sudah memakainya
Portal unggah aman yang disediakan penerima Ya Ya — masuk ke sistem mereka, bukan kotak masuk Tidak, tapi tidak ada yang mengendap di kotak masuk Bank, kantor pemerintah, SDM, klinik
Tautan iCloud atau Drive dengan masa berlaku Ya Tergantung pengaturan tautannya Ya — nonaktifkan tautannya kapan saja Berkas yang dibutuhkan beberapa orang untuk waktu terbatas
Aplikasi pesan dengan enkripsi ujung ke ujung Ya Di kedua ponsel, sebagai pesan biasa Sebagian — pesan yang hilang sendiri, jika kedua pihak memakainya Kiriman cepat antar-orang yang saling percaya ponselnya
Faks, atau menyerahkan langsung Faks: tidak; langsung: ya Tergantung apa yang mereka lakukan setelahnya Tidak Kantor yang mengharuskannya; dokumen asli yang harus dilihat

Tiga baris perlu dicatat:

“Bagaimana cara mengirim email terenkripsi?” Yang dimaksud orang adalah enkripsi ujung ke ujung — hanya pengirim dan penerima yang bisa membaca pesannya — dan itu mengharuskan kedua pihak memakai layanan yang mendukungnya. Bagus untuk akuntan yang Anda kirimi setiap bulan; untuk kiriman sekali ke tuan rumah, PDF berkata sandi memberi hasil praktis yang sama tanpa mereka perlu memasang apa pun.

Tautan dengan masa berlaku. Membagikan PDF dari iCloud Drive atau Google Drive, lalu menonaktifkan tautannya bulan depan, adalah pilihan matang ketika beberapa orang butuh sebuah kontrak untuk waktu terbatas — berkasnya tetap di Anda; mereka hanya melihatnya. (Mail Drop di Mac melakukan hal serupa untuk lampiran berukuran besar, dengan tautan yang kedaluwarsa setelah 30 hari.) Tautan itu kemudahan, bukan pengganti kata sandi — siapa pun yang mendapatkan tautannya mendapatkan berkasnya.

Portal. Kalau penerima punya halaman unggah aman — kebanyakan bank, kantor pemerintah, dan bagian SDM punya — gunakan, meski mengirim email lebih cepat. Portal itu ada justru supaya dokumen Anda tidak tinggal di kotak masuk seseorang. Saat Anda mengajukan KPR, portal itulah tempat slip gaji dan rekening koran seharusnya masuk; utas email hanya untuk pertanyaan.

Apa yang sebaiknya tidak dikirim lewat email sama sekali

Ada hal-hal yang terlalu berbahaya untuk dikirim lewat email meski berkata sandi, karena satu kata sandi yang tertebak atau satu penerima yang ceroboh berarti menyerahkan identitas yang utuh:

  • Nomor identitas nasional atau jaminan sosial Anda secara lengkap, tanggal lahir, dan identitas berfoto sekaligus. Masing-masing sendirian sudah masalah; bersama-sama mereka adalah paket identitas. Kalau sebuah formulir benar-benar butuh ketiganya, di situlah portal dan kunjungan langsung berperan.
  • Rincian login perbankan, PIN kartu, atau kode sekali pakai. Tidak ada bisnis sah yang meminta ini lewat email, tidak pernah. Permintaan yang begitu adalah penipuan, bukan urusan dokumen.
  • Apa pun yang tidak diminta penerima. “Saya kirim semuanya saja biar lengkap” hanya memperbanyak salinan yang beredar. Kirim yang diminta, tidak lebih.
  • Dokumen orang lain tanpa izinnya. Paspor pasangan Anda, rekam medis anak Anda — kalau bukan milik Anda, tanya dulu.

Ketika pihak seberang bersikeras minta lewat email

Tuan rumah, koordinator SDM, dan petugas pinjaman minta lewat email karena itu mudah bagi mereka, bukan karena aman bagi Anda. Kebanyakan akan mengikuti perubahan kecil kalau Anda memintanya dengan terus terang:

“Dengan senang hati saya kirimkan. Saya akan lampirkan sebagai PDF yang dilindungi kata sandi dan mengirim kata sandinya lewat SMS — nomor ini sudah benar? Setelah diarsipkan, bisakah emailnya dihapus?”

Anda tidak menuduh siapa pun apa pun; Anda hanya menjelaskan apa yang akan Anda lakukan. Jawaban yang biasa muncul adalah “baik” — dan kalau mereka punya portal yang lupa disebutkan, biasanya di saat inilah mereka teringat.

Kalau mereka menolak — “sistem kami hanya menerima lampiran biasa” — Anda masih punya pilihan:

  • Tetap kirim PDF terlindunginya. Semua pembaca PDF bisa membukanya begitu mereka mengetik kata sandinya. “Sistem kami” hampir selalu berarti kotak masuk seseorang.
  • Kirim lebih sedikit. Tutup sampai tinggal kolom-kolom yang persis mereka butuhkan, sehingga lampiran tanpa perlindungan pun hanya mengungkap yang minimum.
  • Minta jalur aman mereka. “Biasanya klien mengunggah identitas di mana?” sering kali memunculkan halaman unggah yang tidak dipakai sehari-hari oleh orang yang sedang bicara dengan Anda.
  • Bagi risikonya. Email dokumen yang sudah ditutup, dan ucapkan rincian yang hilang — nomor dokumen, misalnya — lewat telepon.

Panduan skenario tentang menyewa apartemen membahas dokumen apa saja yang wajar diminta tuan rumah, supaya Anda bisa membedakan permintaan yang normal dari yang berlebihan.

Setelah mengirim: di mana salinan Anda sendiri seharusnya berada

Urusannya selesai. Sekarang lihat jejak yang tertinggal di ponsel Anda: foto paspor di rol kamera, “Pindai 14.pdf” di File, salinan tanpa perlindungan di Unduhan, emailnya di Terkirim. Masing-masing adalah salinan identitas Anda yang lepas, terlihat oleh siapa pun yang Anda serahi ponsel tanpa kunci dan oleh setiap aplikasi yang punya akses ke foto.

  1. Hapus email terkirim dari Terkirim lalu dari Sampah.
  2. Hapus salinan kerja yang tidak terlindungi — hasil pindai asli dan versi yang sudah ditutup — dari File, Unduhan, dan Foto (lalu dari Baru Saja Dihapus).
  3. Simpan satu salinan utama di tempat yang terkunci. Anda akan diminta dokumen ini lagi; jangan memindai ulang setiap kali. Rumah yang terkunci berarti tempat yang meminta Face ID, menyimpan berkas dalam keadaan terenkripsi, dan tidak menampilkan paspor Anda di tengah petak foto makan siang — begini alasannya.

Pekerjaan terakhir itulah kegunaan Paperlock. Simpan paspor atau kontrak sewa sekali dan ia tinggal terenkripsi di ponsel Anda di balik Face ID, dengan dokumen sensitif yang tampil sebagai miniatur buram sampai Anda memastikan itu Anda. Lain kali bank memintanya, ekspor sebagai PDF saat itu juga, tutup dan lindungi, lalu kirim — tanpa mengobrak-abrik Foto, tanpa salinan nyasar yang tertinggal (cara kerjanya). Salinan utama itu juga yang layak dicadangkan dengan benar.

Lakukan lima langkah itu sekali dan cukup tiga menit. Lakukan setiap kali dan kotak masuk yang dicuri — milik Anda atau milik mereka — bukan lagi akhir dunia.