Πώς να στέλνετε σημαντικά έγγραφα με email χωρίς να το μετανιώσετε αργότερα

Κάποιος χρειάζεται αντίγραφο του διαβατηρίου σας, του μισθωτηρίου σας, μιας κίνησης τραπεζικού λογαριασμού, μιας υπογεγραμμένης αίτησης — και το αίτημα κλείνει με ένα «στείλτε το απλώς με email». Πριν επισυνάψετε οτιδήποτε, ξέρετε το εξής: ένα απλό email είναι καρτ ποστάλ. Αντιγράφεται σε αρκετούς διακομιστές στον δρόμο του και μετά κάθεται στα Απεσταλμένα σας και στα εισερχόμενα του παραλήπτη για όσο καιρό ο καθένας σας κρατά λογαριασμό.

Ο ασφαλής τρόπος θέλει λίγα λεπτά παραπάνω. Στείλτε το έγγραφο ως PDF με κωδικό πρόσβασης, στείλτε τον κωδικό από άλλο κανάλι (ένα SMS ή ένα τηλεφώνημα), αποκρύψτε ό,τι δεν χρειάζεται ο παραλήπτης πριν βάλετε κωδικό, και διαγράψτε το αντίγραφο που στάλθηκε μόλις κάνει τη δουλειά του. Στη συνέχεια της σελίδας θα δούμε κάθε βήμα σε iPhone και Mac, με δωρεάν εργαλεία που δεν ανεβάζουν ποτέ το αρχείο σας.

Γιατί το email είναι η λάθος προεπιλογή για σάρωση διαβατηρίου

Το email δεν φτιάχτηκε για μυστικά. Φτιάχτηκε για να πηγαίνει ένα μήνυμα από έναν υπολογιστή σε έναν άλλον μέσα από όποια μηχανήματα βρίσκονταν στη μέση — γι' αυτό άλλωστε είναι ακόμα παντού, και γι' αυτό ταιριάζει άσχημα σε μια φωτογραφία του διαβατηρίου σας. Δείτε τι συμβαίνει σε ένα συνημμένο αφού πατήσετε αποστολή:

• Αντιγράφεται, δεν μετακινείται. Ο δικός σας πάροχος email κρατά αντίγραφο. Ο πάροχος του παραλήπτη κρατά αντίγραφο. Κάθε συσκευή με την εφαρμογή email κατεβάζει το δικό της.
• Δεν λήγει ποτέ. Το αρχείο κάθεται στα Απεσταλμένα σας και στα εισερχόμενά τους μέχρι κάποιος να το διαγράψει σκόπιμα. Χρόνια μετά, αν παραβιαστεί οποιοσδήποτε από τους δύο λογαριασμούς, η σάρωση είναι ακόμα εκεί, και βρίσκεται με μια αναζήτηση της λέξης «διαβατήριο».
• Είναι ένα πάτημα μακριά από την προώθηση. Ο υπάλληλος του γραφείου ενοικιάσεων το προωθεί στον διαχειριστή, ο διαχειριστής στον ιδιοκτήτη, ο ιδιοκτήτης έχει γραμματέα. Κανείς δεν ήθελε κακό, και τώρα υπάρχουν έξι αντίγραφα σε εισερχόμενα που δεν έχετε ακούσει ποτέ — ακριβώς το είδος εισερχομένων που ψάχνουν οι εγκληματίες.

Η κρυπτογράφηση μεταξύ των διακομιστών email που χρησιμοποιούν σήμερα οι περισσότεροι πάροχοι βοηθά απέναντι σε κάποιον που κρυφακούει τη γραμμή. Δεν κάνει τίποτα για τα αντίγραφα που κάθονται στις δύο άκρες, κι εκεί ζει ο πραγματικός κίνδυνος. Άρα το ίδιο το αρχείο πρέπει να κουβαλά τη δική του προστασία — τότε κάθε ξέμεινο αντίγραφο είναι απλώς θόρυβος για όποιον δεν έχει τον κωδικό.

Η ασφαλής μέθοδος σε πέντε βήματα

Αυτή είναι όλη η μέθοδος· οι ενότητες που ακολουθούν αναλύουν κάθε βήμα.

1. Σαρώστε σωστά. Χρησιμοποιήστε πραγματικό σαρωτή — αυτόν που έχει ενσωματωμένο η εφαρμογή Σημειώσεις στο iPhone, ή μια εφαρμογή σάρωσης που εμπιστεύεστε — αντί για μια γρήγορη φωτογραφία, ώστε να πάρετε ένα επίπεδο, περικομμένο, ευανάγνωστο PDF. (Δεν ξέρετε ποιες εφαρμογές σάρωσης σέβονται το απόρρητό σας; Δείτε πώς να κρίνετε μία.)
2. Αποκρύψτε ό,τι δεν χρειάζεται. Ρωτήστε τον παραλήπτη ποια πεδία χρειάζεται πραγματικά, και μαυρίστε μόνιμα τα υπόλοιπα — σωστά, όχι με ημιδιαφανή υπογράμμιση.
3. Βάλτε κωδικό στο PDF. Η σύγχρονη κρυπτογράφηση PDF (AES-256) είναι το ίδιο πρότυπο με αυτό του ηλεκτρονικού τραπεζικού συστήματος· το αδύναμο σημείο είναι πάντα ο κωδικός, οπότε διαλέξτε μια σύντομη φράση από άσχετες λέξεις αντί για το όνομα του γάτου σας.
4. Στείλτε το αρχείο με email· τον κωδικό από αλλού. Επισυνάψτε το προστατευμένο PDF και στείλτε το. Μετά στείλτε τον κωδικό με SMS, ή πείτε τον στο τηλέφωνο. Ποτέ στο ίδιο email — ούτε σε επόμενο email. Ίδια εισερχόμενα, ίδιο πρόβλημα.
5. Διαγράψτε το αντίγραφο που στείλατε, και ζητήστε τους να διαγράψουν το δικό τους. Μόλις επιβεβαιώσουν ότι πήραν ό,τι χρειάζονται, διαγράψτε το μήνυμα από τα Απεσταλμένα και μετά από τον Κάδο. Ένα «παρακαλώ διαγράψτε το μόλις το καταχωρήσετε» σε μια γραμμή είναι κανονικό αίτημα, και οι περισσότεροι επαγγελματίες θα το σεβαστούν.

Η σειρά μετράει: απόκρυψη πριν την κρυπτογράφηση (δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα κλειδωμένο αρχείο), και κρυπτογράφηση πριν την επισύναψη (το συνημμένο είναι αυτό που αντιγράφεται παντού).

Πώς να βάλετε κωδικό σε PDF πριν το στείλετε (Mac, iPhone, χωρίς Adobe)

Δεν χρειάζεστε πληρωμένο πρόγραμμα επεξεργασίας PDF γι' αυτό. Δύο δωρεάν τρόποι:

Σε Mac, με την Προεπισκόπηση. Η εφαρμογή που ανοίγει τα PDF από προεπιλογή μπορεί να κρυπτογραφήσει ένα σε λίγα κλικ:

1. Ανοίξτε το PDF στην Προεπισκόπηση.
2. Επιλέξτε Αρχείο → Εξαγωγή.
3. Πατήστε Δικαιώματα (σε παλαιότερες εκδόσεις του macOS, τσεκάρετε το κουτάκι Κρυπτογράφηση).
4. Ενεργοποιήστε το Απαίτηση κωδικού για άνοιγμα εγγράφου, πληκτρολογήστε τον κωδικό δύο φορές και πατήστε Εφαρμογή, μετά Αποθήκευση.

Δώστε στο εξαγόμενο αρχείο νέο όνομα, ανοίξτε το μια φορά για να ελέγξετε ότι ζητά κωδικό, και μετά επισυνάψτε αυτό.

Σε iPhone, ή σε οποιαδήποτε συσκευή, στον browser. Τα Αρχεία και οι Φωτογραφίες δεν έχουν κουμπί «προσθήκη κωδικού», και η συνηθισμένη συμβουλή — ανεβάστε τη σάρωση του διαβατηρίου σας σε κάποια τυχαία ιστοσελίδα «προστασίας PDF» — είναι αντίφαση: θα παραδίνατε το έγγραφο που προσπαθείτε να προστατέψετε, μαζί με τον κωδικό του, στον διακομιστή ενός ξένου.

Το δωρεάν εργαλείο προστασίας PDF κάνει τη δουλειά ολόκληρη στον browser σας. Ανοίξτε το στο Safari στο iPhone σας ή σε οποιονδήποτε υπολογιστή, επιλέξτε το PDF, ορίστε κωδικό και αποθηκεύστε το κρυπτογραφημένο αντίγραφο. Η κρυπτογράφηση τρέχει στη συσκευή σας· το αρχείο και ο κωδικός δεν φεύγουν ποτέ από αυτήν. Ελέγχει μάλιστα και τη δουλειά του — ξανανοίγει το αποτέλεσμα με τον κωδικό σας για να επιβεβαιώσει ότι ξεκλειδώνει, και χωρίς αυτόν για να επιβεβαιώσει ότι αρνείται — και δείχνει έναν μετρητή ισχύος σε απλά λόγια καθώς πληκτρολογείτε.

Όπως και να το κάνετε, το αποτέλεσμα είναι ένα τυπικό κρυπτογραφημένο PDF: η Προεπισκόπηση, το Chrome, οι εφαρμογές email και τα iPhone ζητούν όλα τον κωδικό και το ανοίγουν κανονικά, οπότε ο παραλήπτης δεν χρειάζεται τίποτα ιδιαίτερο.

Η επιλογή του κωδικού. Το μήκος κερδίζει την εξυπνάδα. Τέσσερις άσχετες λέξεις («χαλκός-φανάρι-τρίτη-αλεπού») είναι πολύ ισχυρότερες από το «P@ssw0rd1» και πιο εύκολες να τις πείτε στο τηλέφωνο. Μην τον ξαναχρησιμοποιήσετε από πουθενά αλλού, και γράψτε τον κάπου — δεν υπάρχει «ξέχασα τον κωδικό» για ένα κρυπτογραφημένο αρχείο, κι αυτό ακριβώς κάνει την προστασία αληθινή.

Πρώτα απόκρυψη — και γιατί τα μαύρα κουτάκια σε στιγμιότυπα δεν είναι απόκρυψη

Τα περισσότερα αιτήματα χρειάζονται πολύ λιγότερα από όλο το έγγραφο. Ένας ιδιοκτήτης που επαληθεύει ταυτότητα χρειάζεται το όνομά σας, τη φωτογραφία και την ημερομηνία λήξης — συνήθως όχι τον αριθμό εγγράφου ούτε τον γραμμωτό κώδικα. Ρωτήστε «ποια πεδία χρειάζεστε ακριβώς;» και αφαιρέστε τα υπόλοιπα.

Ορίστε την παγίδα: το να ζωγραφίσετε ένα μαύρο κουτί πάνω σε κείμενο στις περισσότερες εφαρμογές δεν αφαιρεί το κείμενο. Προσθέτει ένα ορθογώνιο από πάνω. Σε ένα PDF, ο καθένας μπορεί να επιλέξει το κείμενο κάτω από το κουτί και να το επικολλήσει αλλού, ή απλώς να σβήσει το ορθογώνιο. Μια ημιδιαφανής «απόκρυψη» είναι χειρότερη από καμία, γιατί μοιάζει ασφαλής.

Δύο τρόποι για πραγματική απόκρυψη:

• Για PDF: χρησιμοποιήστε το εργαλείο απόκρυψης PDF. Σχεδιάστε ένα κουτί πάνω σε οτιδήποτε ευαίσθητο, ή πληκτρολογήστε το όνομα ή τον αριθμό που θέλετε να εξαφανιστεί και μαρκάρετε κάθε εμφάνισή του με μία κίνηση. Το αποτέλεσμα ξαναχτίζεται σελίδα-σελίδα ως επίπεδες εικόνες με τα κουτάκια καμένα μέσα — δεν μένει κείμενο από κάτω για να αντιγράψει κανείς. Τρέχει στον browser σας, οπότε το αρχείο μένει στη συσκευή σας.
• Για μια μεμονωμένη εικόνα στο iPhone: ανοίξτε την, πατήστε Σήμανση, καλύψτε το πεδίο με ένα συμπαγές μαύρο σχήμα σε πλήρη αδιαφάνεια (ποτέ τον υπογραμμιστή), μετά τραβήξτε στιγμιότυπο του αποτελέσματος και στείλτε το στιγμιότυπο, όχι το επεξεργασμένο πρωτότυπο. Ένα στιγμιότυπο είναι επίπεδα εικονοστοιχεία· δεν υπάρχει στρώμα από κάτω για να ξεκολλήσει κάποιος. Ο οδηγός μας για την κοινή χρήση εγγράφων από το iPhone το περιγράφει βήμα-βήμα.

Και μετά, μόνο μετά, βάλτε κωδικό στο αποκρυμμένο αρχείο.

Τρόποι να στείλετε ένα έγγραφο, σε σύγκριση

«Ασφαλές» σημαίνει τρία διαφορετικά πράγματα: προστασία όσο το αρχείο ταξιδεύει, προστασία όσο κάθεται στον υπολογιστή κάποιου, και το αν μπορείτε ποτέ να το πάρετε πίσω.

Πώς το στέλνετε	Προστασία κατά τη μεταφορά;	Προστασία όπου αποθηκεύεται;	Ελέγχετε εσείς τη διαγραφή;	Καλό για
Απλό συνημμένο email	Συνήθως, μεταξύ διακομιστών email	Όχι — αναγνώσιμο σε κάθε εισερχόμενα όπου προσγειώνεται	Όχι	Χαρτιά μικρής σημασίας: μια απόδειξη, μια υπογεγραμμένη άδεια εκδρομής
PDF με κωδικό μέσω email	Ναι	Ναι — δυσανάγνωστο χωρίς τον κωδικό	Όχι, αλλά τα ξέμεινα αντίγραφα είναι άχρηστα χωρίς τον κωδικό	Ταυτότητες, κινήσεις λογαριασμών, συμβόλαια, όταν το email είναι το μόνο κανάλι που δέχονται
Υπηρεσία κρυπτογραφημένου email	Ναι	Ναι, αν την χρησιμοποιούν και οι δύο πλευρές	Εν μέρει — κάποιες αφήνουν να λήγουν τα μηνύματα	Ανθρώπους που γράφεστε τακτικά και το έχουν ρυθμίσει
Ασφαλής πύλη μεταφόρτωσης που παρέχει ο παραλήπτης	Ναι	Ναι — προσγειώνεται στο σύστημά τους, όχι σε εισερχόμενα	Όχι, αλλά τίποτα δεν κάθεται σε εισερχόμενα	Τράπεζες, δημόσιες υπηρεσίες, τμήματα προσωπικού, κλινικές
Σύνδεσμος iCloud ή Drive με ημερομηνία λήξης	Ναι	Εξαρτάται από τις ρυθμίσεις του συνδέσμου	Ναι — κλείνετε τον σύνδεσμο όποτε θέλετε	Αρχεία που λίγοι άνθρωποι χρειάζονται για περιορισμένο χρόνο
Εφαρμογή μηνυμάτων με κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο	Ναι	Και στα δύο τηλέφωνα, ως κανονικό μήνυμα	Εν μέρει — μηνύματα που εξαφανίζονται, αν τα χρησιμοποιούν και οι δύο	Γρήγορες αποστολές μεταξύ ανθρώπων που εμπιστεύονται τα τηλέφωνα ο ένας του άλλου
Φαξ, ή παράδοση δια χειρός	Φαξ: όχι· δια χειρός: ναι	Εξαρτάται από το τι κάνουν μετά	Όχι	Γραφεία που το απαιτούν· πρωτότυπα που πρέπει να δουν

Τρεις γραμμές χρειάζονται μια σημείωση:

«Πώς στέλνω κρυπτογραφημένο email;» Αυτό που εννοεί ο κόσμος είναι κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο — μόνο ο αποστολέας και ο παραλήπτης μπορούν να διαβάσουν το μήνυμα — κι αυτό θέλει και οι δύο πλευρές να χρησιμοποιούν υπηρεσία που το υποστηρίζει. Μια χαρά για λογιστή που του γράφετε κάθε μήνα· για μια εφάπαξ αποστολή σε ιδιοκτήτη, το PDF με κωδικό σας δίνει το ίδιο πρακτικό αποτέλεσμα χωρίς να χρειάζεται εκείνος να εγκαταστήσει τίποτα.

Σύνδεσμοι με λήξη. Το να μοιράζεστε ένα PDF από το iCloud Drive ή το Google Drive και μετά να κλείνετε τον σύνδεσμο τον επόμενο μήνα είναι η ώριμη επιλογή όταν αρκετά άτομα χρειάζονται ένα συμβόλαιο για περιορισμένο χρόνο — εσείς κρατάτε το αρχείο, εκείνοι το βλέπουν. (Το Mail Drop σε Mac κάνει κάτι ανάλογο για τεράστια συνημμένα, με σύνδεσμο που λήγει μετά από 30 μέρες.) Ένας σύνδεσμος είναι διευκόλυνση, όχι υποκατάστατο κωδικού — όποιος αποκτήσει τον σύνδεσμο, αποκτά το αρχείο.

Η πύλη. Αν ο παραλήπτης έχει ασφαλή σελίδα μεταφόρτωσης — οι περισσότερες τράπεζες, δημόσιες υπηρεσίες και τμήματα προσωπικού έχουν — χρησιμοποιήστε την, ακόμα κι αν το email θα ήταν πιο γρήγορο. Υπάρχει ακριβώς για να μην ζουν τα έγγραφά σας στα εισερχόμενα κάποιου. Όταν κάνετε αίτηση για στεγαστικό, στην πύλη πρέπει να πάνε οι αποδείξεις μισθοδοσίας και οι κινήσεις λογαριασμού· το email είναι για ερωτήσεις.

Τι να μην στέλνετε ποτέ με email

Κάποια πράγματα είναι πολύ επικίνδυνα για email ακόμα και με κωδικό, γιατί ένας κωδικός που μαντεύτηκε ή ένας απρόσεκτος παραλήπτης παραδίδει ολόκληρη ταυτότητα:

• Τον πλήρη αριθμό ταυτότητας, την ημερομηνία γέννησης και έγγραφο με φωτογραφία, όλα μαζί. Το καθένα μόνο του είναι πρόβλημα· μαζί είναι κιτ ταυτότητας. Αν μια αίτηση χρειάζεται πραγματικά και τα τρία, γι' αυτό υπάρχουν οι πύλες και οι αυτοπροσώπως επισκέψεις.
• Στοιχεία σύνδεσης σε τράπεζα, PIN καρτών ή κωδικούς μιας χρήσης. Καμία νόμιμη επιχείρηση δεν τα ζητά ποτέ με email. Όποιο αίτημα το κάνει είναι απάτη, όχι γραφειοκρατία.
• Οτιδήποτε ο παραλήπτης δεν ζήτησε. Το «ας στείλω τα πάντα να τα έχουν» πολλαπλασιάζει τα αντίγραφα σε κυκλοφορία. Στείλτε ό,τι ζητήθηκε, τίποτα παραπάνω.
• Έγγραφα τρίτων χωρίς την άδειά τους. Το διαβατήριο του συζύγου σας, ο ιατρικός φάκελος του παιδιού σας — αν δεν είναι δικό σας, ρωτήστε πρώτα.

Όταν η άλλη πλευρά επιμένει στο email

Ιδιοκτήτες, υπεύθυνοι προσωπικού και στελέχη δανείων ζητούν email επειδή είναι εύκολο γι' αυτούς, όχι επειδή είναι ασφαλές για σας. Οι περισσότεροι θα συμβιβαστούν με μια μικρή αλλαγή αν το ζητήσετε ξεκάθαρα:

«Ευχαρίστως να το στείλω. Θα το επισυνάψω ως PDF με κωδικό και θα σας στείλω τον κωδικό με μήνυμα — σωστός είναι αυτός ο αριθμός; Μόλις το καταχωρήσετε, θα μπορούσατε να διαγράψετε το email;»

Δεν κατηγορείτε κανέναν για τίποτα· περιγράφετε απλώς τι πρόκειται να κάνετε. Η συνηθισμένη απάντηση είναι «εντάξει» — κι αν έχουν πύλη που ξέχασαν να αναφέρουν, τότε είναι που τη θυμούνται.

Αν αντιδράσουν — «το σύστημά μας δέχεται μόνο απλά συνημμένα» — έχετε ακόμα επιλογές:

• Στείλτε το προστατευμένο PDF έτσι κι αλλιώς. Κάθε πρόγραμμα ανάγνωσης PDF το ανοίγει μόλις πληκτρολογήσουν τον κωδικό. Το «σύστημά μας» σχεδόν πάντα σημαίνει τα εισερχόμενα ενός ανθρώπου.
• Στείλτε λιγότερα. Αποκρύψτε μέχρι τα ακριβή πεδία που χρειάζονται, ώστε ακόμα κι ένα απροστάτευτο συνημμένο να αποκαλύπτει το ελάχιστο.
• Ζητήστε το ασφαλές τους κανάλι. Το «πού ανεβάζουν συνήθως τα έγγραφά τους οι πελάτες σας;» συχνά βγάζει στην επιφάνεια μια σελίδα μεταφόρτωσης που ο συνομιλητής σας δεν χρησιμοποιεί στην καθημερινότητά του.
• Μοιράστε τον κίνδυνο. Στείλτε το αποκρυμμένο έγγραφο με email και υπαγορέψτε το στοιχείο που λείπει — τον αριθμό εγγράφου, ας πούμε — στο τηλέφωνο.

Ο οδηγός σεναρίου για την ενοικίαση διαμερίσματος καλύπτει ποια έγγραφα μπορεί εύλογα να ζητήσει ένας ιδιοκτήτης, ώστε να ξεχωρίζετε ένα κανονικό αίτημα από ένα υπερβολικό.

Μετά την αποστολή: πού πρέπει να ζει το δικό σας αντίγραφο

Η δουλειά τελείωσε. Τώρα κοιτάξτε τα ίχνη που άφησε στο τηλέφωνό σας: μια φωτογραφία του διαβατηρίου σας στη συλλογή φωτογραφιών, ένα «Σάρωση 14.pdf» στα Αρχεία, ένα απροστάτευτο αντίγραφο στις Λήψεις, το email στα Απεσταλμένα. Το καθένα είναι ένα χύμα αντίγραφο της ταυτότητάς σας, ορατό σε όποιον του δώσετε το ξεκλείδωτο τηλέφωνό σας και σε κάθε εφαρμογή με πρόσβαση στις φωτογραφίες.

1. Διαγράψτε το email που στείλατε από τα Απεσταλμένα και μετά από τον Κάδο.
2. Διαγράψτε τα απροστάτευτα αντίγραφα εργασίας — την αρχική σάρωση και οποιαδήποτε αποκρυμμένη έκδοση — από τα Αρχεία, τις Λήψεις και τις Φωτογραφίες (και μετά από τα Πρόσφατα διαγραμμένα).
3. Κρατήστε ένα κεντρικό αντίγραφο κάπου κλειδωμένο. Θα σας ξαναζητήσουν αυτό το έγγραφο· μην το ξανασαρώνετε κάθε φορά. Κλειδωμένο σπίτι σημαίνει ένα μέρος που ζητά Face ID, κρατά το αρχείο κρυπτογραφημένο και δεν εκθέτει το διαβατήριό σας μέσα σε ένα πλέγμα από φωτογραφίες φαγητού — δείτε γιατί έχει σημασία.

Γι' αυτή την τελευταία δουλειά φτιάχτηκε το Paperlock. Αποθηκεύστε το διαβατήριο ή το μισθωτήριο μια φορά και ζει κρυπτογραφημένο στο τηλέφωνό σας πίσω από το Face ID, με τα ευαίσθητα έγγραφα να δείχνουν θολές μικρογραφίες μέχρι να επιβεβαιώσετε ότι είστε εσείς. Την επόμενη φορά που θα ζητήσει η τράπεζα κάτι, εξάγετέ το ως PDF επί τόπου, αποκρύψτε το και προστατέψτε το, και στείλτε — χωρίς ψάξιμο στις Φωτογραφίες, χωρίς ξέμεινα αντίγραφα (πώς λειτουργεί). Αυτό το κεντρικό αντίγραφο είναι και αυτό που αξίζει να πάρετε σωστά αντίγραφο ασφαλείας.

Κάντε τα πέντε βήματα μια φορά και παίρνουν τρία λεπτά. Κάντε τα κάθε φορά και ένα κλεμμένο email — δικό σας ή δικό τους — παύει να είναι το τέλος του κόσμου.