Alguien necesita una copia de tu pasaporte, tu contrato de alquiler, un extracto bancario, un formulario firmado… y la petición termina con «mándamelo por correo». Antes de adjuntar nada, ten claro una cosa: un correo normal es una postal. Se copia por varios servidores en el camino y luego se queda en tu carpeta de Enviados y en la bandeja de entrada del destinatario mientras cualquiera de los dos mantenga la cuenta.
La forma segura lleva unos minutos más. Envía el documento como un PDF protegido con contraseña, manda la contraseña por otro canal (un SMS o una llamada), tacha lo que el destinatario no necesita antes de protegerlo y borra la copia enviada cuando haya cumplido su función. El resto de esta página recorre cada paso en iPhone y Mac, con herramientas gratuitas que nunca suben tu archivo a ningún servidor.
Por qué el correo es la peor opción por defecto para un escaneo del pasaporte
El correo no se inventó para guardar secretos. Se inventó para llevar un mensaje de un ordenador a otro pasando por las máquinas que hubiera en medio, y por eso sigue en todas partes… y por eso le viene tan mal una foto de tu pasaporte. Esto es lo que le pasa a un adjunto después de darle a enviar:
- Se copia, no se mueve. Tu proveedor de correo guarda una copia. El proveedor del destinatario guarda otra. Cada dispositivo con la app de correo descarga la suya.
- No caduca nunca. El archivo se queda en tu carpeta de Enviados y en la bandeja de entrada del otro hasta que alguien lo borra a propósito. Años después, si entran en cualquiera de las dos cuentas, el escaneo sigue ahí, localizable buscando la palabra «pasaporte».
- Está a un toque de ser reenviado. La inmobiliaria se lo reenvía al administrador de fincas, que se lo reenvía al propietario, que tiene una secretaria. Nadie lo hizo con mala intención, y ya hay seis copias en bandejas de entrada de las que nunca has oído hablar: exactamente el tipo de bandeja que los delincuentes van a buscar.
El cifrado entre servidores de correo que usan hoy la mayoría de proveedores protege contra alguien que escuche en la línea. No hace nada con las copias que se quedan en los dos extremos, que es donde está el riesgo de verdad. Así que es el propio archivo el que tiene que llevar su protección encima: así, cualquier copia suelta no es más que ruido para quien no tenga la contraseña.
El método seguro en cinco pasos
Este es el método completo; las secciones siguientes desarrollan cada paso.
- Escanea bien. Usa un escáner de verdad: el que lleva integrado la app Notas del iPhone, o una app de escaneo en la que confíes, en lugar de una foto rápida, para conseguir un PDF plano, recortado y legible. (¿No sabes qué apps de escaneo respetan tu privacidad? Así se evalúa una.)
- Tacha lo que no hace falta. Pregunta al destinatario qué campos necesita de verdad y tapa el resto de forma permanente: bien hecho, no con un subrayador transparente.
- Protege el PDF con contraseña. El cifrado PDF moderno (AES-256) es el mismo estándar que se usa en la banca online; el punto débil es siempre la contraseña, así que elige una frase corta de palabras sin relación entre sí en lugar del nombre de tu perro.
- Manda el archivo por correo; manda la contraseña por otro lado. Adjunta el PDF protegido y envíalo. Después manda la contraseña por SMS, o dila por teléfono. Nunca la pongas en el mismo correo, ni tampoco en un segundo correo. Misma bandeja, mismo problema.
- Borra la copia enviada y pide que borren la suya. Cuando confirmen que ya tienen lo que necesitaban, borra el mensaje de Enviados y de la Papelera. Un «bórralo cuando lo hayas archivado, por favor» de una línea es una petición normal, y la mayoría de los profesionales la respetan.
El orden importa: tacha antes de cifrar (no se puede editar un archivo bloqueado) y cifra antes de adjuntar (el adjunto es lo que se copia por todas partes).
Cómo proteger un PDF con contraseña antes de enviarlo (Mac, iPhone, sin Adobe)
No necesitas un editor de PDF de pago para esto. Hay dos formas gratuitas:
En un Mac, con Vista Previa. La app que abre los PDF por defecto puede cifrar uno en unos clics:
- Abre el PDF en Vista Previa.
- Elige Archivo → Exportar.
- Pulsa Permisos (en versiones antiguas de macOS, marca la casilla Encriptar).
- Activa Requerir contraseña para abrir el documento, escribe la contraseña dos veces y pulsa Aplicar y luego Guardar.
Ponle un nombre nuevo al archivo exportado, ábrelo una vez para comprobar que pide la contraseña y adjunta ese.
En un iPhone, o en cualquier dispositivo, desde el navegador. Archivos y Fotos no tienen botón de «poner contraseña», y el consejo habitual —subir el escaneo de tu pasaporte a cualquier web de «proteger PDF»— es una contradicción: estarías entregando el documento que intentas proteger, con su contraseña incluida, al servidor de un desconocido.
Nuestra herramienta gratuita para proteger PDF hace el trabajo por completo en tu navegador. Ábrela en Safari en tu iPhone o en cualquier ordenador, elige el PDF, pon una contraseña y guarda la copia cifrada. El cifrado se ejecuta en tu dispositivo; el archivo y la contraseña no salen de él. Además, comprueba su propio trabajo: vuelve a abrir el resultado con tu contraseña para confirmar que se desbloquea, y sin ella para confirmar que se niega, y te muestra un medidor de seguridad en lenguaje claro mientras escribes.
En ambos casos, el resultado es un PDF cifrado estándar: Vista Previa, Chrome, las apps de correo y los iPhone piden la contraseña y lo abren con normalidad, así que el destinatario no necesita nada especial.
Cómo elegir la contraseña. La longitud gana a la ingeniosidad. Cuatro palabras sin relación («cobre-farol-martes-zorro») son mucho más fuertes que «P@ssw0rd1» y más fáciles de dictar por teléfono. No la reutilices de ningún otro sitio y apúntala: no existe el «olvidé mi contraseña» para un archivo cifrado, y eso es exactamente lo que hace que la protección sea real.
Tacha primero — y por qué los recuadros negros en las capturas no son tachar de verdad
La mayoría de las peticiones necesitan mucho menos que el documento entero. Un casero que verifica tu identidad necesita tu nombre, tu foto y la fecha de caducidad; normalmente no el número de documento ni el código de barras. Pregunta «¿qué campos necesitas exactamente?» y quita el resto.
Aquí está la trampa: dibujar un recuadro negro sobre el texto en la mayoría de las apps no elimina el texto. Añade un rectángulo encima. En un PDF, cualquiera puede seleccionar el texto que hay debajo del recuadro y pegarlo en otro sitio, o simplemente borrar el rectángulo. Un «tachado» transparente es peor que ninguno, porque parece seguro.
Dos formas de tachar de verdad:
- Para un PDF: usa nuestra herramienta para tachar PDF. Dibuja un recuadro sobre cualquier dato sensible, o escribe el nombre o número que quieres eliminar y marca todas las apariciones de una vez. El resultado se reconstruye página a página como imágenes planas con los recuadros integrados: debajo no queda texto que copiar. Funciona en tu navegador, así que el archivo se queda en tu dispositivo.
- Para una imagen suelta en el iPhone: ábrela, toca Marcar, tapa el campo con una forma negra sólida a opacidad máxima (nunca el subrayador) y luego haz una captura de pantalla del resultado y envía la captura, no el original editado. Una captura son píxeles planos; no hay capa debajo que pelar. Nuestra guía para compartir documentos desde tu iPhone lo explica paso a paso.
Entonces, y solo entonces, protege con contraseña el archivo tachado.
Formas de enviar un documento, comparadas
«Seguro» significa tres cosas distintas: protegido mientras el archivo viaja, protegido mientras está guardado en el ordenador de alguien, y si alguna vez puedes retirarlo.
| Cómo lo envías | ¿Protege en tránsito? | ¿Protege en reposo? | ¿Controlas el borrado? | Adecuado para |
|---|---|---|---|---|
| Adjunto de correo normal | Normalmente sí, entre servidores de correo | No: legible en cada bandeja donde aterrice | No | Papeleo sin importancia: un recibo, una autorización firmada |
| PDF protegido con contraseña por correo | Sí | Sí: ilegible sin la contraseña | No, pero las copias sueltas son inútiles sin la contraseña | DNI, extractos, contratos, cuando el correo es el único canal que aceptan |
| Servicio de correo cifrado | Sí | Sí, si ambas partes lo usan | En parte: algunos permiten que los mensajes caduquen | Gente a la que escribes con frecuencia y que lo tiene configurado |
| Portal seguro de subida que ofrece el destinatario | Sí | Sí: llega a su sistema, no a una bandeja de entrada | No, pero nada se queda en una bandeja de entrada | Bancos, administraciones públicas, Recursos Humanos, clínicas |
| Enlace de iCloud o Drive con caducidad | Sí | Depende de la configuración del enlace | Sí: desactiva el enlace cuando quieras | Archivos que varias personas necesitan durante un tiempo limitado |
| App de mensajería con cifrado de extremo a extremo | Sí | En ambos móviles, como mensaje normal | En parte: mensajes temporales, si ambos los usan | Envíos rápidos entre personas que confían en el móvil del otro |
| Fax, o entregarlo en mano | Fax: no; en mano: sí | Depende de lo que hagan con él | No | Oficinas que lo exigen; originales que hay que ver físicamente |
Tres filas merecen un apunte:
«¿Cómo envío un correo cifrado?» Lo que la gente quiere decir es cifrado de extremo a extremo —solo el remitente y el destinatario pueden leer el mensaje— y eso exige que ambas partes usen un servicio que lo admita. Vale para un gestor al que escribes cada mes; para un envío puntual a un casero, el PDF protegido con contraseña te da el mismo resultado práctico sin que tengan que instalar nada.
Enlaces con caducidad. Compartir un PDF desde iCloud Drive o Google Drive y desactivar el enlace el mes que viene es la opción sensata cuando varias personas necesitan un contrato durante un tiempo limitado: tú conservas el archivo; ellos lo consultan. (Mail Drop en el Mac hace algo parecido con adjuntos enormes, con un enlace que caduca a los 30 días.) Un enlace es una comodidad, no un sustituto de la contraseña: quien consiga el enlace, consigue el archivo.
El portal. Si el destinatario tiene una página segura de subida —la mayoría de bancos, administraciones y departamentos de Recursos Humanos la tienen—, úsala, aunque el correo fuera más rápido. Existe precisamente para que tus documentos no vivan en la bandeja de entrada de nadie. Cuando estés pidiendo una hipoteca, el portal es adonde deben ir las nóminas y los extractos; el hilo de correo es para las dudas.
Lo que no debes enviar por correo en ningún caso
Hay cosas demasiado peligrosas para mandarlas por correo incluso con contraseña, porque una contraseña adivinada o un destinatario descuidado entregan una identidad completa:
- Tu DNI o número de la Seguridad Social completo, tu fecha de nacimiento y un documento con foto, todo junto. Cada uno por separado ya es un problema; juntos son un kit de identidad. Si un formulario necesita de verdad los tres, para eso están los portales y las visitas en persona.
- Claves de acceso al banco, PIN de tarjetas o códigos de un solo uso. Ninguna empresa legítima los pide por correo, jamás. Una petición así es una estafa, no papeleo.
- Cualquier cosa que el destinatario no haya pedido. Eso de «mando todo por si acaso» multiplica las copias en circulación. Envía lo que te han pedido, nada más.
- Los documentos de otra persona sin su permiso. El pasaporte de tu pareja, el informe médico de tu hijo: si no es tuyo, pregunta primero.
Cuando la otra parte insiste en el correo
Caseros, coordinadores de Recursos Humanos y empleados de banca piden el correo porque a ellos les resulta fácil, no porque a ti te resulte seguro. La mayoría acepta un pequeño cambio si lo pides con naturalidad:
«Encantado de enviártelo. Te lo adjunto como PDF protegido con contraseña y te mando la contraseña por SMS: ¿es este tu número? Cuando lo hayas archivado, ¿podrías borrar el correo?»
No estás acusando a nadie de nada; estás describiendo lo que vas a hacer. La respuesta habitual es «vale», y si tienen un portal que se les olvidó mencionar, este es el momento en que se acuerdan.
Si ponen pegas —«nuestro sistema solo acepta adjuntos normales»—, todavía tienes opciones:
- Manda el PDF protegido de todas formas. Cualquier lector de PDF lo abre en cuanto escriben la contraseña. «Nuestro sistema» casi siempre significa la bandeja de entrada de una persona.
- Manda menos. Tacha hasta dejar solo los campos exactos que necesitan, de modo que incluso un adjunto sin proteger revele lo mínimo.
- Pide su canal seguro. «¿Dónde soléis pedir a los clientes que suban el DNI?» suele sacar a la luz una página de subida que la persona con la que hablas no usa en su día a día.
- Reparte el riesgo. Manda por correo el documento tachado y dicta por teléfono el dato que falta: el número de documento, por ejemplo.
La guía del escenario de alquilar un piso explica qué documentos puede pedir razonablemente un casero, para que sepas distinguir una petición normal de una excesiva.
Después de enviar: dónde debería vivir tu copia
Recado hecho. Ahora mira el rastro que ha quedado en tu móvil: una foto del pasaporte en el carrete, «Escaneado 14.pdf» en Archivos, una copia sin proteger en Descargas, el correo en Enviados. Cada uno es una copia suelta de tu identidad, visible para cualquiera a quien le dejes el móvil desbloqueado y para cada app con acceso a las fotos.
- Borra el correo enviado de Enviados y luego de la Papelera.
- Borra las copias de trabajo sin proteger: el escaneo original y cualquier versión tachada, de Archivos, Descargas y Fotos (y después de Eliminados recientemente).
- Guarda una copia maestra en un sitio con llave. Te volverán a pedir este documento; no lo reescanees cada vez. Un sitio con llave es un lugar que pide Face ID, mantiene el archivo cifrado y no muestra tu pasaporte en una cuadrícula de fotos de comidas: aquí te contamos por qué importa.
Ese último trabajo es para lo que está Paperlock. Guardas el pasaporte o el contrato una vez y vive cifrado en tu móvil detrás de Face ID, con los documentos sensibles mostrando miniaturas difuminadas hasta que confirmas que eres tú. La próxima vez que un banco lo pida, expórtalo como PDF en el momento, táchalo, protégelo y envíalo: sin rebuscar en Fotos y sin copias sueltas por el camino (cómo funciona). Esa copia maestra es también la que conviene respaldar como es debido.
Haz los cinco pasos una vez y te llevan tres minutos. Hazlos siempre y una bandeja de entrada robada —la tuya o la suya— deja de ser el fin del mundo.