Někdo potřebuje kopii vašeho pasu, nájemní smlouvy, výpisu z účtu nebo podepsaného formuláře — a žádost končí slovy „prostě to pošlete e-mailem“. Než cokoli připojíte, vězte tohle: obyčejný e-mail je pohlednice. Cestou se zkopíruje přes několik serverů a pak leží ve vaší složce Odeslané i v příchozí poště příjemce tak dlouho, dokud má kterýkoli z vás účet.

Bezpečná cesta zabere o pár minut navíc. Dokument pošlete jako PDF chráněné heslem, heslo pošlete jinou cestou (SMSkou nebo telefonátem), všechno, co příjemce nepotřebuje, začerněte ještě před zaheslováním a odeslanou kopii smažte, jakmile si svou práci odvede. Zbytek téhle stránky provede každým krokem na iPhonu i na Macu, s nástroji zdarma, které váš soubor nikam nenahrávají.

Proč je e-mail špatná výchozí volba pro naskenovaný pas

E-mail nebyl stavěný na tajemství. Byl stavěný na to, aby zpráva dorazila z jednoho počítače na druhý přes jakékoli stroje, které stály mezi nimi — proto je pořád všude, a proto se špatně hodí na fotku vašeho pasu. Tady je, co se s přílohou stane po stisknutí Odeslat:

  • Zkopíruje se, nepřesune. Váš poskytovatel pošty si nechá kopii. Poskytovatel příjemce si nechá kopii. Každé zařízení s poštovní aplikací si stáhne vlastní.
  • Nikdy nevyprší. Soubor leží ve vaší složce Odeslané a v jejich příchozí poště, dokud ho někdo záměrně nesmaže. Když se za pár let někdo vloupe do jednoho z těch účtů, sken tam pořád bude, dohledatelný podle slova „pas“.
  • Od přeposlání ho dělí jedno klepnutí. Realitní makléřka ho přepošle správci domu, ten majiteli, ten má asistentku. Nikdo nic zlého nemyslel, a najednou existuje šest kopií ve schránkách, o kterých jste nikdy neslyšeli — přesně v těch schránkách, které zločinci prohledávají.

Šifrování mezi poštovními servery, které dnes většina poskytovatelů používá, pomáhá proti tomu, aby někdo poslouchal na lince. S kopiemi, které leží na obou koncích, neudělá vůbec nic — a právě tam je skutečné riziko. Takže ochranu musí nést soubor sám — pak je každá zatoulaná kopie pro kohokoli bez hesla jen šum.

Bezpečná metoda v pěti krocích

Tohle je celá metoda; oddíly níže každý krok rozvádějí.

  1. Naskenujte pořádně. Použijte pořádný skener — ten vestavěný v aplikaci Poznámky na iPhonu, nebo skenovací aplikaci, které věříte — místo rychlé fotky, abyste dostali rovný, oříznutý a čitelný PDF. (Nejste si jistí, které skenovací aplikace respektují vaše soukromí? Tady je, jak to poznat.)
  2. Začerněte, co není potřeba. Zeptejte se příjemce, které údaje opravdu potřebuje, a zbytek trvale začerněte — pořádně, ne průhledným zvýrazňovačem.
  3. Zaheslujte PDF. Moderní šifrování PDF (AES-256) je stejný standard, jaký používá internetové bankovnictví; slabé místo je vždycky heslo, takže zvolte krátkou frázi z nesouvisejících slov raději než jméno mazlíčka.
  4. Soubor pošlete e-mailem, heslo jinudy. Přiložte chráněný PDF a odešlete. Pak heslo napište SMSkou, nebo ho řekněte po telefonu. Nikdy ho nedávejte do stejného e-mailu — a ani do dalšího e-mailu. Stejná schránka, stejný problém.
  5. Odeslanou kopii smažte a požádejte je, ať smažou tu svou. Jakmile potvrdí, že mají, co potřebují, smažte zprávu z Odeslaných i z Koše. Jedna věta „až to budete mít zařazené, prosím smažte to“ je normální žádost a většina profesionálů ji respektuje.

Na pořadí záleží: začerněte před zašifrováním (uzamčený soubor nejde upravit) a zašifrujte před připojením (příloha je to, co se kopíruje všude).

Jak před odesláním zaheslovat PDF (Mac, iPhone, bez Adobu)

K tomuhle nepotřebujete placený editor PDF. Dvě cesty zdarma:

Na Macu, v Náhledu. Aplikace, která PDF otevírá sama od sebe, ho umí zašifrovat na pár kliknutí:

  1. Otevřete PDF v Náhledu.
  2. Zvolte Soubor → Exportovat.
  3. Klikněte na Oprávnění (ve starších verzích macOS místo toho zaškrtněte políčko Šifrovat).
  4. Zapněte Vyžadovat heslo pro otevření dokumentu, napište heslo dvakrát a klikněte na Použít, pak Uložit.

Exportovaný soubor pojmenujte jinak, jednou ho otevřete, abyste ověřili, že si heslo vyžádá, a přiložte právě tenhle.

Na iPhonu — nebo jakémkoli zařízení — v prohlížeči. Soubory ani Fotky tlačítko „přidat heslo“ nemají, a obvyklá rada — nahrajte sken svého pasu na nějaký náhodný web „chraňte PDF“ — je protimluv: dokument, který se snažíte chránit, i s heslem byste svěřili cizímu serveru.

Náš bezplatný nástroj na zaheslování PDF udělá celou práci místo toho přímo ve vašem prohlížeči. Otevřete ho v Safari na iPhonu nebo na jakémkoli počítači, vyberte PDF, nastavte heslo a uložte zašifrovanou kopii. Šifrování běží ve vašem zařízení; soubor ani heslo ho nikdy neopustí. Kontroluje si i vlastní práci — výstup znovu otevře s vaším heslem, aby ověřil, že se odemkne, a bez něj, aby ověřil, že odmítne — a při psaní ukazuje srozumitelný ukazatel síly hesla.

Výsledek je v obou případech standardní zašifrované PDF: Náhled, Chrome, poštovní aplikace i iPhony si heslo vyžádají a soubor normálně otevřou, takže příjemce nepotřebuje nic zvláštního.

Výběr hesla. Délka vítězí nad důmyslem. Čtyři nesouvisející slova („měď-baterka-úterý-šelma“) jsou daleko silnější než „H3sl0!1“ a snáz se diktují po telefonu. Heslo nikde jinde znovu nepoužívejte a napište si ho — u zašifrovaného souboru žádné „zapomenuté heslo“ neexistuje, a právě to dělá tu ochranu skutečnou.

Nejdřív začerněte — a proč černé obdélníky na snímcích obrazovky nejsou začernění

Většina žádostí potřebuje mnohem míň než celý dokument. Pronajímatel ověřující totožnost potřebuje vaše jméno, fotku a datum platnosti — obvykle ne číslo dokladu ani čárový kód. Zeptejte se „které údaje vlastně potřebujete?“ a zbytek odstraňte.

Tady je past: překreslení textu černým obdélníkem text ve většině aplikací neodstraní. Jen nad něj položí obdélník. V PDF si kdokoli může text pod obdélníkem označit a zkopírovat, nebo obdélník prostě smazat. Průhledné „začernění“ je horší než žádné, protože vypadá bezpečně.

Dvě cesty, jak začernit skutečně:

  • Pro PDF: použijte náš nástroj na začernění PDF. Přetáhněte obdélník přes cokoli citlivého, nebo napište jméno či číslo, které má zmizet, a označte všechny výskyty najednou. Výstup se stránku po stránce přestaví jako ploché obrázky s vypálenými obdélníky — pod nimi už žádný text ke zkopírování nezbyde. Běží ve vašem prohlížeči, takže soubor zůstává ve vašem zařízení.
  • Pro jediný obrázek na iPhonu: otevřete ho, klepněte na Značky, překryjte údaj plně neprůhledným černým tvarem (nikdy zvýrazňovačem) a pak z výsledku pořiďte snímek obrazovky — pošlete snímek, ne upravený originál. Snímek obrazovky jsou ploché pixely; není pod nimi žádná vrstva, kterou by šlo oloupnout. Náš průvodce sdílením dokumentů z iPhonu vás tím provede.

Teprve potom — a jen potom — začerněný soubor zaheslujte.

Jak poslat dokument — srovnání způsobů

„Bezpečné“ znamená tři různé věci: chráněné, když soubor cestuje, chráněné, když někde leží, a jestli ho někdy můžete vzít zpátky.

Jak to pošlete Chrání cestou? Chrání uložený soubor? Máte pod kontrolou smazání? Hodí se pro
Obyčejná e-mailová příloha Většinou, mezi poštovními servery Ne — čitelná v každé schránce, kam dorazí Ne Drobná administrativa: účtenka, podepsané potvrzení
PDF chráněné heslem poslané e-mailem Ano Ano — bez hesla nečitelné Ne, ale zatoulané kopie jsou bez hesla k ničemu Doklady totožnosti, výpisy, smlouvy, když e-mail je jediný kanál, který přijímají
Šifrovaná e-mailová služba Ano Ano, pokud ji používají obě strany Částečně — některé umí zprávy nechat vypršet Lidé, kterým píšete pravidelně a kteří to mají nastavené
Zabezpečený nahrávací portál, který poskytne příjemce Ano Ano — skončí v jejich systému, ne ve schránce Ne, ale nic neleží v e-mailu Banky, úřady, personalistika, ordinace
Odkaz na iCloudu nebo Disku s časovou platností Ano Záleží na nastavení odkazu Ano — odkaz můžete kdykoli vypnout Soubory, které potřebuje pár lidí na omezenou dobu
Chatovací aplikace s koncovým šifrováním Ano Na obou telefonech, jako běžná zpráva Částečně — mizející zprávy, pokud je používají obě strany Rychlé poslání mezi lidmi, kteří si věří na své telefony
Fax nebo osobní předání Fax: ne; osobně: ano Záleží, co s tím udělají Ne Kanceláře, které to vyžadují; originály, které je třeba ukázat

Tři řádky si zaslouží poznámku:

„Jak pošlu šifrovaný e-mail?“ Lidé tím myslí koncové šifrování — zprávu umí přečíst jen odesílatel a příjemce — a to vyžaduje, aby obě strany používaly službu, která ho umí. Fajn pro účetní, které píšete každý měsíc; pro jednorázové poslání pronajímateli vám PDF chráněné heslem zajistí prakticky stejný výsledek, aniž by si museli cokoli instalovat.

Odkazy s časovou platností. Sdílet PDF z iCloud Drive nebo Google Drive a příští měsíc odkaz vypnout je dospělá volba, když potřebuje smlouvu víc lidí na omezenou dobu — soubor zůstává u vás, oni si ho prohlédnou. (Mail Drop na Macu dělá něco podobného pro obří přílohy, s odkazem, který vyprší po 30 dnech.) Odkaz je pohodlí, ne náhrada hesla — kdo odkaz dostane, dostane i soubor.

Portál. Pokud má příjemce zabezpečenou nahrávací stránku — většina bank, úřadů a personalistiky ji má — použijte ji, i kdyby e-mail byl rychlejší. Existuje právě proto, aby vaše dokumenty nežily v něčí poštovní schránce. Když žádáte o hypotéku, do portálu patří výplatní pásky i výpisy; e-mailové vlákno je na otázky.

Co e-mailem neposílat vůbec

Některé věci jsou příliš nebezpečné na to, aby se poslaly e-mailem i s heslem, protože jedno uhodnuté heslo nebo jeden nedbalý příjemce odevzdá kompletní identitu:

  • Celé rodné číslo, datum narození a fotodoklad dohromady. Každé samo o sobě je problém; dohromady jsou to sada na krádež identity. Pokud formulář opravdu potřebuje všechny tři, na to jsou portály a osobní návštěvy.
  • Přihlašovací údaje k bankovnictví, PINy karet nebo jednorázové kódy. Žádná seriózní firma po nich e-mailem nežádá, nikdy. Žádost, která to dělá, je podvod, ne administrativa.
  • Cokoli, o co příjemce nežádal. „Pošlu radši všechno, ať to mají“ roznásobí kopie v oběhu. Pošlete, o co bylo požádáno, nic víc.
  • Dokumenty někoho jiného bez jeho svolení. Pas manžela či manželky, zdravotní záznam dítěte — když to není vaše, nejdřív se zeptejte.

Když druhá strana trvá na e-mailu

Pronajímatelé, personalisté a úvěroví poradci žádají e-mail, protože je to snadné pro ně, ne protože je to bezpečné pro vás. Většina s malou změnou souhlasí, když požádáte přímo:

„Rád vám to pošlu. Připojím to jako PDF chráněné heslem a heslo vám napíšu SMSkou — je tohle správné číslo? Až to budete mít zařazené, mohl byste ten e-mail smazat?“

Nikoho z ničeho neobviňujete; jen popisujete, co se chystáte udělat. Obvyklá odpověď je „jasně“ — a pokud mají portál, na který zapomněli, právě teď si na něj vzpomenou.

Pokud se brání — „náš systém bere jen obyčejné přílohy“ — pořád máte možnosti:

  • Pošlete chráněné PDF i tak. Každá čtečka PDF ho otevře, jakmile zadají heslo. „Náš systém“ téměř vždycky znamená poštovní schránku jednoho člověka.
  • Pošlete míň. Začerněte všechno až na přesné údaje, které potřebují, aby i nechráněná příloha prozradila minimum.
  • Zeptejte se na jejich zabezpečený kanál. „Kam běžně nahrávají klienti doklady totožnosti?“ často vytáhne nahrávací stránku, kterou člověk, se kterým mluvíte, denně nepoužívá.
  • Rozdělte riziko. E-mailem pošlete začerněný dokument a chybějící údaj — třeba číslo dokladu — řekněte po telefonu.

Průvodce scénářem pronájmu bytu popisuje, které dokumenty může pronajímatel rozumně chtít, abyste poznali normální žádost od přehnané.

Po odeslání: kam patří vaše vlastní kopie

Vyřízeno. Teď se podívejte na stopu, kterou to zanechalo ve vašem telefonu: fotka pasu v knize fotek, „Sken 14.pdf“ v Souborech, nechráněná kopie ve Stažených, e-mail v Odeslaných. Každá z toho je volná kopie vaší identity, viditelná pro každého, komu podáte odemčený telefon, a pro každou aplikaci s přístupem k fotkám.

  1. Smažte odeslaný e-mail z Odeslaných a pak i z Koše.
  2. Smažte nechráněné pracovní kopie — původní sken i případnou začerněnou verzi — ze Souborů, ze Stažených a z Fotek (a pak z Nedávno smazaných).
  3. Jednu hlavní kopii si nechte na uzamčeném místě. O tenhle dokument vás požádají zase; neskenujte ho pokaždé znovu. Uzamčený domov znamená místo, které si vyžádá Face ID, drží soubor zašifrovaný a neukazuje váš pas v mřížce fotek z obědů — tady je, proč na tom záleží.

Právě k té poslední práci je Paperlock. Pas nebo nájemní smlouvu uložíte jednou a žije zašifrovaná ve vašem telefonu za Face ID, s rozmazanými náhledy citlivých dokumentů, dokud nepotvrdíte, že jste to vy. Až se banka příště ozve, vyexportujete PDF na počkání, začerníte, zaheslujete a pošlete — žádné hledání ve Fotkách, žádné zatoulané kopie (jak to funguje). Ta hlavní kopie je zároveň ta, kterou stojí za to pořádně zálohovat.

Proveďte pět kroků jednou a zaberou tři minuty. Dělejte je pokaždé a ukradená poštovní schránka — vaše nebo jejich — přestane být konec světa.