Quelqu'un a besoin d'une copie de votre passeport, de votre bail, d'un relevé bancaire, d'un formulaire signé — et la demande se termine par « envoyez-le simplement par e-mail ». Avant de joindre quoi que ce soit, sachez ceci : un e-mail classique, c'est une carte postale. Il est copié sur plusieurs serveurs en chemin, puis il reste dans votre dossier Envoyés et dans la boîte de réception du destinataire aussi longtemps que l'un de vous deux conserve son compte.

La méthode sûre prend quelques minutes de plus. Envoyez le document sous forme de PDF protégé par mot de passe, envoyez le mot de passe par un autre canal (un SMS ou un appel téléphonique), censurez tout ce dont le destinataire n'a pas besoin avant de protéger le fichier, et supprimez la copie envoyée une fois qu'elle a fait son travail. Le reste de cette page détaille chaque étape sur iPhone et Mac, avec des outils gratuits qui ne téléversent jamais votre fichier.

Pourquoi l'e-mail est le mauvais réflexe pour un scan de passeport

L'e-mail n'a pas été conçu pour les secrets. Il a été conçu pour faire passer un message d'un ordinateur à un autre via toutes les machines qui se trouvaient entre les deux — c'est pourquoi il est encore partout, et pourquoi il convient mal à une photo de votre passeport. Voici ce qui arrive à une pièce jointe après que vous avez appuyé sur envoyer :

  • Elle est copiée, pas déplacée. Votre fournisseur de messagerie en garde une copie. Le fournisseur du destinataire en garde une copie. Chaque appareil équipé de l'app mail en télécharge sa propre copie.
  • Elle n'expire jamais. Le fichier reste dans votre dossier Envoyés et dans sa boîte de réception jusqu'à ce que quelqu'un le supprime délibérément. Des années plus tard, si l'un des deux comptes est piraté, le scan est toujours là, à portée d'une recherche sur le mot « passeport ».
  • Elle est à un clic d'être transférée. Un agent immobilier la transfère au gestionnaire de l'immeuble, qui la transfère au propriétaire, qui a un assistant. Personne ne voulait de mal à personne, et voilà six copies dans des boîtes mail dont vous n'avez jamais entendu parler — exactement le genre de boîte que les malfaiteurs cherchent à fouiller.

Le chiffrement entre serveurs de messagerie que la plupart des fournisseurs utilisent aujourd'hui protège contre quelqu'un qui écouterait la ligne. Il ne change rien aux copies qui dorment aux deux extrémités, et c'est là que se trouve le vrai risque. C'est donc le fichier lui-même qui doit porter sa propre protection : ainsi, chaque copie égarée n'est que du bruit pour quiconque n'a pas le mot de passe.

La méthode sûre en cinq étapes

Voici toute la méthode ; les sections ci-dessous détaillent chaque étape.

  1. Numérisez proprement. Utilisez un vrai scanner — celui intégré à l'app Notes sur iPhone, ou une app de numérisation en laquelle vous avez confiance — plutôt qu'une photo rapide, pour obtenir un PDF à plat, recadré et lisible. (Vous ne savez pas quelles apps de numérisation respectent votre vie privée ? Voici comment les évaluer.)
  2. Censurez ce qui n'est pas nécessaire. Demandez au destinataire quels champs il lui faut réellement, et noircissez définitivement le reste — pour de vrai, pas avec un surligneur transparent.
  3. Protégez le PDF par mot de passe. Le chiffrement PDF moderne (AES-256) est le même standard que celui de la banque en ligne ; le point faible, c'est toujours le mot de passe, alors choisissez une courte phrase de mots sans rapport entre eux plutôt que le nom de votre animal.
  4. Envoyez le fichier par e-mail ; envoyez le mot de passe autrement. Joignez le PDF protégé et envoyez-le. Puis envoyez le mot de passe par SMS, ou donnez-le au téléphone. Ne le mettez jamais dans le même e-mail — ni dans un e-mail de suivi. Même boîte mail, même problème.
  5. Supprimez la copie envoyée, et demandez-leur de supprimer la leur. Une fois qu'ils confirment avoir ce qu'il leur faut, supprimez le message des Envoyés puis de la Corbeille. Un simple « merci de supprimer ce message une fois le document enregistré » est une demande normale, et la plupart des professionnels la respecteront.

L'ordre compte : censurez avant de chiffrer (on ne peut pas modifier un fichier verrouillé), et chiffrez avant de joindre (c'est la pièce jointe qui est copiée partout).

Comment protéger un PDF par mot de passe avant l'envoi (Mac, iPhone, sans Adobe)

Pas besoin d'un éditeur PDF payant pour cela. Deux méthodes gratuites :

Sur Mac, avec Aperçu. L'app qui ouvre les PDF par défaut peut en chiffrer un en quelques clics :

  1. Ouvrez le PDF dans Aperçu.
  2. Choisissez Fichier → Exporter.
  3. Cliquez sur Autorisations (sur les versions plus anciennes de macOS, cochez plutôt la case Chiffrer).
  4. Activez Exiger un mot de passe pour ouvrir le document, saisissez le mot de passe deux fois, cliquez sur Appliquer, puis sur Enregistrer.

Donnez un nouveau nom au fichier exporté, ouvrez-le une fois pour vérifier qu'il demande bien le mot de passe, puis joignez celui-là.

Sur iPhone, ou sur n'importe quel appareil, dans le navigateur. Fichiers et Photos n'ont pas de bouton « ajouter un mot de passe », et le conseil habituel — téléverser votre scan de passeport sur un site « protéger un PDF » quelconque — est une contradiction : vous confieriez le document que vous essayez de protéger, plus son mot de passe, au serveur d'un inconnu.

Notre outil gratuit de protection de PDF fait le travail entièrement dans votre navigateur. Ouvrez-le dans Safari sur votre iPhone ou sur n'importe quel ordinateur, choisissez le PDF, définissez un mot de passe et enregistrez la copie chiffrée. Le chiffrement s'exécute sur votre appareil ; le fichier et le mot de passe ne le quittent jamais. L'outil vérifie aussi son propre travail — en rouvrant le résultat avec votre mot de passe pour confirmer qu'il se déverrouille, et sans lui pour confirmer qu'il refuse — et affiche un indicateur de robustesse en langage clair pendant que vous tapez.

Dans les deux cas, le résultat est un PDF chiffré standard : Aperçu, Chrome, les apps mail et les iPhone demandent tous le mot de passe et l'ouvrent normalement, donc le destinataire n'a besoin de rien de particulier.

Choisir le mot de passe. La longueur bat l'astuce. Quatre mots sans rapport entre eux (« cuivre-lanterne-mardi-renard ») sont bien plus solides que « P@ssw0rd1 » et plus faciles à épeler au téléphone. Ne le réutilisez pas ailleurs, et notez-le : il n'existe pas de « mot de passe oublié » pour un fichier chiffré, et c'est exactement ce qui rend la protection réelle.

Censurez d'abord — et pourquoi les rectangles noirs sur des captures d'écran ne sont pas de la censure

La plupart des demandes nécessitent bien moins que le document entier. Un propriétaire qui vérifie votre identité a besoin de votre nom, de votre photo et de la date d'expiration — généralement pas du numéro du document ni du code-barres. Demandez « de quels champs avez-vous réellement besoin ? » et retirez le reste.

Voici le piège : dessiner un rectangle noir sur du texte dans la plupart des apps ne supprime pas le texte. Cela ajoute un rectangle par-dessus. Dans un PDF, n'importe qui peut sélectionner le texte sous le rectangle et le coller ailleurs, ou simplement supprimer le rectangle. Une « censure » transparente est pire que pas de censure du tout, parce qu'elle a l'air sûre.

Deux façons de censurer pour de vrai :

  • Pour un PDF : utilisez notre outil de censure de PDF. Dessinez un cadre sur tout ce qui est sensible, ou tapez le nom ou le numéro à faire disparaître et marquez toutes ses occurrences en une fois. Le résultat est reconstruit page par page sous forme d'images plates avec les cadres fusionnés — il ne reste aucun texte en dessous à copier. L'outil tourne dans votre navigateur, donc le fichier reste sur votre appareil.
  • Pour une image seule sur iPhone : ouvrez-la, touchez Annoter, couvrez le champ avec une forme noire pleine à opacité maximale (jamais le surligneur), puis faites une capture d'écran du résultat et envoyez la capture, pas l'original modifié. Une capture d'écran, ce sont des pixels à plat ; il n'y a pas de calque en dessous à décoller. Notre guide pour partager des documents depuis votre iPhone explique la marche à suivre.

Ensuite, et seulement ensuite, protégez le fichier censuré par mot de passe.

Les façons d'envoyer un document, comparées

« Sécurisé » veut dire trois choses différentes : protégé pendant que le fichier voyage, protégé pendant qu'il dort sur l'ordinateur de quelqu'un, et la possibilité ou non de le reprendre un jour.

Comment vous l'envoyez Protégé pendant le transfert ? Protégé au repos ? Vous contrôlez la suppression ? Adapté pour
Pièce jointe d'e-mail classique Généralement, entre serveurs de messagerie Non — lisible dans chaque boîte mail où elle atterrit Non Paperasse sans enjeu : un reçu, une autorisation signée
PDF protégé par mot de passe par e-mail Oui Oui — illisible sans le mot de passe Non, mais les copies égarées sont inutiles sans le mot de passe Pièces d'identité, relevés, contrats, quand l'e-mail est le seul canal accepté
Service d'e-mail chiffré Oui Oui, si les deux côtés l'utilisent En partie — certains permettent de faire expirer les messages Les personnes à qui vous écrivez régulièrement et qui sont équipées
Portail de dépôt sécurisé fourni par le destinataire Oui Oui — atterrit dans leur système, pas dans une boîte mail Non, mais rien ne dort dans une boîte mail Prêteurs, administrations, RH, cliniques
Lien iCloud ou Drive avec expiration Oui Dépend des réglages du lien Oui — désactivez le lien à tout moment Fichiers dont quelques personnes ont besoin pour une durée limitée
App de messagerie avec chiffrement de bout en bout Oui Sur les deux téléphones, comme un message ordinaire En partie — messages éphémères, si les deux côtés les utilisent Envois rapides entre personnes qui font confiance au téléphone de l'autre
Fax, ou remise en main propre Fax : non ; en main propre : oui Dépend de ce qu'ils en font Non Bureaux qui l'exigent ; originaux qui doivent être vus

Trois lignes méritent une note :

« Comment envoyer un e-mail chiffré ? » Ce que les gens veulent dire, c'est le chiffrement de bout en bout — seuls l'expéditeur et le destinataire peuvent lire le message — et cela exige que les deux côtés utilisent un service qui le prend en charge. Parfait pour un expert-comptable à qui vous écrivez tous les mois ; pour un envoi unique à un propriétaire, le PDF protégé par mot de passe vous donne le même résultat pratique sans rien leur faire installer.

Les liens avec expiration. Partager un PDF depuis iCloud Drive ou Google Drive, puis désactiver le lien le mois suivant, c'est l'option raisonnable quand plusieurs personnes ont besoin d'un contrat pour une durée limitée — vous gardez le fichier ; elles le consultent. (Mail Drop sur Mac fait quelque chose de similaire pour les très grosses pièces jointes, avec un lien qui expire au bout de 30 jours.) Un lien est une commodité, pas un substitut au mot de passe : quiconque obtient le lien obtient le fichier.

Le portail. Si le destinataire a une page de dépôt sécurisée — la plupart des prêteurs, administrations et services RH en ont une — utilisez-la, même si l'e-mail serait plus rapide. Elle existe précisément pour que vos documents ne vivent pas dans la boîte mail de quelqu'un. Quand vous demandez un prêt immobilier, le portail est l'endroit où doivent aller les bulletins de salaire et les relevés ; le fil d'e-mails sert aux questions.

Ce qu'il ne faut pas envoyer par e-mail du tout

Certaines choses sont trop dangereuses pour être envoyées par e-mail même avec un mot de passe, car un seul mot de passe deviné ou un seul destinataire négligent livre une identité complète :

  • Votre numéro de sécurité sociale complet, votre date de naissance et une pièce d'identité avec photo réunis. Chacun seul est un problème ; ensemble, c'est un kit d'usurpation. Si un formulaire a vraiment besoin des trois, c'est à cela que servent les portails et les déplacements en personne.
  • Vos identifiants bancaires, codes de carte ou codes à usage unique. Aucun organisme légitime ne les demande par e-mail, jamais. Une demande de ce genre est une arnaque, pas de la paperasse.
  • Tout ce que le destinataire n'a pas demandé. « Je vais tout envoyer comme ça ils auront tout » multiplie les copies en circulation. Envoyez ce qui a été demandé, rien de plus.
  • Les documents de quelqu'un d'autre sans son accord. Le passeport de votre conjoint, le dossier médical de votre enfant — si ce n'est pas le vôtre, demandez d'abord.

Quand l'autre partie insiste pour l'e-mail

Les propriétaires, les coordinateurs RH et les conseillers de prêt demandent l'e-mail parce que c'est facile pour eux, pas parce que c'est sûr pour vous. La plupart accepteront un petit changement si vous le demandez simplement :

« Je vous envoie ça avec plaisir. Je le joindrai en PDF protégé par mot de passe et je vous enverrai le mot de passe par SMS — c'est bien ce numéro ? Une fois le document enregistré, pourriez-vous supprimer l'e-mail ? »

Vous n'accusez personne de rien ; vous décrivez ce que vous allez faire. La réponse habituelle est « bien sûr » — et s'ils ont un portail qu'ils ont oublié de mentionner, c'est à ce moment-là qu'ils s'en souviennent.

S'ils résistent — « notre système n'accepte que les pièces jointes simples » — vous avez encore des options :

  • Envoyez quand même le PDF protégé. Tout lecteur PDF l'ouvre une fois le mot de passe saisi. « Notre système » veut presque toujours dire la boîte mail d'une personne.
  • Envoyez moins. Censurez jusqu'aux champs exacts dont ils ont besoin, pour que même une pièce jointe non protégée ne révèle que le minimum.
  • Demandez leur canal sécurisé. « Où vos clients déposent-ils normalement leur pièce d'identité ? » fait souvent surgir une page de dépôt que votre interlocuteur n'utilise pas au quotidien.
  • Répartissez le risque. Envoyez le document censuré par e-mail et donnez le détail manquant — le numéro du document, par exemple — par téléphone.

Le guide de scénario sur la location d'un appartement précise quels documents un propriétaire peut raisonnablement demander, pour distinguer une demande normale d'une demande excessive.

Après l'envoi : où votre propre copie doit vivre

La corvée est faite. Regardez maintenant la trace qu'elle a laissée sur votre téléphone : une photo de votre passeport dans la pellicule, « Scan 14.pdf » dans Fichiers, une copie non protégée dans Téléchargements, l'e-mail dans Envoyés. Chacune est une copie en liberté de votre identité, visible par quiconque tient votre téléphone déverrouillé et par chaque app ayant accès à vos photos.

  1. Supprimez l'e-mail envoyé des Envoyés puis de la Corbeille.
  2. Supprimez les copies de travail non protégées — le scan original et toute version censurée — de Fichiers, de Téléchargements et de Photos (puis des Suppressions récentes).
  3. Gardez une copie maîtresse dans un endroit verrouillé. On vous redemandera ce document ; ne le re-scannez pas à chaque fois. Un endroit verrouillé, c'est un endroit qui demande Face ID, qui garde le fichier chiffré et qui n'affiche pas votre passeport dans une grille de photos de déjeuners — voici pourquoi c'est important.

Ce dernier travail, c'est la raison d'être de Paperlock. Enregistrez le passeport ou le bail une fois et il vit chiffré sur votre téléphone derrière Face ID, avec des vignettes floutées pour les documents sensibles jusqu'à ce que vous confirmiez que c'est bien vous. La prochaine fois qu'un prêteur le demande, exportez-le en PDF sur-le-champ, censurez-le, protégez-le et envoyez-le — sans fouiller dans Photos, sans laisser de copies traîner (comment ça marche). Cette copie maîtresse est aussi celle qui mérite une vraie sauvegarde.

Faites les cinq étapes une fois et elles prennent trois minutes. Faites-les à chaque fois et une boîte mail piratée — la vôtre ou la leur — cesse d'être la fin du monde.