나중에 후회하지 않도록 중요한 서류를 이메일로 보내는 방법

여권 사본, 임대차 계약서, 은행 거래 내역서, 서명한 양식을 누군가 달라고 합니다. 그리고 요청은 “그냥 이메일로 보내 주세요”로 끝나죠. 무엇이든 첨부하기 전에 이것만은 알아 두세요. 평범한 이메일은 엽서와 같습니다. 가는 길에 여러 서버를 거치며 복사되고, 그 뒤에는 당신의 보낸편지함과 받는 사람의 받은편지함에, 둘 중 한 명이 계정을 유지하는 한 계속 남아 있습니다.

안전하게 보내는 방법은 몇 분만 더 걸립니다. 문서를 암호로 보호된 PDF로 보내고, 암호는 다른 경로로(문자나 전화로) 보내고, 받는 사람에게 필요 없는 부분은 보호하기 전에 가리고, 역할을 다하면 보낸 사본을 지우는 것입니다. 이 페이지의 나머지 부분에서는 각 단계를 iPhone과 Mac에서, 파일을 어디에도 올리지 않는 무료 도구로 하나씩 살펴봅니다.

여권 스캔본에 이메일이 기본값으로 어울리지 않는 이유

이메일은 비밀을 위해 만들어지지 않았습니다. 한 컴퓨터에서 다른 컴퓨터로, 그 사이에 있는 어떤 기계들이든 거쳐서 메시지를 전달하도록 만들어졌습니다. 그래서 지금도 어디에나 있고, 그래서 여권 사진과는 잘 맞지 않습니다. 보내기를 누른 뒤 첨부 파일에 어떤 일이 일어나는지 보세요.

• 이동이 아니라 복사가 됩니다. 당신의 메일 제공업체가 사본을 보관합니다. 받는 사람의 제공업체도 사본을 보관합니다. 메일 앱이 깔린 기기마다 각자의 사본을 내려받습니다.
• 만료되지 않습니다. 누군가 일부러 지우기 전까지 파일은 당신의 보낸편지함과 상대의 받은편지함에 그대로 있습니다. 몇 년 뒤 어느 한쪽 계정이 뚫리면, 그 스캔본은 “여권”이라는 단어로 검색되는 상태 그대로 거기 있습니다.
• 한 번의 탭이면 전달됩니다. 임대 담당자가 관리인에게 전달하고, 관리인은 집주인에게 전달하고, 집주인에게는 비서가 있습니다. 누구도 나쁜 뜻은 없었지만, 이제 당신이 들어 본 적도 없는 받은편지함 여섯 곳에 사본이 있습니다. 범죄자들이 뒤지는 곳이 바로 그런 받은편지함입니다.

요즘 대부분의 메일 제공업체가 쓰는 서버 간 암호화는 전송 중에 누가 엿듣는 것을 막아 줍니다. 하지만 양쪽 끝에 쌓여 있는 사본들에는 아무 소용이 없고, 진짜 위험은 바로 거기에 있습니다. 그래서 파일 자체가 스스로를 보호해야 합니다. 그러면 길 잃은 사본은 암호가 없는 사람에게 그저 잡음일 뿐입니다.

다섯 단계 안전 전송법

이것이 방법 전부이고, 아래 각 항에서 단계별로 자세히 설명합니다.

1. 깨끗하게 스캔하세요. 대충 찍은 사진 대신, iPhone의 메모 앱에 내장된 것 같은 진짜 스캐너나 믿을 수 있는 스캐너 앱을 사용해서 평평하고 잘려 있고 읽기 쉬운 PDF를 만드세요. (어떤 스캐너 앱이 내 개인정보를 존중하는지 모르겠다면 판별하는 방법을 참고하세요.)
2. 필요 없는 부분은 가리세요. 받는 사람에게 실제로 어떤 항목이 필요한지 묻고, 나머지는 영구적으로 검게 칠하세요. 제대로요. 속이 비치는 형광펜으로가 아니라요.
3. PDF에 암호를 거세요. 최신 PDF 암호화(AES-256)는 인터넷 뱅킹에 쓰이는 것과 같은 표준입니다. 약한 고리는 언제나 암호이니, 애완동물 이름 대신 서로 관련 없는 단어를 이은 짧은 문구를 고르세요.
4. 파일은 이메일로, 암호는 다른 길로 보내세요. 보호된 PDF를 첨부해서 보냅니다. 그런 다음 암호는 문자로 보내거나 전화로 말해 주세요. 같은 이메일에 넣는 것은 절대 안 되고, 후속 이메일에 넣는 것도 안 됩니다. 같은 받은편지함, 같은 문제입니다.
5. 보낸 사본을 지우고, 상대에게도 지워 달라고 하세요. 필요한 것을 받았다는 확인을 받으면 보낸편지함과 휴지통에서 메시지를 지우세요. “정리하신 뒤에는 지워 주세요”라는 한 줄은 이상한 부탁이 아니며, 대부분의 직장인은 들어 줍니다.

순서가 중요합니다. 가리기는 암호화 전에(잠긴 파일은 편집할 수 없습니다), 암호화는 첨부 전에 하세요(여기저기 복사되는 것은 바로 첨부 파일이니까요).

이메일로 보내기 전에 PDF에 암호를 거는 방법 (Mac, iPhone, Adobe 없이)

이 일에 유료 PDF 편집 프로그램은 필요 없습니다. 무료 방법 두 가지입니다.

Mac에서는 미리 보기로. PDF를 기본으로 여는 그 앱이 클릭 몇 번으로 암호화할 수 있습니다.

1. 미리 보기에서 PDF를 엽니다.
2. 파일 → 내보내기를 선택합니다.
3. 권한을 클릭합니다(이전 버전의 macOS에서는 암호화 상자를 체크합니다).
4. 문서를 열 때 암호 필요를 켜고, 암호를 두 번 입력한 뒤 적용, 저장을 차례로 클릭합니다.

내보낸 파일에는 새 이름을 붙이고, 한 번 열어서 암호를 묻는지 확인한 다음 그 파일을 첨부하세요.

iPhone에서는, 아니 어떤 기기에서든, 브라우저로. 파일과 사진 앱에는 “암호 추가” 버튼이 없습니다. 그리고 흔히 듣는 조언, 즉 여권 스캔본을 아무 “PDF 보호” 웹사이트에나 올리라는 말은 앞뒤가 맞지 않습니다. 보호하려는 문서와 그 암호를 낯선 서버에 통째로 넘기는 셈이니까요.

우리의 무료 PDF 보호 도구는 그 일을 전부 브라우저 안에서 처리합니다. iPhone의 Safari나 아무 컴퓨터에서나 열고, PDF를 선택하고, 암호를 설정하고, 암호화된 사본을 저장하세요. 암호화는 기기 안에서 일어나고, 파일과 암호는 기기를 떠나지 않습니다. 스스로 한 일도 검증합니다. 결과물을 암호로 다시 열어 풀리는지 확인하고, 암호 없이는 거부되는지 확인하며, 입력하는 동안 암호의 강도를 알기 쉬운 표시로 보여 줍니다.

어느 쪽이든 결과는 표준 암호화 PDF입니다. 미리 보기, Chrome, 메일 앱, iPhone 모두 암호를 묻고 정상적으로 열어 주므로, 받는 사람에게 특별한 것은 필요 없습니다.

암호 고르기. 요령보다 길이가 이깁니다. 서로 관련 없는 단어 네 개(“구리-랜턴-화요일-여우”)가 “P@ssw0rd1”보다 훨씬 강하고, 전화로 불러 주기도 쉽습니다. 다른 데 쓰는 암호를 재활용하지 말고, 어딘가에 적어 두세요. 암호화된 파일에는 “암호 찾기”가 없습니다. 그래서 그 보호가 진짜입니다.

먼저 가리세요 — 스크린샷의 검은 상자가 가리기가 아닌 이유

대부분의 요청에는 문서 전체보다 훨씬 적은 부분만 필요합니다. 신원을 확인하는 집주인에게 필요한 것은 이름과 사진, 유효기간이지, 보통은 문서 번호나 바코드가 아닙니다. “실제로 어떤 항목이 필요하세요?”라고 묻고 나머지는 없애세요.

여기에 함정이 있습니다. 대부분의 앱에서 텍스트 위에 검은 상자를 그리는 것은 텍스트를 지우지 않습니다. 그 위에 사각형을 얹을 뿐입니다. PDF에서는 누구나 상자 아래의 텍스트를 선택해서 긁어 낼 수 있고, 사각형 자체를 지워 버릴 수도 있습니다. 속이 비치는 “가리기”는 안 한 것보다 나쁩니다. 안전해 보이니까요.

진짜로 가리는 방법 두 가지:

• PDF라면: 우리의 PDF 가리기 도구를 사용하세요. 민감한 부분 위에 상자를 그리거나, 지우고 싶은 이름이나 번호를 입력해 나오는 곳마다 한꺼번에 표시할 수 있습니다. 결과물은 페이지마다 상자가 새겨진 평평한 이미지로 다시 만들어집니다. 그 아래에 긁어 낼 텍스트는 남아 있지 않습니다. 브라우저 안에서 돌아가므로 파일은 기기에 그대로 있습니다.
• iPhone의 이미지 한 장이라면: 사진을 열고 마크업을 탭한 뒤, 불투명도를 최대로 한 검은 도형으로 해당 항목을 덮으세요(형광펜은 절대 안 됩니다). 그런 다음 결과를 스크린샷으로 찍어서 편집한 원본이 아니라 스크린샷을 보내세요. 스크린샷은 평평한 픽셀 덩어리라 벗겨 낼 아랫단이 없습니다. iPhone에서 문서 공유하기 가이드에 그 과정이 나와 있습니다.

그리고 나서야, 그때서야 가린 파일에 암호를 거세요.

문서를 보내는 방법, 비교해 보면

“안전하다”는 말에는 세 가지 뜻이 있습니다. 파일이 이동하는 동안 보호되는가, 누군가의 컴퓨터에 머무는 동안 보호되는가, 그리고 당신이 되찾아 올 수 있는가.

보내는 방법	전송 중 보호?	보관 중 보호?	삭제를 내가 통제?	적합한 경우
일반 이메일 첨부	보통은, 메일 서버 사이에서	아니요 — 닿는 모든 받은편지함에서 읽을 수 있음	아니요	부담 없는 서류: 영수증, 서명한 동의서
암호로 보호된 PDF를 이메일로	예	예 — 암호 없이는 읽을 수 없음	아니요, 단 길 잃은 사본은 암호 없이는 무용	신분증, 내역서, 계약서 — 이메일만 받는 상대일 때
암호화 이메일 서비스	예	예, 양쪽이 같은 서비스를 쓰면	부분적 — 메시지에 만료를 걸 수 있는 곳도 있음	정기적으로 연락하며 이미 그 환경을 갖춘 상대
받는 쪽이 제공하는 보안 업로드 포털	예	예 — 받은편지함이 아니라 상대 시스템으로 들어감	아니요, 단 받은편지함에 남는 것도 없음	대출 기관, 관공서, 인사팀, 병원
만료 기한이 있는 iCloud 또는 Drive 링크	예	링크 설정에 따라 다름	예 — 링크를 언제든 끌 수 있음	여럿이 한시적으로 봐야 하는 파일
종단 간 암호화 메신저	예	양쪽 휴대폰에 일반 메시지로	부분적 — 사라지는 메시지, 양쪽이 쓸 때	서로의 휴대폰을 신뢰하는 사람끼리 빠르게 보낼 때
팩스, 또는 직접 건네주기	팩스: 아니요; 직접: 예	상대가 어떻게 하느냐에 따라	아니요	팩스를 요구하는 사무실; 직접 확인해야 하는 원본

세 행에는 설명이 필요합니다.

“암호화된 이메일은 어떻게 보내나요?” 사람들이 말하는 것은 종단 간 암호화, 즉 보낸 사람과 받는 사람만 읽을 수 있는 방식이고, 그러려면 양쪽이 그것을 지원하는 서비스를 써야 합니다. 매달 연락하는 회계사와는 괜찮지만, 집주인에게 한 번 보내는 일이라면 암호로 보호된 PDF가 상대에게 아무것도 설치하게 하지 않고 실질적으로 같은 결과를 줍니다.

만료 기한이 있는 링크. iCloud Drive나 Google Drive에서 PDF를 공유하고 다음 달에 링크를 끄는 것은, 여러 사람이 계약서를 한시적으로 봐야 할 때 어른스러운 선택지입니다. 파일은 내가 갖고 상대는 보기만 하니까요. (Mac의 Mail Drop도 비슷한 일을 합니다. 큰 첨부 파일을 30일 뒤에 만료되는 링크로 보냅니다.) 링크는 편의일 뿐 암호의 대체재는 아닙니다. 링크를 얻은 사람은 누구든 파일을 얻습니다.

포털. 받는 쪽에 보안 업로드 페이지가 있다면 — 대부분의 대출 기관, 관공서, 인사팀에는 있습니다 — 이메일이 더 빨라도 그것을 쓰세요. 당신의 서류가 누군가의 받은편지함에 살지 않도록 하려고 있는 것이니까요. 주택담보대출을 신청할 때 급여명세서와 내역서가 가야 할 곳은 포털이고, 이메일 스레드는 질문용입니다.

이메일로는 아예 보내지 말아야 할 것

어떤 것들은 암호를 걸어도 이메일로 보내기에 너무 위험합니다. 암호 하나가 알아맞혀지거나 받는 사람이 한 번 부주의하면 온전한 신원이 통째로 넘어가니까요.

• 주민등록번호 전체, 생년월일, 사진 부착 신분증을 함께. 하나하나도 문제지만, 함께면 신원 도용 세트입니다. 세 가지가 정말 모두 필요한 양식이라면, 그것이 포털과 직접 방문이 존재하는 이유입니다.
• 은행 로그인 정보, 카드 비밀번호, 일회용 인증 코드. 제대로 된 사업체는 이런 것을 이메일로 요구하지 않습니다. 절대로요. 그런 요청은 서류 업무가 아니라 사기입니다.
• 상대가 요청하지 않은 것은 무엇이든. “그냥 다 보내 두면 알아서 쓰겠지”는 돌아다니는 사본을 늘릴 뿐입니다. 요청받은 것만 보내세요.
• 본인 허락 없는 타인의 서류. 배우자의 여권, 아이의 진료 기록 — 내 것이 아니라면 먼저 물어보세요.

상대가 이메일을 고집할 때

집주인, 인사 담당자, 대출 심사관이 이메일을 원하는 것은 당신에게 안전해서가 아니라 그들에게 편해서입니다. 담백하게 말하면 대부분 작은 변화에는 응해 줍니다.

“보내 드릴게요. 암호를 건 PDF로 첨부하고 암호는 문자로 알려 드릴 테니, 이 번호가 맞을까요? 정리하신 뒤에는 이메일을 지워 주시겠어요?”

누구를 의심하는 것도 아니고, 당신이 하려는 일을 말하는 것뿐입니다. 보통의 대답은 “그러시죠”이고, 깜빡하고 말하지 않은 포털이 있다면 이 순간에 생각나는 법입니다.

거절당한다면 — “저희 시스템은 일반 첨부만 받아요” — 그래도 선택지는 있습니다.

• 보호된 PDF를 그냥 보내세요. 모든 PDF 리더는 암호를 입력하면 열어 줍니다. “저희 시스템”은 거의 언제나 어떤 사람의 받은편지함을 말합니다.
• 덜 보내세요. 상대가 필요로 하는 항목만 남기고 가리면, 보호되지 않은 첨부라 해도 드러나는 것이 최소한이 됩니다.
• 그쪽의 보안 경로를 물어보세요. “보통 고객 신분증은 어디에 올리라고 안내하시나요?”라고 물으면, 말하는 상대가 평소에 쓰지 않던 업로드 페이지가 나오는 경우가 많습니다.
• 위험을 나누세요. 가린 문서는 이메일로 보내고, 빠진 정보 — 문서 번호 같은 것 — 는 전화로 불러 주세요.

아파트를 임대할 때 시나리오 가이드에는 집주인이 합리적으로 요구할 수 있는 서류가 정리되어 있어서, 정상적인 요청과 지나친 요청을 구분할 수 있습니다.

보낸 뒤: 내 사본은 어디에 두어야 할까

심부름은 끝났습니다. 이제 휴대폰에 남은 흔적을 보세요. 카메라 롤의 여권 사진, 파일 앱의 “스캔 14.pdf”, 다운로드 폴더의 보호되지 않은 사본, 보낸편지함의 이메일. 하나하나가 당신의 신원이 헐겁게 흩어진 사본이고, 잠금 해제된 휴대폰을 건네받은 사람과 사진 접근 권한이 있는 모든 앱에 노출되어 있습니다.

1. 보낸 이메일을 지우세요. 보낸편지함에서 지우고, 휴지통에서도 지우세요.
2. 보호되지 않은 작업용 사본을 지우세요. 원본 스캔과 가린 버전을 파일, 다운로드, 사진 앱에서 지우고(그다음 최근 삭제된 항목에서도) 정리하세요.
3. 원본 사본 하나는 잠긴 곳에 보관하세요. 이 문서는 또 요구받게 될 테니 매번 다시 스캔하지 마세요. 잠긴 집이란 Face ID를 요구하고, 파일을 암호화된 상태로 보관하고, 점심 사진들 사이에 여권을 나란히 보여 주지 않는 곳을 말합니다. 왜 그것이 중요한지는 여기에 있습니다.

마지막 일이 바로 Paperlock이 하는 일입니다. 여권이나 임대차 계약서를 한 번 저장해 두면 Face ID 뒤에서 휴대폰 안에 암호화된 채로 보관되고, 민감한 문서는 당신이라고 확인되기 전까지 흐린 썸네일로 표시됩니다. 다음에 대출 기관이 요구하면 그 자리에서 PDF로 내보내고, 가리고, 보호해서 보내면 됩니다. 사진 앱을 뒤질 일도, 남는 사본도 없습니다(작동 방식). 그 원본 사본이야말로 제대로 백업해 둘 가치가 있는 것입니다.

다섯 단계를 한 번 해 보면 3분이면 됩니다. 매번 그렇게 하면, 받은편지함이 털리는 일 — 내 것이든 상대 것이든 — 은 더 이상 세상의 종말이 아닙니다.