Noen trenger en kopi av passet ditt, leiekontrakten, en kontoutskrift, et signert skjema – og forespørselen ender med «bare send det på e-post». Før du legger ved noe som helst, bør du vite dette: en vanlig e-post er et postkort. Den kopieres via flere servere på veien og blir deretter liggende i Sendt-mappen din og i mottakerens innboks så lenge en av dere har kontoen.

Den trygge måten tar noen ekstra minutter. Send dokumentet som en passordbeskyttet PDF, send passordet på en annen kanal (en tekstmelding eller en telefonsamtale), sladd det mottakeren ikke trenger før du beskytter filen, og slett den sendte kopien når den har gjort jobben sin. Resten av denne siden går gjennom hvert trinn på iPhone og Mac, med gratisverktøy som aldri laster opp filen din.

Derfor er e-post feil utgangspunkt for en skanning av passet

E-post ble ikke laget for hemmeligheter. Det ble laget for å få en melding fra én datamaskin til en annen via hvilke maskiner som enn sto imellom – og det er derfor det fortsatt finnes overalt, og derfor det passer dårlig til et bilde av passet ditt. Slik går det med et vedlegg etter at du har trykket send:

  • Det kopieres, det flyttes ikke. E-postleverandøren din beholder en kopi. Mottakerens leverandør beholder en kopi. Hver enhet med e-postappen laster ned sin egen.
  • Det utløper aldri. Filen ligger i Sendt-mappen din og i deres innboks til noen aktivt sletter den. Mange år senere, hvis en av kontoene blir hacket, ligger skanningen fortsatt der, søkbar på ordet «pass».
  • Det er ett trykk unna å bli videresendt. En utleiemegler videresender det til eiendomsforvalteren, som videresender det til eieren, som har en assistent. Ingen mente noe vondt, og nå finnes det seks kopier i innbokser du aldri har hørt om – akkurat den typen innboks kriminelle leter i.

Krypteringen mellom e-postservere som de fleste leverandører bruker i dag, hjelper mot noen som lytter på linjen. Den gjør ingenting med kopiene som ligger i hver ende, og det er der den virkelige risikoen bor. Derfor må selve filen bære sin egen beskyttelse – da er enhver villfaren kopi bare støy for alle uten passordet.

Femtrinnsmetoden for trygg sending

Dette er hele metoden; avsnittene under utdyper hvert trinn.

  1. Skann ordentlig. Bruk en skikkelig skanner – den som er innebygd i Notater-appen på iPhone, eller en skannerapp du stoler på – i stedet for et raskt bilde, slik at du får en flat, beskåret og lesbar PDF. (Usikker på hvilke skannerapper som respekterer personvernet ditt? Slik vurderer du en av dem.)
  2. Sladd det som ikke trengs. Spør mottakeren hvilke felter de faktisk trenger, og svart ut resten permanent – ordentlig, ikke med en gjennomsiktig overstrekingspenn.
  3. Passordbeskytt PDF-en. Moderne PDF-kryptering (AES-256) er samme standard som brukes i nettbank; det svake punktet er alltid passordet, så velg en kort frase med ord som ikke henger sammen, i stedet for navnet på kjæledyret ditt.
  4. Send filen på e-post; send passordet på en annen måte. Legg ved den beskyttede PDF-en og send den. Send deretter passordet på SMS, eller si det over telefonen. Legg det aldri i samme e-post – og ikke i en oppfølgings- e-post heller. Samme innboks, samme problem.
  5. Slett den sendte kopien, og be dem slette sin. Når de bekrefter at de har det de trenger, sletter du meldingen fra Sendt og deretter fra Papirkurv. Én linje med «kan du slette denne når du har arkivert den?» er en helt normal forespørsel, og de fleste profesjonelle etterkommer den.

Rekkefølgen betyr noe: sladd før du krypterer (du kan ikke redigere en låst fil), og krypter før du legger ved (det er vedlegget som kopieres overalt).

Slik passordbeskytter du en PDF før du sender den (Mac, iPhone, uten Adobe)

Du trenger ikke et betalt PDF-program for dette. To gratismåter:

På en Mac, med Forhåndsvisning. Appen som åpner PDF-er som standard, kan kryptere en med noen få klikk:

  1. Åpne PDF-en i Forhåndsvisning.
  2. Velg Arkiv → Eksporter.
  3. Klikk Tillatelser (på eldre versjoner av macOS krysser du i stedet av for Krypter).
  4. Slå på Krev passord for å åpne dokumentet, skriv passordet to ganger, og klikk Bruk og deretter Lagre.

Gi den eksporterte filen et nytt navn, åpne den én gang for å sjekke at den ber om passordet, og legg ved den.

På en iPhone, eller hvilken som helst enhet, i nettleseren. Filer og Bilder har ingen «legg til passord»-knapp, og det vanlige rådet – last opp passskanningen din til en tilfeldig «beskytt PDF»-nettside – er en selv- motsigelse: Da gir du dokumentet du prøver å beskytte, pluss passordet, til en fremmands server.

Vårt gratis verktøy for å beskytte PDF gjør jobben helt i nettleseren din i stedet. Åpne det i Safari på iPhonen din eller på en hvilken som helst datamaskin, velg PDF-en, sett et passord og lagre den krypterte kopien. Krypteringen skjer på enheten din; filen og passordet forlater den aldri. Verktøyet sjekker også sitt eget arbeid – det åpner resultatet på nytt med passordet ditt for å bekrefte at det låses opp, og uten det for å bekrefte at det nektes – og viser en enkel styrkemåler mens du skriver.

Uansett vei blir resultatet en standard kryptert PDF: Forhåndsvisning, Chrome, e-postapper og iPhoner ber alle om passordet og åpner filen som normalt, så mottakeren trenger ikke noe spesielt.

Å velge passordet. Lengde slår lurtness. Fire ord som ikke henger sammen («kobber-lykt-tirsdag-rev») er langt sterkere enn «P@ssw0rd1» og lettere å si høyt over telefonen. Ikke bruk det om igjen fra noe annet, og skriv det ned – det finnes ingen «glemt passord» for en kryptert fil, og det er akkurat det som gjør beskyttelsen ekte.

Sladd først – og derfor svarte bokser i skjermbilder ikke er sladding

De fleste forespørsler trenger langt mindre enn hele dokumentet. En utleier som skal bekrefte identitet, trenger navnet ditt, bildet og utløpsdatoen – vanligvis ikke dokumentnummeret eller strekkoden. Spør «hvilke felter trenger dere egentlig?» og fjern resten.

Her er fellen: Å tegne en svart boks over tekst i de fleste apper fjerner ikke teksten. Den legger et rektangel oppå den. I en PDF kan hvem som helst markere teksten under boksen og lime den ut, eller rett og slett slette rektangelet. En gjennomsiktig «sladding» er verre enn ingen, fordi den ser trygg ut.

To måter å sladde ordentlig på:

  • For en PDF: bruk vårt verktøy for å sladde i PDF. Tegn en boks over alt som er sensitivt, eller skriv inn navnet eller nummeret du vil ha bort, og marker alle forekomster på én gang. Resultatet bygges opp på nytt side for side som flate bilder med boksene brent inn – det finnes ingen tekst igjen under dem å kopiere. Det kjører i nettleseren din, så filen blir på enheten din.
  • For et enkeltbilde på iPhone: åpne det, trykk Merking, dekk feltet med en helsvart figur med full dekkevne (aldri overstrekingspennen), og ta et skjermbilde av resultatet og send skjermbildet, ikke den redigerte originalen. Et skjermbilde er flate piksler; det finnes ikke noe lag under å dra av. Guiden vår om å dele dokumenter fra iPhonen viser deg hvordan.

Først da, og ikke før, passordbeskytter du den sladdede filen.

Måter å sende et dokument på, sammenlignet

«Sikkert» betyr tre forskjellige ting: beskyttet mens filen er på vei, beskyttet mens den ligger på noens datamaskin, og om du noen gang kan ta den tilbake.

Slik sender du det Beskytter underveis? Beskytter i ro? Kontrollerer du sletting? Passer for
Vanlig e-postvedlegg Vanligvis, mellom e-postservere Nei – lesbart i hver innboks det havner i Nei Papirarbeid med lav risiko: en kvittering, en signert fullmakt
Passordbeskyttet PDF på e-post Ja Ja – uleselig uten passordet Nei, men villfarne kopier er ubrukelige uten passordet ID, kontoutskrifter, kontrakter, når e-post er den eneste kanalen de godtar
Kryptert e-posttjeneste Ja Ja, hvis begge sider bruker den Delvis – noen lar deg la meldinger utløpe Folk du skriver til jevnlig og som er satt opp for det
Sikker opplastingsportal fra mottakeren Ja Ja – havner i systemet deres, ikke i en innboks Nei, men ingenting ligger i en innboks Långivere, offentlige kontorer, HR, klinikker
iCloud- eller Drive-lenke med utløpsdato Ja Avhenger av lenkeinnstillingene Ja – slå av lenken når som helst Filer noen få personer trenger i en begrenset periode
Meldingsapp med ende-til-ende-kryptering Ja På begge telefonene, som en vanlig melding Delvis – forsvinnende meldinger, hvis begge sider bruker dem Raske sendinger mellom folk som stoler på hverandres telefoner
Faks, eller overlevering personlig Faks: nei; personlig: ja Avhenger av hva de gjør med det Nei Kontorer som krever det; originaler som må ses

Tre rader fortjener en kommentar:

«Hvordan sender jeg en kryptert e-post?» Det folk mener, er ende-til- ende-kryptering – bare avsender og mottaker kan lese meldingen – og det krever at begge sider bruker en tjeneste som støtter det. Greit for en regnskapsfører du skriver til hver måned; for en engangsforsendelse til en utleier gir den passordbeskyttede PDF-en deg samme praktiske resultat uten at noen må installere noe.

Lenker med utløpsdato. Å dele en PDF fra iCloud Drive eller Google Drive og deretter slå av lenken neste måned er det voksne valget når flere personer trenger en kontrakt i en begrenset periode – du beholder filen; de ser på den. (Mail Drop på en Mac gjør noe lignende for enorme vedlegg, med en lenke som utløper etter 30 dager.) En lenke er en bekvemmelighet, ikke en erstatning for et passord – den som får lenken, får filen.

Portalen. Hvis mottakeren har en sikker opplastingsside – det har de fleste långivere, offentlige kontorer og HR-avdelinger – bruk den, selv om e-post ville vært raskere. Den finnes nettopp for at dokumentene dine ikke skal bo i noens innboks. Når du søker om boliglån, er portalen stedet hvor lønnsslipper og kontoutskrifter hører hjemme; e-post- tråden er for spørsmål.

Hva du ikke bør sende på e-post i det hele tatt

Noen ting er for farlige å sende på e-post selv med passord, fordi ett gjettet passord eller én skjødesløs mottaker overleverer en komplett identitet:

  • Fødselsnummeret ditt, fødselsdatoen din og en bilde-ID samlet. Hver for seg er et problem; sammen er de et identitetskit. Hvis et skjema virkelig trenger alle tre, er det det portaler og personlig oppmøte er til for.
  • Bankinnlogginger, kortkoder eller engangskoder. Ingen seriøs virksomhet ber om dette på e-post, noensinne. En forespørsel som gjør det, er et svindelforsøk, ikke papirarbeid.
  • Noe mottakeren ikke har bedt om. «Jeg sender bare alt så de har det» multipliserer antall kopier i omløp. Send det som ble bedt om, ikke mer.
  • Andres dokumenter uten deres samtykke. Ektefellens pass, barnets journal – hvis det ikke er ditt, spør først.

Når motparten insisterer på e-post

Utleiere, HR-koordinatorer og lånebehandlere ber om e-post fordi det er enkelt for dem, ikke fordi det er trygt for deg. De fleste går med på en liten endring hvis du spør rett fram:

«Sender det gjerne. Jeg legger det ved som en passordbeskyttet PDF og sender deg passordet på SMS – er dette riktig nummer? Når du har arkivert det, kan du slette e-posten?»

Du anklager ingen for noe; du beskriver bare hva du er i ferd med å gjøre. Det vanlige svaret er «greit» – og hvis de har en portal de glemte å nevne, er det nå de husker den.

Hvis de protesterer – «systemet vårt tar bare vanlige vedlegg» – har du fortsatt alternativer:

  • Send den beskyttede PDF-en likevel. Enhver PDF-leser åpner den så snart de skriver passordet. «Systemet vårt» betyr nesten alltid en persons innboks.
  • Send mindre. Sladd ned til nøyaktig de feltene de trenger, slik at selv et ubeskyttet vedlegg avslører et minimum.
  • Be om deres sikre kanal. «Hvor pleier dere å få kunder til å laste opp ID?» avdekker ofte en opplastingsside som personen du snakker med, ikke bruker til daglig.
  • Del risikoen. Send det sladdede dokumentet på e-post og les opp den manglende detaljen – dokumentnummeret, for eksempel – over telefonen.

Scenarioguiden om å leie en bolig dekker hvilke dokumenter en utleier med rimelighet kan be om, slik at du kan skille en normal forespørsel fra en overdreven en.

Etter sendingen: hvor din egen kopi bør bo

Ærendet er gjort. Se nå på sporet det etterlot seg på telefonen din: et bilde av passet ditt i kamerarullen, «Skanning 14.pdf» i Filer, en ubeskyttet kopi i Nedlastinger, e-posten i Sendt. Hver av dem er en løs kopi av identiteten din, synlig for alle du gir den ulåste telefonen din og for hver app med fototilgang.

  1. Slett den sendte e-posten fra Sendt og deretter fra Papirkurv.
  2. Slett de ubeskyttede arbeidskopiene – den opprinnelige skanningen og eventuelle sladdede versjoner – fra Filer, Nedlastinger og Bilder (og deretter Nylig slettet).
  3. Behold én hovedkopi et sted låst. Du kommer til å bli bedt om dette dokumentet igjen; ikke skann det på nytt hver gang. Et låst hjem betyr et sted som ber om Face ID, holder filen kryptert og ikke viser passet ditt i et rutenett av lunsjbilder – derfor er det viktig.

Den siste jobben er det Paperlock er til for. Lagre passet eller leiekontrakten én gang, så lever den kryptert på telefonen din bak Face ID, med sensitive dokumenter som viser uskarpe miniatyrbilder til du bekrefter at det er deg. Neste gang en långiver spør, eksporterer du den som PDF på stedet, sladder og beskytter den og sender – ingen leting gjennom Bilder, ingen villfarne kopier igjen (slik fungerer det). Den hovedkopien er også den som er verdt å sikkerhetskopiere ordentlig.

Gjør de fem trinnene én gang, så tar de tre minutter. Gjør dem hver gang, så slutter en stjålet innboks – din eller deres – å være verdens undergang.