Кому-то нужна копия вашего паспорта, договора аренды, банковской выписки, подписанного заявления — и просьба заканчивается словами «просто пришлите на почту». Прежде чем что-то прикреплять, знайте: обычное письмо — это открытка. По пути оно копируется на нескольких серверах, а потом лежит в вашей папке «Отправленные» и во входящих получателя, пока кто-то из вас не закроет свой аккаунт.
Безопасный способ займет на несколько минут больше. Отправьте документ в виде PDF с паролем, сам пароль передайте по другому каналу (текстовым сообщением или по телефону), закрасьте все, что получателю не нужно, до того как поставите пароль, и удалите отправленную копию, когда она сделает свое дело. Ниже разберем каждый шаг на iPhone и Mac — с бесплатными инструментами, которые никуда не загружают ваш файл.
Почему почта — плохой выбор по умолчанию для скана паспорта
Почту придумывали не для секретов. Ее придумывали, чтобы доставить письмо с одного компьютера на другой через какие угодно машины между ними — поэтому она до сих пор повсюду и поэтому так плохо подходит для фото вашего паспорта. Вот что происходит с вложением после нажатия «Отправить»:
- Его копируют, а не перемещают. Ваш почтовый сервис оставляет себе копию. Сервис получателя — тоже. Каждое устройство с почтовым приложением скачивает свою.
- У него нет срока годности. Файл лежит в ваших «Отправленных» и в их входящих, пока кто-то сознательно его не удалит. Через годы, если взломают любой из аккаунтов, скан все так же будет там — и найдется поиском по слову «паспорт».
- Его пересылают одним касанием. Агент по аренде пересылает его управляющему, тот — владельцу, у которого есть помощник. Никто не хотел ничего плохого, а копий уже шесть — во входящих, о которых вы никогда не слышали. Именно в такие входящие и лезут мошенники.
Шифрование между почтовыми серверами, которое сегодня используют почти все, защищает от прослушки по пути. Но оно ничего не делает с копиями, лежащими на обоих концах, — а именно там и кроется настоящий риск. Значит, защиту должен нести сам файл: тогда любая случайная копия для человека без пароля — просто мусор.
Безопасный метод из пяти шагов
Вот весь метод целиком; ниже каждый шаг разобран подробнее.
- Сканируйте аккуратно. Используйте настоящий сканер — встроенный в приложение «Заметки» на iPhone или приложение-сканер, которому вы доверяете, — а не быстрое фото, чтобы получить ровный, обрезанный, читаемый PDF. (Не уверены, какие сканеры бережно относятся к вашим данным? Вот как это проверить.)
- Закрасьте лишнее. Спросите получателя, какие поля ему действительно нужны, и навсегда закрасьте остальное — по-настоящему, а не полупрозрачным маркером.
- Поставьте пароль на PDF. Современное шифрование PDF (AES-256) — тот же стандарт, что в онлайн-банкинге; слабое место всегда пароль, поэтому выберите короткую фразу из несвязанных слов, а не кличку питомца.
- Отправьте файл по почте, а пароль — другим способом. Прикрепите защищенный PDF и отправьте. Затем пришлите пароль сообщением или скажите по телефону. Никогда не отправляйте его в том же письме — и не в следующем тоже. Те же входящие, та же проблема.
- Удалите отправленную копию и попросите удалить их копию. Когда получатель подтвердит, что у него есть все нужное, удалите письмо из «Отправленных», а потом из корзины. Просьба «удалите, пожалуйста, когда разберетесь» — это нормально, и большинство профессионалов ее выполнят.
Порядок важен: сначала закрашивайте, потом шифруйте (запароленный файл не отредактируешь), и шифруйте до того, как прикрепите файл, — ведь копируется повсюду именно вложение.
Как поставить пароль на PDF перед отправкой (Mac, iPhone, без Adobe)
Платный редактор PDF для этого не нужен. Есть два бесплатных способа:
На Mac — через «Просмотр». Программа, которая по умолчанию открывает PDF, умеет шифровать их в несколько кликов:
- Откройте PDF в «Просмотре».
- Выберите «Файл» → «Экспортировать».
- Нажмите «Разрешения» (в старых версиях macOS вместо этого поставьте галочку «Зашифровать»).
- Включите «Требовать пароль для открытия документа», введите пароль дважды и нажмите «Применить», затем «Сохранить».
Дайте экспортированному файлу новое имя, один раз откройте его, чтобы убедиться, что он спрашивает пароль, — и прикрепляйте именно его.
На iPhone или любом другом устройстве — в браузере. В «Файлах» и «Фото» нет кнопки «добавить пароль», а обычный совет — загрузить скан паспорта на какой-нибудь случайный сайт «защити PDF» — сам себе противоречит: вы отдадите документ, который пытаетесь защитить, вместе с паролем чужому серверу.
Наш бесплатный инструмент для защиты PDF делает все целиком в вашем браузере. Откройте его в Safari на iPhone или на любом компьютере, выберите PDF, задайте пароль и сохраните зашифрованную копию. Шифрование выполняется на вашем устройстве; файл и пароль его не покидают. Инструмент еще и проверяет сам себя: заново открывает результат с вашим паролем, чтобы убедиться, что файл разблокируется, и без него — чтобы убедиться, что не открывается, — и по мере ввода показывает простую шкалу надежности пароля.
В обоих случаях вы получаете стандартный зашифрованный PDF: «Просмотр», Chrome, почтовые приложения и iPhone просто спросят пароль и откроют файл как обычно — получателю не понадобится ничего особенного.
Как выбрать пароль. Длина важнее хитрости. Четыре несвязанных слова («медь-фонарь-вторник-лиса») гораздо надежнее, чем «P@ssw0rd1», и их проще продиктовать по телефону. Не используйте пароль от чего-то еще и запишите его: у зашифрованного файла нет кнопки «забыли пароль» — именно это и делает защиту настоящей.
Сначала закрасьте — и почему черные прямоугольники на скриншотах не считаются
Большинству просителей нужно гораздо меньше, чем весь документ. Арендодателю, проверяющему личность, нужны ваши имя, фото и срок действия — как правило, не нужны номер документа и штрихкод. Спросите: «Какие поля вам действительно нужны?» — и уберите остальное.
Здесь подвох: черный прямоугольник поверх текста в большинстве приложений текст не удаляет. Он добавляет фигуру поверх него. В PDF любой может выделить текст под прямоугольником и скопировать его или просто удалить сам прямоугольник. «Закрашенный» наполовину документ хуже, чем незакрашенный, потому что выглядит безопасным.
Два способа закрасить по-настоящему:
- Для PDF: используйте наш инструмент для закрашивания PDF. Обведите рамкой все конфиденциальное или введите имя или номер, который нужно убрать, и отметьте все вхождения сразу. Результат пересобирается постранично в плоские изображения с впечатанными прямоугольниками — под ними не остается текста, который можно скопировать. Все работает в браузере, так что файл остается на вашем устройстве.
- Для одного изображения на iPhone: откройте его, нажмите «Разметка», закройте поле сплошной черной фигурой со стопроцентной непрозрачностью (никогда не маркером), затем сделайте скриншот результата и отправьте скриншот, а не отредактированный оригинал. Скриншот — это плоские пиксели; под ними нет слоя, который можно содрать. Наше руководство о том, как отправлять документы с iPhone, разбирает это по шагам.
И только после этого ставьте пароль на закрашенный файл.
Способы отправить документ: сравнение
«Безопасно» — это три разные вещи: защищен ли файл в пути, защищен ли он, пока лежит на чужом компьютере, и можете ли вы его вообще забрать назад.
| Как отправляете | Защита в пути? | Защита в хранении? | Вы контролируете удаление? | Для чего подходит |
|---|---|---|---|---|
| Обычное вложение в письме | Обычно да, между почтовыми серверами | Нет — читается в каждых входящих, куда попадет | Нет | Неважные бумаги: чек, подписанное разрешение |
| PDF с паролем по почте | Да | Да — без пароля не читается | Нет, но лишние копии бесполезны без пароля | Удостоверения, выписки, договоры, когда почта — единственный принимаемый канал |
| Сервис шифрованной почты | Да | Да, если обе стороны им пользуются | Частично — некоторые позволяют задать срок жизни письма | Люди, с которыми вы переписываетесь регулярно и у которых это настроено |
| Защищенный портал загрузки от получателя | Да | Да — попадает в их систему, а не во входящие | Нет, но и во входящих ничего не оседает | Банки, госучреждения, отделы кадров, клиники |
| Ссылка iCloud или Drive со сроком действия | Да | Зависит от настроек ссылки | Да — ссылку можно отключить в любой момент | Файлы, которые нужны нескольким людям на ограниченное время |
| Мессенджер со сквозным шифрованием | Да | На обоих телефонах, как обычное сообщение | Частично — исчезающие сообщения, если они включены у обоих | Быстрая отправка между людьми, доверяющими телефонам друг друга |
| Факс или личная передача | Факс: нет; лично: да | Зависит от того, что сделают с документом | Нет | Организации, которые этого требуют; оригиналы, которые нужно показать |
Три строки требуют пояснения:
«Как отправить шифрованное письмо?» Обычно имеется в виду сквозное шифрование — когда письмо могут прочитать только отправитель и получатель, — а для этого обеим сторонам нужен сервис, который его поддерживает. Для бухгалтера, которому вы пишете каждый месяц, — отлично; для разовой отправки арендодателю PDF с паролем даст тот же практический результат, и им ничего не придется устанавливать.
Ссылки со сроком действия. Поделиться PDF из iCloud Drive или Google Drive, а через месяц отключить ссылку — взрослый вариант, когда договор нужен нескольким людям на ограниченное время: файл остается у вас, они его смотрят. (Mail Drop на Mac делает похожее для огромных вложений — со ссылкой, которая истекает через 30 дней.) Ссылка — это удобство, а не замена паролю: кто получил ссылку, тот получил файл.
Портал. Если у получателя есть защищенная страница для загрузки — а у большинства банков, госучреждений и отделов кадров она есть, — пользуйтесь ей, даже если по почте было бы быстрее. Она существует именно для того, чтобы ваши документы не жили в чьих-то входящих. Когда вы подаете заявку на ипотеку, справки о доходах и выписки должны уходить именно на портал; почтовая переписка — для вопросов.
Что вообще нельзя отправлять по почте
Некоторые вещи слишком опасно отправлять даже с паролем, потому что один угаданный пароль или один небрежный получатель — и у чужих людей ваша личность целиком:
- Полный номер удостоверения личности или социального страхования, дата рождения и фото документа вместе. Каждое по отдельности — проблема; вместе это готовый набор для кражи личности. Если форме действительно нужно все три, для этого и существуют порталы и личные визиты.
- Логины от банка, PIN-коды карт или одноразовые коды. Ни одна уважающая себя организация никогда не просит их по почте. Такая просьба — не документооборот, а мошенничество.
- Все, о чем не просили. «Пришлю-ка я все, чтобы было» умножает число копий в обращении. Отправляйте то, что запросили, — и ничего больше.
- Чужие документы без согласия. Паспорт супруга или супруги, медицинская карта ребенка — если документ не ваш, сначала спросите.
Когда вторая сторона настаивает на почте
Арендодатели, кадровики и кредитные менеджеры просят прислать по почте потому, что так удобно им, а не потому, что так безопасно вам. Большинство согласятся на небольшое изменение, если попросить прямо:
«Конечно, пришлю. Прикреплю файл как PDF с паролем, а пароль отправлю вам сообщением — этот номер верный? И удалите, пожалуйста, письмо, когда разберетесь».
Вы никого ни в чем не обвиняете; вы просто описываете, что собираетесь сделать. Обычный ответ — «хорошо», а если у них есть портал, о котором забыли упомянуть, именно сейчас они о нем вспомнят.
Если отказываются — «наша система принимает только обычные вложения» — варианты у вас все равно есть:
- Отправьте защищенный PDF все равно. Любая программа для чтения PDF откроет его, как только введут пароль. «Наша система» почти всегда означает чьи-то входящие.
- Отправьте меньше. Закрасьте все, кроме точно нужных полей, — тогда даже незащищенное вложение раскроет минимум.
- Спросите про их защищенный канал. Вопрос «куда ваши клиенты обычно загружают документы?» часто выявляет страницу загрузки, которой ваш собеседник просто не пользуется каждый день.
- Разделите риск. Отправьте закрашенный документ по почте, а недостающую деталь — скажем, номер документа — продиктуйте по телефону.
Руководство по сценарию аренды квартиры рассказывает, какие документы арендодатель может обоснованно запросить, — так вы отличите нормальную просьбу от чрезмерной.
После отправки: где должна жить ваша собственная копия
Поручение выполнено. Теперь посмотрите на след, который оно оставило в вашем телефоне: фото паспорта в фотопленке, «Скан 14.pdf» в «Файлах», незащищенная копия в «Загрузках», письмо в «Отправленных». Каждый из этих следов — болтающаяся копия вашей личности, видная любому, кому вы дадите разблокированный телефон, и каждому приложению с доступом к фото.
- Удалите отправленное письмо из «Отправленных», а затем из корзины.
- Удалите незащищенные рабочие копии — исходный скан и закрашенные версии — из «Файлов», «Загрузок» и «Фото» (а потом из «Недавно удаленных»).
- Оставьте одну основную копию в запертом месте. Этот документ у вас попросят снова; не сканируйте его каждый раз заново. Запертое место — это место, которое спрашивает Face ID, хранит файл в зашифрованном виде и не показывает ваш паспорт в ленте рядом с фото обедов — вот почему это важно.
Именно для последней задачи и существует Paperlock. Сохраните паспорт или договор один раз — и он живет на телефоне в зашифрованном виде за Face ID, а конфиденциальные документы показываются размытыми миниатюрами, пока вы не подтвердите, что это вы. В следующий раз, когда банк попросит документ, экспортируйте его в PDF на месте, закрасьте, защитите и отправьте — без поисков по «Фото» и без лишних копий (как это работает). Эта основная копия — та самая, которую стоит правильно копировать в резерв.
Проделайте пять шагов один раз — и они займут три минуты. Проделывайте их каждый раз — и взломанные входящие, ваши или чужие, перестанут быть концом света.