Valakinek kell egy példány az útleveléből, a lakásszerződéséből, egy bankszámlakivonatból vagy egy aláírt nyomtatványból – és a kérés azzal zárul: „csak küldje el e-mailben”. Mielőtt bármit csatolna, tudja ezt: a sima e-mail képeslap. Útközben több szerveren is átmásolódik, aztán addig ott ül az Ön Elküldött mappájában és a címzett postaládájában, amíg valamelyikőjüknek van fiókja.
A biztonságos módszer néhány perccel több. Küldje a dokumentumot jelszóval védett PDF-ként, a jelszót más csatornán küldje el (SMS-ben vagy telefonon), takarja ki azt, amire a címzettnek nincs szüksége – mielőtt jelszót tenne rá –, és törölje az elküldött másolatot, amint elvégezte a dolgát. Az oldal további része lépésről lépésre végigvezeti mindezen iPhone-on és Macen, ingyenes eszközökkel, amelyek sosem töltik fel a fájlját.
Miért rossz alapbeállítás az e-mail egy útlevélbeolvasáshoz
Az e-mailt nem titkokra találták ki. Arra találták ki, hogy egy üzenet eljusson egyik számítógépről a másikra, az útba eső gépeken keresztül – pont ezért van még mindig mindenhol, és pont ezért nem való rá az útlevele fotója. Íme, mi történik egy melléklettel, miután rákattint a küldésre:
- Másolódik, nem áthelyeződik. Az Ön levelezőszolgáltatója megtart egy példányt. A címzett szolgáltatója megtart egy példányt. Minden eszköz, amelyen ott a levelezőapp, letölti a sajátját.
- Soha nem jár le. A fájl addig ül az Ön Elküldött mappájában és az ő postaládájában, amíg valaki tudatosan törli. Évek múlva, ha bármelyik fiókot feltörik, a beolvasás még mindig ott lesz, a „útlevél” szóra kereshetően.
- Egy koppintásra a továbbküldéstől. A kiadó ügynök továbbküldi a kezelőnek, aki továbbküldi a tulajdonosnak, akinek van egy asszisztense. Senki nem akart rosszat, és máris hat példány kering olyan postaládákban, amelyekről sosem hallott – pont olyan postaládákban, amelyeket a bűnözők szoktak átkutatni.
A levelezőszerverek közötti titkosítás, amelyet a legtöbb szolgáltató ma használ, segít az ellen, hogy valaki útközben lehallgassa. Semmit nem ér a két végponton heverő példányokkal szemben – pedig ott a valódi kockázat. Ezért magának a fájlnak kell hordania a saját védelmét – akkor minden elkóborolt példány csak értelmetlen zaj annak, akinek nincs meg a jelszó.
Az ötlépéses biztonságos módszer
Ez a teljes módszer; az alábbi részek egyenként kifejtik a lépéseket.
- Olvasson be tisztán. Használjon igazi szkennert – az iPhone Jegyzetek alkalmazásába építettet, vagy egy megbízható szkennerappot – a gyors fotó helyett, hogy sík, levágott, olvasható PDF-et kapjon. (Nem biztos benne, melyik szkennerapp becsüli a magánszféráját? Így ítélheti meg egyet.)
- Takarja ki, ami nem kell. Kérdezze meg a címzettet, mely mezőkre van tényleg szüksége, és a többit véglegesen feketítse ki – rendesen, nem egy áttetsző szövegkiemelővel.
- Védje jelszóval a PDF-et. A modern PDF-titkosítás (AES-256) ugyanaz a szabvány, amit a netbank is használ; a gyenge pont mindig a jelszó, ezért válasszon inkább egy rövid, egymáshoz nem kapcsolódó szavakból álló kifejezést a kisállat neve helyett.
- A fájlt e-mailben, a jelszót más úton küldje. Csatolja a védett PDF-et, és küldje el. Aztán küldje el SMS-ben a jelszót, vagy mondja el telefonon. Soha ne tegye ugyanabba az e-mailbe – egy utóküldött e-mailbe sem. Ugyanaz a postaláda, ugyanaz a probléma.
- Törölje az elküldött példányt, és kérje meg őket, hogy ők is tegyék. Amint visszaigazolták, hogy megvan, ami kell, törölje az üzenetet az Elküldött mappából és a Kukából is. Egy egysoros „kérném, hogy feldolgozás után törölje” teljesen normális kérés, és a legtöbb hivatásos ember teljesíti.
A sorrend számít: előbb takarjon ki, aztán titkosítson (zárolt fájlt nem lehet szerkeszteni), és előbb titkosítson, aztán csatoljon (a melléklet az, ami mindenhová átmásolódik).
Hogyan védje jelszóval a PDF-et küldés előtt (Mac, iPhone, Adobe nélkül)
Nem kell fizetős PDF-szerkesztő ehhez. Két ingyenes út van:
Macen, az Előnézettel. Az az app, amely alapból megnyitja a PDF-eket, néhány kattintással titkosítani is tud egyet:
- Nyissa meg a PDF-et az Előnézetben.
- Válassza a Fájl → Exportálás menüpontot.
- Kattintson az Engedélyek elemre (a macOS régebbi változatainál inkább jelölje be a Titkosítás négyzetet).
- Kapcsolja be a Jelszó megkövetelése a dokumentum megnyitásához lehetőséget, írja be kétszer a jelszót, kattintson az Alkalmaz, majd a Mentés gombra.
Adjon az exportált fájlnak új nevet, nyissa meg egyszer, hogy ellenőrizze, kéri-e a jelszót, aztán azt a fájlt csatolja.
iPhone-on – vagy bármilyen eszközön – a böngészőben. A Fájloknak és a Fotóknak nincs „jelszó hozzáadása” gombja, a szokásos tanács pedig – töltse fel az útlevélbeolvasást valami véletlenszerű „PDF-védő” weboldalra – önellentmondás: épp azt a dokumentumot adná át egy idegen szerverének, amelyet meg akar védeni, ráadásul a jelszavával együtt.
Az ingyenes PDF-védő eszközünk ehelyett teljesen az Ön böngészőjében végzi a dolgát. Nyissa meg Safari-ban az iPhoneján vagy bármilyen számítógépen, válassza ki a PDF-et, adjon meg egy jelszót, és mentse a titkosított példányt. A titkosítás az Ön eszközén fut; a fájl és a jelszó sosem hagyja el. Saját munkáját is ellenőrzi – a kész fájlt a jelszóval újramegnyitva igazolja, hogy feloldódik, jelszó nélkül pedig azt, hogy visszautasít –, és gépelés közben közérthető erősségmérőt mutat.
Akárhogy is csinálja, az eredmény szabványos titkosított PDF: az Előnézet, a Chrome, a levelezőappok és az iPhone-ok mind kérik a jelszót, és normálisan megnyitják – a címzettnek semmi különös nem kell hozzá.
A jelszó kiválasztása. A hossz veri az ügyeskedést. Négy egymáshoz nem kapcsolódó szó („réz-lámpa-kedd-róka”) sokkal erősebb, mint a „P@ssw0rd1”, és telefonon is könnyebb bediktálni. Ne használja újra semmi máshoz, és írja fel – titkosított fájlhoz nincs „elfelejtett jelszó”, és pont ettől valódi a védelem.
Előbb takarjon ki – és miért nem kitakargatás a képernyőképre rajzolt fekete téglalap
A legtöbb kéréshez jóval kevesebb kell, mint a teljes dokumentum. Egy személyazonosságot ellenőrző főbérlőnek az Ön neve, fényképe és a lejárati dátum kell – a dokumentumszám vagy a vonalkód általában nem. Kérdezze meg: „mely mezőkre van tényleg szüksége?”, és a többit távolítsa el.
Itt a csapda: a legtöbb appban a szöveg fölé rajzolt fekete téglalap nem távolítja el a szöveget. Egy téglalapot tesz fölé. PDF-ben bárki kijelölheti a téglalap alatti szöveget és kimásolhatja, vagy egyszerűen törölheti a téglalapot. Az átlátszó „kitakarás” rosszabb, mint a semmi, mert biztonságosnak látszik.
Két módja van a valódi kitakarásnak:
- PDF esetén: használja a PDF-kitakaró eszközünket. Rajzoljon keretet bármi érzékeny fölé, vagy írja be az eltüntetni kívánt nevet vagy számot, és jelölje meg egyszerre az összes előfordulást. A kimenet oldalról oldalra lapos képekként épül újra, beleégetett téglalapokkal – nincs már kimásolható szöveg alattuk. A böngészőben fut, így a fájl az Ön eszközén marad.
- Egyetlen kép esetén iPhone-on: nyissa meg, koppintson a Jelölés gombra, takarja le a mezőt teljes fedettségű, tömör fekete alakzattal (sosem a szövegkiemelővel), aztán készítsen képernyőképet az eredményről, és a képernyőképet küldje el, nem a szerkesztett eredetit. A képernyőkép lapos képpontokból áll; nincs alatta réteg, amit vissza lehetne hámozni. Az iPhone-ról történő dokumentummegosztásról szóló útmutatónk végigvezet rajta.
És csak ezután, de akkor mindenképp, védje jelszóval a kitakart fájlt.
A küldési módok összehasonlítva
A „biztonságos” három különböző dolgot jelent: védett, amíg a fájl úton van; védett, amíg valaki gépén hever; és vissza tudja-e Ön valaha vonni.
| Hogyan küldi | Védett út közben? | Védett tárolás közben? | Ön szabályozza a törlést? | Mire jó? |
|---|---|---|---|---|
| Sima e-mail-melléklet | Általában igen, a levelezőszerverek között | Nem – minden postaládában olvasható, ahová befut | Nem | Kevésbé kényes papírok: blokk, aláírt szülői engedély |
| Jelszóval védett PDF e-mailben | Igen | Igen – jelszó nélkül olvashatatlan | Nem, de az elkóborolt példányok jelszó nélkül haszontalanok | Igazolványok, kivonatok, szerződések, ha az e-mail az egyetlen elfogadott csatorna |
| Titkosított e-mail-szolgáltatás | Igen | Igen, ha mindkét fél használja | Részben – némelyiknél lejárat állítható az üzenetre | Emberek, akikkel rendszeresen levelez, és akiknek be van állítva |
| A címzett által adott biztonságos feltöltési portál | Igen | Igen – az ő rendszerükbe érkezik, nem postaládába | Nem, de semmi sem hever postaládában | Hitelintézetek, hatóságok, HR, klinikák |
| Lejáratos iCloud- vagy Drive-hivatkozás | Igen | A hivatkozás beállításaitól függ | Igen – bármikor kikapcsolhatja | Fájlok, amelyeket néhány embernek korlátozott ideig kell látnia |
| Végpontok közötti titkosítást használó csevegőapp | Igen | Mindkét telefonon, mint normál üzenet | Részben – eltűnő üzenetek, ha mindketten használják | Gyors küldés olyanok között, akik bíznak egymás telefonjában |
| Fax, vagy személyes átadás | Fax: nem; személyesen: igen | Attól függ, mit csinálnak vele | Nem | Irodák, amelyek megkövetelik; eredetik, amelyeket látni kell |
Három sor érdemel egy megjegyzést:
„Hogyan küldjek titkosított e-mailt?” Amire az emberek gondolnak, az a végpontok közötti titkosítás – csak a küldő és a címzett tudja elolvasni az üzenetet –, és ehhez mindkét félnek olyan szolgáltatást kell használnia, amely támogatja. Egy könyvelőnél, akinek havonta ír, rendben van; egy egyszeri küldésnél a főbérlőnek a jelszóval védett PDF ugyanazt a gyakorlati eredményt adja, neki pedig semmit nem kell telepítenie.
Lejáratos hivatkozások. PDF megosztása iCloud Drive-ból vagy Google Drive-ból, aztán a hivatkozás kikapcsolása jövő hónapban – ez az érett megoldás, ha több embernek kell egy szerződés korlátozott ideig: Önnél marad a fájl, ők csak megnézik. (A Macen a Mail Drop hasonlót csinál hatalmas mellékletekkel, 30 nap után lejáró hivatkozással.) A hivatkozás kényelem, nem jelszóhelyettesítő – aki megkapja a linket, megkapja a fájlt.
A portál. Ha a címzettnek van biztonságos feltöltési oldala – a legtöbb hitelintézetnek, hatóságnak és HR-részlegnek van –, használja, még akkor is, ha az e-mail gyorsabb lenne. Pont azért létezik, hogy az Ön dokumentumai ne valaki postaládájában éljenek. Amikor lakáshitelért folyamodik, a bérjegyzékeknek és kivonatoknak a portálon a helyük; az e-mailszál a kérdéseké.
Amit egyáltalán ne küldjön e-mailben
Vannak dolgok, amelyek még jelszóval is túl veszélyesek e-mailben, mert egyetlen kitalált jelszó vagy egyetlen figyelmetlen címzett komplett személyazonosságot ad át:
- A teljes személyiigazolvány-száma vagy TAJ-/adóazonosítója, a születési dátuma és egy fényképes igazolványa együtt. Mindegyik külön is probléma; együtt komplett személyazonossági csomag. Ha egy nyomtatvány tényleg mindhármat megköveteli, arra való a portál és a személyes megjelenés.
- Banki belépési adatok, kártya-PIN-kódok vagy egyszeri kódok. Ezeket törvényes vállalkozás soha, semmilyen körülmények között nem kéri e-mailben. Aki ilyet kér, az csaló, nem papírmunka.
- Bármi, amit a címzett nem kért. A „csak elküldök mindent, hogy meglegyen” megsokszorozza a körülöttünk keringő példányokat. Küldje el, amit kértek, semmi többet.
- Másvalaki dokumentumai az engedélye nélkül. A házastársa útlevele, a gyereke egészségügyi kartonja – ha nem az Öné, előbb kérdezzen rá.
Amikor a másik fél ragaszkodik az e-mailhez
A főbérlők, HR-koordinátorok és hitelügyintézők azért kérik e-mailben, mert nekik az a kényelmes, nem azért, mert Önnek az a biztonságos. A legtöbben belemennek egy apró változtatásba, ha egyszerűen megkéri őket:
„Szívesen elküldöm. Jelszóval védett PDF-ként csatolom, a jelszót pedig SMS-ben megadom – ez a megfelelő szám? Ha feldolgozta, tudná törölni az e-mailt?”
Nem vádol senki semmivel; egyszerűen elmondja, mit fog csinálni. A szokásos válasz egy „rendben” – és ha van portáljuk, amit elfelejtettek megemlíteni, pont ilyenkor jut eszükbe.
Ha ellenkeznek – „a rendszerünk csak sima mellékletet fogad” –, akkor is vannak lehetőségei:
- Küldje el a védett PDF-et akkor is. Minden PDF-olvasó megnyitja, amint beírják a jelszót. „A rendszerünk” szinte mindig egy ember postaládáját jelenti.
- Küldjön kevesebbet. Takarjon le mindent a pontosan kért mezőkre, így még egy védelem nélküli melléklet is a minimumot árulja el.
- Kérje a biztonságos csatornájukat. A „hová szokták az ügyfelek feltölteni az igazolványt?” kérdés gyakran előás egy feltöltési oldalt, amit az Önnel beszélő ember nap mint nap nem használ.
- Ossza meg a kockázatot. Küldje e-mailben a kitakart dokumentumot, a hiányzó részletet – mondjuk a dokumentumszámot – pedig diktálja be telefonon.
A lakáskiadásról szóló helyzeti útmutató bemutatja, milyen dokumentumokat kérhet el ésszerűen egy főbérlő, így meg tudja különböztetni a normális kérést a túlzottól.
Küldés után: hol lakjon az Ön saját példánya
Az ügy elintézve. Most nézze meg, milyen nyomot hagyott a telefonján: az útlevele fotója a Filmtekercsben, egy „14. beolvasás.pdf” a Fájlokban, egy védtelen példány a Letöltésekben, az e-mail az Elküldött mappában. Mindegyik a személyazonossága egy-egy laza példánya, látható bárki számára, akinek a kezébe adja a feloldott telefonját, és minden fotóhozzáféréssel rendelkező appnak.
- Törölje az elküldött e-mailt az Elküldött mappából, aztán a Kukából is.
- Törölje a védtelen munkapéldányokat – az eredeti beolvasást és minden kitakart változatot – a Fájlokból, a Letöltésekből és a Fotókból (utána a Nemrég törölve albumból is).
- Tartson meg egy főpéldányt valahol zárolva. Ezt a dokumentumot újra el fogják kérni; ne olvassa be minden alkalommal újra. A zárolt hely olyan helyet jelent, amely Face ID-t kér, titkosítva tartja a fájlt, és nem mutatja az útlevelét egy ebédfotókból álló rácsban – itt olvashatja, miért számít ez.
Ez az utolsó feladat az, amire a Paperlock való. Mentse el egyszer az útlevelet vagy a lakásszerződést, és titkosítva él a telefonján, Face ID mögött, az érzékeny dokumentumok pedig elmosott bélyegképet mutatnak, amíg meg nem erősíti, hogy Ön az. Amikor legközelebb egy hitelintézet kéri, a helyszínen exportálja PDF-ként, kitakarja, jelszóval védi, és elküldi – nincs kotorászás a Fotókban, nincsenek hátramaradt elkóborolt példányok (így működik). Ez a főpéldány az is, amelyet érdemes rendesen biztonsági menteni.
Végezze el az öt lépést egyszer, és három percet vesz igénybe. Végezze el minden alkalommal, és egy ellopott postaláda – az Öné vagy az övék – többé nem a világ vége.