Iemand heeft een kopie nodig van je paspoort, je huurcontract, een bankafschrift, een ondertekend formulier — en het verzoek eindigt met „mail het even door.” Voordat je iets als bijlage toevoegt, moet je dit weten: een gewone e-mail is een ansichtkaart. Onderweg wordt hij over meerdere servers gekopieerd, en daarna blijft hij in je map Verzonden en in het postvak van de ontvanger liggen, zolang jullie allebei een account hebben.

De veilige manier kost een paar minuten extra. Verstuur het document als een met een wachtwoord beveiligde PDF, stuur het wachtwoord via een ander kanaal (een sms of een telefoontje), maskeer wat de ontvanger niet nodig heeft voordat je het bestand beveiligt, en verwijder het verzonden exemplaar zodra het zijn werk heeft gedaan. De rest van deze pagina loopt elke stap door op iPhone en Mac, met gratis hulpmiddelen die je bestand nooit uploaden.

Waarom e-mail de verkeerde standaardkeuze is voor een paspoortscan

E-mail is niet gebouwd voor geheimen. Het is gebouwd om een bericht van de ene computer naar de andere te krijgen, via welke machines er ook tussen zaten — daarom is het nog steeds overal, en daarom past het zo slecht bij een foto van je paspoort. Dit gebeurt er met een bijlage nadat je op versturen drukt:

  • Hij wordt gekopieerd, niet verplaatst. Jouw mailprovider bewaart een kopie. De provider van de ontvanger bewaart een kopie. Elk apparaat met de mailapp downloadt zijn eigen exemplaar.
  • Hij verloopt nooit. Het bestand blijft in je map Verzonden en in hun postvak staan tot iemand het bewust verwijdert. Als over jaren een van beide accounts wordt gekraakt, ligt de scan er nog steeds, vindbaar op het woord „paspoort.”
  • Hij is één tik verwijderd van doorsturen. Een verhuurmakelaar stuurt hem door naar de vastgoedbeheerder, die hem doorstuurt naar de eigenaar, die een assistente heeft. Niemand deed iets verkeerd, en nu zijn er zes kopieën in postvakken waar jij nog nooit van hebt gehoord — precies het soort postvak waar criminelen naar zoeken.

De versleuteling tussen mailservers die de meeste providers tegenwoordig gebruiken, helpt tegen iemand die op de lijn meeluistert. Het doet niets aan de kopieën die aan beide uiteinden blijven liggen, en dat is waar het echte risico zit. Het bestand zelf moet dus zijn eigen bescherming meedragen — dan is elke verdwaalde kopie voor iedereen zonder het wachtwoord alleen maar ruis.

De veilige methode in vijf stappen

Dit is de hele methode; de onderdelen hieronder werken elke stap uit.

  1. Scan netjes. Gebruik een echte scanner — de scanner die in de Notities-app op je iPhone zit, of een scanner-app die je vertrouwt — in plaats van een snelle foto, zodat je een vlakke, bijgesneden, leesbare PDF krijgt. (Twijfel je welke scanner-apps je privacy respecteren? Zo beoordeel je er een.)
  2. Maskeer wat niet nodig is. Vraag de ontvanger welke velden ze echt nodig hebben en maak de rest permanent onleesbaar — op de goede manier, niet met een doorzichtige markeerstift.
  3. Beveilig de PDF met een wachtwoord. Moderne PDF-versleuteling (AES-256) is dezelfde standaard als bij internetbankieren; het zwakke punt is altijd het wachtwoord, dus kies een korte zin van losse woorden in plaats van de naam van je huisdier.
  4. Mail het bestand; stuur het wachtwoord via een andere weg. Voeg de beveiligde PDF toe en verstuur hem. Sms het wachtwoord daarna, of zeg het aan de telefoon. Zet het nooit in dezelfde e-mail — en ook niet in een vervolgmail. Zelfde postvak, zelfde probleem.
  5. Verwijder het verzonden exemplaar, en vraag hen het hunne te verwijderen. Zodra ze bevestigen dat ze hebben wat ze nodig hebben, verwijder je het bericht uit Verzonden en uit de prullenmand. Een regeltje als „wilt u dit verwijderen zodra u het heeft verwerkt” is een normaal verzoek, en de meeste professionals komen daar graag aan tegemoet.

De volgorde doet ertoe: maskeren vóór het versleutelen (een vergrendeld bestand kun je niet meer bewerken), en versleutelen vóór het toevoegen als bijlage (de bijlage is wat overal heen wordt gekopieerd).

Een PDF met een wachtwoord beveiligen vóór je hem mailt (Mac, iPhone, zonder Adobe)

Je hebt hiervoor geen betaalde PDF-editor nodig. Twee gratis manieren:

Op een Mac, met Voorvertoning. De app die PDF's standaard opent, kan er een in een paar klikken versleutelen:

  1. Open de PDF in Voorvertoning.
  2. Kies Archief → Exporteer.
  3. Klik op Machtigingen (vink in oudere versies van macOS in plaats daarvan Versleutel aan).
  4. Zet Vereis wachtwoord om document te openen aan, typ het wachtwoord twee keer en klik op Pas toe en daarna Bewaar.

Geef het geëxporteerde bestand een nieuwe naam, open het een keer om te controleren dat het om het wachtwoord vraagt, en voeg dát bestand toe als bijlage.

Op een iPhone, of welk apparaat dan ook, in de browser. Bestanden en Foto's hebben geen knop „voeg een wachtwoord toe,” en het gebruikelijke advies — upload je paspoortscan naar een of andere willekeurige „beveilig-PDF”-website — is een tegenstrijdigheid: je zou het document dat je juist probeert te beschermen, plus het wachtwoord, in handen geven van de server van een vreemde.

Ons gratis hulpmiddel voor het beveiligen van een PDF doet het werk in plaats daarvan volledig in je browser. Open het in Safari op je iPhone of op welke computer dan ook, kies de PDF, stel een wachtwoord in en bewaar het versleutelde exemplaar. De versleuteling gebeurt op je eigen apparaat; het bestand en het wachtwoord verlaten het nooit. Het hulpmiddel controleert ook zijn eigen werk — het opent de uitvoer opnieuw met je wachtwoord om te bevestigen dat hij ontgrendelt, en zonder wachtwoord om te bevestigen dat hij weigert — en toont terwijl je typt een sterktemeter in gewone taal.

Hoe dan ook: het resultaat is een standaard versleutelde PDF. Voorvertoning, Chrome, mailapps en iPhones vragen allemaal om het wachtwoord en openen het bestand gewoon, dus de ontvanger heeft niets bijzonders nodig.

Het wachtwoord kiezen. Lengte verslaat slimheid. Vier losse woorden („koper-lantaarn-dinsdag-vos”) zijn veel sterker dan „W@chtw00rd1” en makkelijker om aan de telefoon voor te lezen. Gebruik het nergens anders voor, en schrijf het op — er bestaat geen „wachtwoord vergeten” voor een versleuteld bestand, en dat is precies wat de bescherming echt maakt.

Eerst maskeren — en waarom zwarte balken in schermafbeeldingen geen maskering zijn

Voor de meeste verzoeken is veel minder nodig dan het hele document. Een verhuurder die je identiteit controleert, heeft je naam, foto en vervaldatum nodig — meestal niet het documentnummer of de streepjescode. Vraag „welke velden hebt u echt nodig?” en verwijder de rest.

Hier zit de valkuil: een zwart vak over tekst tekenen verwijdert in de meeste apps de tekst niet. Het legt een rechthoek eroverheen. In een PDF kan iedereen de tekst onder het vak selecteren en eruit plakken, of de rechthoek gewoon verwijderen. Een doorzichtige „maskering” is erger dan helemaal geen, omdat het er veilig uitziet.

Twee manieren om echt te maskeren:

  • Voor een PDF: gebruik ons hulpmiddel voor het maskeren van een PDF. Teken een vak over alles wat gevoelig is, of typ de naam of het nummer dat weg moet en markeer in één keer elke voorkomende plek. De uitvoer wordt pagina voor pagina opnieuw opgebouwd als vlakke afbeeldingen met de vakken erin gebrand — er zit geen tekst meer onder om te kopiëren. Het draait in je browser, dus het bestand blijft op je apparaat.
  • Voor een losse afbeelding op iPhone: open hem, tik op Markeringen, dek het veld af met een volledig zwarte vorm op volledige dekking (nooit de markeerstift), maak daarna een schermafbeelding van het resultaat en verstuur de schermafbeelding, niet het bewerkte origineel. Een schermafbeelding is platte pixels; er zit geen laag onder om terug te pellen. Onze gids over documenten delen vanaf je iPhone laat stap voor stap zien hoe het werkt.

En dan, en pas dan, beveilig je het gemaskerde bestand met een wachtwoord.

Manieren om een document te versturen, vergeleken

„Veilig” betekent drie verschillende dingen: beschermd terwijl het bestand onderweg is, beschermd terwijl het op iemands computer ligt, en of je het ooit weer kunt terugnemen.

Hoe je het verstuurt Beschermd onderweg? Beschermd in rust? Jij bepaalt het verwijderen? Geschikt voor
Gewone e-mailbijlage Meestal, tussen mailservers Nee — leesbaar in elk postvak waar hij belandt Nee Papierwerk zonder veel risico: een bon, een ondertekende toestemmingsbrief
Met wachtwoord beveiligde PDF per e-mail Ja Ja — onleesbaar zonder het wachtwoord Nee, maar verdwaalde kopieën zijn waardeloos zonder het wachtwoord Identiteitsbewijzen, afschriften, contracten, als e-mail het enige kanaal is dat ze accepteren
Versleutelde e-maildienst Ja Ja, als beide kanten het gebruiken Deels — sommige laten je berichten laten verlopen Mensen aan wie je regelmatig schrijft en die ervoor zijn ingericht
Beveiligd uploadportaal van de ontvanger Ja Ja — belandt in hun systeem, niet in een postvak Nee, maar er blijft niets in een postvak liggen Kredietverstrekkers, overheidsinstanties, HR, klinieken
iCloud- of Drive-link met een vervaldatum Ja Afhankelijk van de linkinstellingen Ja — zet de link op elk moment uit Bestanden die een paar mensen voor een beperkte tijd nodig hebben
Berichtenapp met end-to-endversleuteling Ja Op beide telefoons, als gewoon bericht Deels — verdwijnende berichten, als beide kanten die gebruiken Snelle verzending tussen mensen die elkaars telefoon vertrouwen
Fax, of persoonlijk overhandigen Fax: nee; persoonlijk: ja Afhankelijk van wat ze ermee doen Nee Kantoren die het vereisen; originelen die gezien moeten worden

Drie rijen verdienen een toelichting:

„Hoe stuur ik een versleutelde e-mail?” Wat mensen bedoelen is end-to-endversleuteling — alleen de verzender en de ontvanger kunnen het bericht lezen — en daarvoor moeten beide kanten een dienst gebruiken die dat ondersteunt. Prima voor een boekhouder aan wie je elke maand schrijft; voor een eenmalige verzending naar een verhuurder levert de met een wachtwoord beveiligde PDF praktisch hetzelfde resultaat, zonder dat de ander iets hoeft te installeren.

Links met een vervaldatum. Een PDF delen vanuit iCloud Drive of Google Drive en de link volgende maand weer uitzetten, is de volwassen optie als meerdere mensen een contract voor een beperkte tijd nodig hebben — jij houdt het bestand; zij bekijken het. (Mail Drop op een Mac doet iets vergelijkbaars voor enorme bijlagen, met een link die na 30 dagen verloopt.) Een link is een gemak, geen vervanging voor een wachtwoord — wie de link heeft, heeft het bestand.

Het portaal. Heeft de ontvanger een beveiligde uploadpagina — de meeste kredietverstrekkers, overheidsinstanties en HR-afdelingen hebben die — gebruik die dan, ook al zou mailen sneller zijn. Het bestaat precies zodat jouw documenten niet in iemands postvak hoeven te wonen. Als je een hypotheek aanvraagt, is het portaal de plek waar loonstrookjes en afschriften naartoe horen; de e-maildraad is voor vragen.

Wat je helemaal niet per e-mail moet sturen

Sommige dingen zijn te gevaarlijk om te mailen, zelfs met een wachtwoord, omdat één geraden wachtwoord of één onzorgvuldige ontvanger een complete identiteit overhandigt:

  • Je volledige burgerservicenummer, geboortedatum en een identiteitsbewijs met foto samen. Elk afzonderlijk is een probleem; samen zijn ze een identiteitskit. Als een formulier echt alle drie nodig heeft, zijn portalen en persoonlijke bezoeken daarvoor bedoeld.
  • Inloggegevens van je bank, pincodes of eenmalige codes. Geen enkel legitiem bedrijf vraagt hier per e-mail om, nooit. Een verzoek dat het wel doet, is oplichting, geen papierwerk.
  • Alles waar de ontvanger niet om heeft gevraagd. „Ik stuur gewoon alles, dan hebben ze het” vermenigvuldigt het aantal kopieën in omloop. Stuur waar om is gevraagd, niets meer.
  • Documenten van iemand anders zonder diens toestemming. Het paspoort van je partner, het medisch dossier van je kind — als het niet van jou is, vraag eerst toestemming.

Als de andere partij toch op e-mail staat

Verhuurders, HR-medewerkers en hypotheekadviseurs vragen om e-mail omdat het voor hén makkelijk is, niet omdat het voor jou veilig is. De meesten gaan akkoord met een kleine aanpassing als je het gewoon vraagt:

„Stuur ik graag door. Ik voeg het toe als een met een wachtwoord beveiligde PDF en sms u het wachtwoord — is dit het juiste nummer? Zodra u het heeft verwerkt, zou u de e-mail dan willen verwijderen?”

Je beschuldigt niemand van iets; je beschrijft wat je van plan bent te doen. Het gebruikelijke antwoord is „tuurlijk” — en als ze een portaal hebben dat ze waren vergeten te noemen, is dit het moment waarop ze het zich herinneren.

Duwen ze terug — „ons systeem accepteert alleen gewone bijlagen” — dan heb je nog steeds opties:

  • Stuur de beveiligde PDF toch. Elke PDF-lezer opent hem zodra ze het wachtwoord intypen. „Ons systeem” betekent vrijwel altijd het postvak van een persoon.
  • Stuur minder. Maskeer alles tot precies de velden die ze nodig hebben, zodat zelfs een onbeveiligde bijlage het minimum prijsgeeft.
  • Vraag om hun beveiligde kanaal. „Waar laten jullie klanten normaal hun identiteitsbewijs uploaden?” brengt vaak een uploadpagina boven water die je gesprekspartner zelf niet dagelijks gebruikt.
  • Verdeel het risico. Mail het gemaskerde document en lees het ontbrekende detail — het documentnummer, bijvoorbeeld — aan de telefoon voor.

De scenariogids over een appartement huren behandelt welke documenten een verhuurder redelijkerwijs mag vragen, zodat je een normaal verzoek van een buitensporig verzoek kunt onderscheiden.

Na het versturen: waar je eigen exemplaar hoort te wonen

De klus is geklaard. Kijk nu naar het spoor dat hij op je telefoon heeft achtergelaten: een foto van je paspoort in je fotobibliotheek, „Scan 14.pdf” in Bestanden, een onbeveiligd exemplaar in Downloads, de e-mail in Verzonden. Elk daarvan is een losse kopie van je identiteit, zichtbaar voor iedereen aan wie je je ontgrendelde telefoon geeft en voor elke app met toegang tot je foto's.

  1. Verwijder de verzonden e-mail uit Verzonden en daarna uit de prullenmand.
  2. Verwijder de onbeveiligde werkkopieën — de originele scan en elke gemaskerde versie — uit Bestanden, Downloads en Foto's (en daarna uit Onlangs verwijderd).
  3. Bewaar één hoofdexemplaar op een vergrendelde plek. Je zult om dit document opnieuw worden gevraagd; scan het niet elke keer opnieuw. Een vergrendelde plek is een plek die om Face ID vraagt, het bestand versleuteld bewaart en je paspoort niet toont in een raster van lunchfoto's — hier lees je waarom dat ertoe doet.

Voor die laatste klus is Paperlock gemaakt. Bewaar het paspoort of huurcontract eenmalig en het leeft versleuteld op je telefoon achter Face ID, met gevoelige documenten die vervaagde miniaturen tonen tot je bevestigt dat jij het bent. De volgende keer dat een kredietverstrekker erom vraagt, exporteer je het ter plekke als PDF, maskeer en beveilig je het, en verstuur je het — geen gezoek in Foto's, geen achtergebleven kopieën (hoe het werkt). Dat hoofdexemplaar is ook het exemplaar dat je het beste goed kunt back-uppen.

Doe de vijf stappen een keer en ze kosten drie minuten. Doe ze elke keer en een gestolen postvak — het jouwe of het hunne — is niet meer het einde van de wereld.