Orice sistem de îndosariere eșuează la fel: organizează documentele pe care vi le-ați amintit, în locul în care vă aflați. Un inventar vine primul pentru că pune o întrebare mai mică decât „cum ar trebui să organizez asta?” Pune întrebarea „ce avem și unde este?” Douăzeci de minute răspund la ea, iar răspunsul vă arată golurile înainte ca un subsol inundat sau un pașaport pierdut să o facă.

Ce conține kitul

  • O listă de verificare (mai jos, imprimabilă) pentru parcurgerea inventarului grup cu grup.
  • Un șablon CSV ce listează documentele casnice obișnuite în opt grupuri, cu coloane pentru unde este originalul, dacă există o copie digitală, data de expirare și o notiță. Un rând este completat ca exemplu.
  • Versiunea interactivă. Instrumentul de inventar al documentelor casnice acoperă aceleași 39 de documente, calculează lista de goluri pentru dumneavoastră și exportă atât CSV-ul, cât și un fișier de calendar pentru elementele cu date. Folosiți-l pe cel pe care îl veți termina cu adevărat.

Cele trei întrebări pentru fiecare document

Unde este originalul? Dosar de acasă, seif, cutie la bancă, la un avocat sau o rudă, doar digital, sau „nu sunt sigur.” Ultimul răspuns este cel mai util pe care îl puteți scrie, pentru că el este golul. Un document pe care îl dețineți, dar nu-l puteți localiza, este, în scopuri practice, un document pe care nu-l aveți.

Există o copie digitală? Nu „undeva pe un calculator”, ci o copie pe care ați putea-o deschide pe telefon în următorul minut. Un singur original pe hârtie este la o inundație, un incendiu sau o mutare distanță de a dispărea. Ghidul despre copierea de siguranță a documentelor importante explică versiunea 3-2-1 a acestui lucru; pentru inventar, un da sau nu este suficient.

Când expiră? Aproximativ o duzină de documente casnice au date: pașapoarte, cărți de identitate, permise, vize, asigurări, inspecții, vaccinări, certificări. Notați data; lista de verificare a datelor de expirare spune cu cât timp înainte trebuie acționat pentru fiecare.

Golurile, în ordine

Când fișa este completată, ies în evidență trei tipuri de rânduri.

  1. Originale doar pe hârtie. Certificatele de naștere și de căsătorie, actul de proprietate, testamentul, diplomele. Fotografiați-le săptămâna aceasta; nu costă nimic și elimină cel mai mare risc singular de pe fișă.
  2. Locații necunoscute. Găsiți-le sau începeți înlocuirea. Ghidul organizatorului de documente importante acoperă unde ar trebui să locuiască originalele odată găsite.
  3. Date lipsă. Completați-le chiar din documente, apoi puneți-le pe toate în calendar cu o lună de avertisment.

Unde locuiește inventarul

Inventarul aparține dosarului de urgență ca fiind cuprinsul lui, tipărit, cu o copie în versiunea digitală a dosarului. Spuneți unui alt adult unde este dosarul. Inventarul este cel mai util exact în situațiile în care nu dumneavoastră sunteți cel care îl deschide.

Versiunea aplicație a aceleiași idei

Paperlock este, în esență, coloana „există copie digitală” devenită automată: fotografiați fiecare original o dată, iar seiful păstrează o copie căutabilă, citește data de expirare și vă anunță înainte de ea. Nu știe despre hârtia pe care nu ați fotografiat-o niciodată, și pentru asta este acest inventar. Completați fișa, închideți golurile, iar cele două împreună înseamnă că fiecare document din casă are o locație cunoscută, o copie și o dată pe care cineva o urmărește.