Ogni sistema di archiviazione fallisce nello stesso modo: organizza i documenti che ti sei ricordato, nel punto in cui ti trovavi. Un inventario viene prima perché pone una domanda più piccola di «come dovrei organizzare questo?» Chiede «cosa abbiamo, e dove si trova?» Venti minuti bastano per rispondere, e la risposta mostra i vuoti prima che lo faccia una cantina allagata o un passaporto smarrito.

Cosa contiene il kit

  • Una checklist (qui sotto, stampabile) per condurre l'inventario gruppo per gruppo.
  • Un modello CSV che elenca i documenti domestici più comuni in otto gruppi, con colonne per dove si trova l'originale, se esiste una copia digitale, la data di scadenza e una nota. Una riga è compilata come esempio.
  • La versione interattiva. Lo strumento inventario documenti di casa copre gli stessi 39 documenti, calcola per te l'elenco dei vuoti ed esporta sia il CSV sia un file di calendario per le voci con scadenza. Usa quello che finirai davvero.

Le tre domande per ogni documento

Dove si trova l'originale? Cartella di casa, cassaforte, cassetta in banca, presso un avvocato o un parente, solo digitale, oppure «non sono sicuro». Quest'ultima risposta è la più utile che tu possa scrivere, perché è il vuoto. Un documento che possiedi ma non sai collocare è, ai fini pratici, un documento che non hai.

Esiste una copia digitale? Non «da qualche parte su un computer», ma una copia che potresti aprire sul telefono nel prossimo minuto. Un unico originale cartaceo è a un'alluvione, un incendio o un trasloco dallo sparire per sempre. La guida su come fare il backup dei documenti importanti spiega la versione 3-2-1 di questo principio; per l'inventario, basta un sì o un no.

Quando scade? Circa una dozzina di documenti domestici porta delle date: passaporti, carte d'identità, patenti, permessi, assicurazioni, revisioni, vaccinazioni, certificazioni. Scrivi la data; la checklist delle scadenze documenti dice con quanto anticipo agire su ciascuna.

I vuoti, in ordine

Quando il foglio è compilato, spiccano tre tipi di riga.

  1. Originali solo cartacei. Certificati di nascita e matrimonio, l'atto, il testamento, i diplomi. Fotografali questa settimana; non costa nulla e elimina il rischio più grande del foglio.
  2. Posizioni sconosciute. Trovali o avvia la sostituzione. La guida all'organizzatore di documenti importanti spiega dove dovrebbero vivere gli originali una volta trovati.
  3. Date mancanti. Ricavale dai documenti stessi, poi metti ognuna nel calendario con un mese di preavviso.

Dove vive l'inventario

L'inventario appartiene al raccoglitore d'emergenza come suo indice, stampato, con una copia nella versione digitale del raccoglitore. Di' a un altro adulto dove si trova il raccoglitore. L'inventario è più utile proprio nelle situazioni in cui non sei tu ad aprirlo.

La versione app della stessa idea

Paperlock è, di fatto, la colonna «esiste una copia digitale» resa automatica: fotografa ogni originale una volta, e il caveau ne conserva una copia ricercabile, legge la data di scadenza e te la ricorda in anticipo. Non sa nulla della carta che non hai mai fotografato, ed è per questo che serve l'inventario. Compila il foglio, colma i vuoti, e insieme i due strumenti fanno sì che ogni documento in casa abbia una posizione nota, una copia e una data che qualcuno sta tenendo d'occhio.