Todo sistema de arquivamento falha do mesmo jeito: ele organiza os documentos de que você se lembrou, no lugar onde você estava parado. Um inventário vem antes porque faz uma pergunta menor que “como devo organizar isso?”. Ele pergunta “o que a gente tem, e onde está?”. Vinte minutos respondem, e a resposta mostra as lacunas antes que um porão alagado ou um passaporte perdido mostre por você.

O que tem no kit

  • Um checklist (abaixo, para imprimir) para fazer o inventário grupo por grupo.
  • Um modelo em CSV listando os documentos domésticos comuns em oito grupos, com colunas para onde está o original, se existe uma cópia digital, a data de validade e uma nota. Uma linha já vem preenchida como exemplo.
  • A versão interativa. A ferramenta de inventário de documentos da casa cobre os mesmos 39 documentos, calcula a lista de lacunas para você e exporta tanto o CSV quanto um arquivo de calendário para os itens com data. Use a que você realmente vai terminar.

As três perguntas por documento

Onde está o original? Pasta em casa, cofre, caixa no banco, com um advogado ou parente, só digital, ou “não sei”. A última resposta é a mais útil que você pode escrever, porque é justamente a lacuna. Um documento que você tem mas não sabe localizar é, na prática, um documento que você não tem.

Existe uma cópia digital? Não “em algum lugar num computador”, mas uma cópia que você conseguiria abrir no celular no minuto seguinte. Um único original em papel está a uma enchente, um incêndio ou uma mudança de sumir de vez. O guia sobre fazer backup de documentos importantes explica a versão 3-2-1 disso; para o inventário, um sim ou não já basta.

Quando ele vence? Cerca de uma dúzia de documentos domésticos tem datas: passaportes, carteiras de identidade, habilitações, vistos, seguros, inspeções, vacinas, certificações. Anote a data; o checklist de datas de validade diz com quanto tempo de antecedência agir em cada caso.

As lacunas, em ordem

Quando a planilha está preenchida, três tipos de linha se destacam.

  1. Originais só em papel. Certidões de nascimento e casamento, a escritura, o testamento, diplomas. Fotografe-os esta semana; não custa nada e remove o maior risco da planilha.
  2. Locais desconhecidos. Encontre-os ou comece a providenciar uma via nova. O guia do organizador de documentos importantes cobre onde os originais devem viver depois de encontrados.
  3. Datas faltando. Preencha-as a partir dos próprios documentos e depois coloque cada uma no calendário com um aviso de um mês.

Onde o inventário deve viver

O inventário pertence ao kit de emergência digital como seu sumário, impresso, com uma cópia na versão digital do kit. Diga a outro adulto onde o kit está. O inventário é mais útil justamente nas situações em que você não é quem vai abri-lo.

A versão do aplicativo para a mesma ideia

O Paperlock é, na prática, a coluna “existe cópia digital” tornada automática: fotografe cada original uma vez, e o cofre guarda uma cópia pesquisável, lê a data de validade e avisa antes dela vencer. Ele não sabe do papel que você nunca fotografou, e é exatamente para isso que serve este inventário. Preencha a planilha, feche as lacunas, e os dois juntos significam que todo documento da casa tem um local conhecido, uma cópia e uma data que alguém está de olho.