Elk archiveersysteem faalt op dezelfde manier: het ordent de documenten die je je herinnerde, op de plek waar je toevallig stond. Een inventaris komt eerst, omdat die een kleinere vraag stelt dan „hoe moet ik dit ordenen?” Hij vraagt „wat hebben we, en waar ligt het?” Twintig minuten geeft antwoord, en dat antwoord laat je de gaten zien voordat een ondergelopen kelder of een verloren paspoort dat doet.

Wat zit er in de kit

  • Een checklist (hieronder, printbaar) om de inventaris groep voor groep te doorlopen.
  • Een CSV-sjabloon met de gangbare huishoudelijke documenten in acht groepen, met kolommen voor waar het origineel is, of er een digitale kopie bestaat, de vervaldatum en een opmerking. Eén rij is als voorbeeld ingevuld.
  • De interactieve versie. De inventarisatietool huishoudelijke documenten behandelt dezelfde 39 documenten, berekent voor jou de lijst met gaten, en exporteert zowel de CSV als een agendabestand voor de items met een datum. Gebruik welke je ook echt gaat afmaken.

De drie vragen per document

Waar is het origineel? Thuismap, kluis, bankkluis, bij een notaris of familielid, alleen digitaal, of „niet zeker.” Dat laatste antwoord is het nuttigste dat je kunt opschrijven, want dat is het gat. Een document dat je bezit maar niet kunt plaatsen, is in de praktijk een document dat je niet hebt.

Bestaat er een digitale kopie? Niet „ergens op een computer”, maar een kopie die je binnen een minuut op je telefoon zou kunnen openen. Eén papieren origineel is één overstroming, brand of verhuizing verwijderd van weg. De gids over belangrijke documenten back-uppen legt de 3-2-1-versie hiervan uit; voor de inventaris is een ja of nee genoeg.

Wanneer verloopt het? Zo'n twaalf huishoudelijke documenten hebben een datum: paspoorten, identiteitskaarten, rijbewijzen, vergunningen, verzekeringen, keuringen, vaccinaties, certificeringen. Schrijf de datum op; de checklist vervaldata zegt hoe ver van tevoren je op elke actie moet ondernemen.

De gaten, in volgorde

Als het blad is ingevuld, springen drie soorten rijen eruit.

  1. Originelen die alleen op papier bestaan. Geboorte- en huwelijksakte, de eigendomsakte, het testament, diploma's. Fotografeer ze deze week; het kost niets en haalt het grootste risico op het blad weg.
  2. Onbekende locaties. Zoek ze op of begin met vervangen. De gids over de organizer voor belangrijke documenten behandelt waar originelen het beste kunnen liggen zodra je ze gevonden hebt.
  3. Ontbrekende data. Vul ze in vanaf de documenten zelf, en zet ze allemaal in de agenda met een maand waarschuwing vooraf.

Waar de inventaris hoort

De inventaris hoort in het noodmapje als inhoudsopgave, geprint, met een kopie in de digitale versie van het mapje. Vertel één andere volwassene waar het mapje is. De inventaris is het nuttigst precies in de situaties waarin jij niet degene bent die hem opent.

De app-versie van hetzelfde idee

Paperlock is in feite de kolom „digitale kopie bestaat” automatisch gemaakt: fotografeer elk origineel één keer, en de kluis bevat een doorzoekbare kopie, leest de vervaldatum, en herinnert je eraan voordat het zover is. De app weet niets van het papier dat je nooit fotografeerde, en daar dient deze inventaris voor. Vul het blad in, dicht de gaten, en samen zorgen ze ervoor dat elk document in huis een bekende locatie heeft, een kopie, en een datum waar iemand op let.