Κάθε σύστημα αρχειοθέτησης αποτυγχάνει με τον ίδιο τρόπο: οργανώνει τα έγγραφα που θυμηθήκατε, στο σημείο όπου στεκόσασταν. Η απογραφή έρχεται πρώτη γιατί θέτει μια μικρότερη ερώτηση από το «πώς πρέπει να το οργανώσω αυτό;». Ρωτά «τι έχουμε, και πού είναι;». Είκοσι λεπτά την απαντούν, και η απάντηση σας δείχνει τα κενά προτού το δείξει ένα πλημμυρισμένο υπόγειο ή ένα χαμένο διαβατήριο.

Τι περιλαμβάνει το κιτ

  • Μια λίστα ελέγχου (παρακάτω, εκτυπώσιμη) για να τρέξετε την απογραφή ομάδα προς ομάδα.
  • Ένα πρότυπο CSV που καταγράφει τα συνηθισμένα οικιακά έγγραφα σε οκτώ ομάδες, με στήλες για το πού είναι το πρωτότυπο, αν υπάρχει ψηφιακό αντίγραφο, την ημερομηνία λήξης και μια σημείωση. Μία γραμμή είναι συμπληρωμένη ως παράδειγμα.
  • Η διαδραστική έκδοση. Το εργαλείο απογραφής οικιακών εγγράφων καλύπτει τα ίδια 39 έγγραφα, υπολογίζει τη λίστα κενών για εσάς, και εξάγει τόσο το CSV όσο και ένα αρχείο ημερολογίου για τα στοιχεία με ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε όποιο θα ολοκληρώσετε στην πράξη.

Οι τρεις ερωτήσεις ανά έγγραφο

Πού είναι το πρωτότυπο; Οικιακός φάκελος, χρηματοκιβώτιο, θυρίδα τράπεζας, με δικηγόρο ή συγγενή, μόνο ψηφιακά, ή «δεν είμαι σίγουρος/η». Η τελευταία απάντηση είναι η πιο χρήσιμη που μπορείτε να γράψετε, γιατί είναι το κενό. Ένα έγγραφο που έχετε αλλά δεν μπορείτε να εντοπίσετε είναι, στην πράξη, ένα έγγραφο που δεν έχετε.

Υπάρχει ψηφιακό αντίγραφο; Όχι «κάπου σε έναν υπολογιστή», αλλά ένα αντίγραφο που θα μπορούσατε να ανοίξετε στο κινητό σας μέσα στο επόμενο λεπτό. Ένα και μόνο χάρτινο πρωτότυπο απέχει μία πλημμύρα, μια φωτιά ή μια μετακόμιση από το να χαθεί. Ο οδηγός για το πώς να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών εγγράφων εξηγεί την εκδοχή 3-2-1 αυτού· για την απογραφή, ένα ναι ή όχι αρκεί.

Πότε λήγει; Περίπου μια δωδεκάδα οικιακών εγγράφων φέρουν ημερομηνίες: διαβατήρια, ταυτότητες, άδειες, βίζα, ασφάλειες, τεχνικοί έλεγχοι, εμβολιασμοί, πιστοποιήσεις. Γράψτε την ημερομηνία· η λίστα ελέγχου ημερομηνιών λήξης λέει πόσο νωρίτερα να ενεργήσετε για καθεμία.

Τα κενά, με σειρά προτεραιότητας

Όταν το φύλλο συμπληρωθεί, τρία είδη γραμμών ξεχωρίζουν.

  1. Πρωτότυπα μόνο σε χαρτί. Πιστοποιητικά γέννησης και γάμου, ο τίτλος ιδιοκτησίας, η διαθήκη, τα διπλώματα. Φωτογραφίστε τα αυτή την εβδομάδα· δεν κοστίζει τίποτα και αφαιρεί τον μεγαλύτερο κίνδυνο στο φύλλο.
  2. Άγνωστες θέσεις. Βρείτε τα ή ξεκινήστε την αντικατάσταση. Ο οδηγός οργάνωσης σημαντικών εγγράφων καλύπτει πού πρέπει να φυλάσσονται τα πρωτότυπα μόλις βρεθούν.
  3. Ημερομηνίες που λείπουν. Συμπληρώστε τις από τα ίδια τα έγγραφα, και μετά βάλτε καθεμία στο ημερολόγιο με προειδοποίηση ενός μήνα.

Πού ανήκει η απογραφή

Η απογραφή ανήκει στον φάκελο έκτακτης ανάγκης ως πίνακας περιεχομένων του, τυπωμένη, με ένα αντίγραφο στην ψηφιακή έκδοση του φακέλου. Πείτε σε έναν ακόμα ενήλικα πού βρίσκεται ο φάκελος. Η απογραφή είναι πιο χρήσιμη ακριβώς στις περιπτώσεις όπου δεν είστε εσείς αυτός/ή που θα την ανοίξει.

Η εκδοχή της ίδιας ιδέας ως εφαρμογή

Το Paperlock είναι, ουσιαστικά, η στήλη «υπάρχει ψηφιακό αντίγραφο» αυτοματοποιημένη: φωτογραφίστε κάθε πρωτότυπο μία φορά, και το θησαυροφυλάκιο κρατά ένα αναζητήσιμο αντίγραφο, διαβάζει την ημερομηνία λήξης, και σας υπενθυμίζει πριν από αυτήν. Δεν γνωρίζει για το χαρτί που ποτέ δεν φωτογραφίσατε, κι εκεί χρησιμεύει αυτή η απογραφή. Συμπληρώστε το φύλλο, κλείστε τα κενά, και μαζί σημαίνουν ότι κάθε έγγραφο στο σπίτι έχει γνωστή θέση, ένα αντίγραφο, και μια ημερομηνία που κάποιος παρακολουθεί.