Jokainen arkistointijärjestelmä epäonnistuu samalla tavalla: se järjestää asiakirjat, jotka muistit, siihen paikkaan, jossa seisoit. Inventaario tulee ensin, koska se kysyy pienemmän kysymyksen kuin ”miten tämän pitäisi olla järjestetty?” Se kysyy ”mitä meillä on, ja missä se on?” Kaksikymmentä minuuttia vastaa siihen, ja vastaus näyttää aukot ennen kuin tulvinut kellari tai kadonnut passi näyttää ne.

Mitä paketti sisältää

  • Tarkistuslista (alla, tulostettava) inventaarion tekemiseen ryhmä kerrallaan.
  • CSV-mallipohja, joka luettelee yleiset kotitalouden asiakirjat kahdeksassa ryhmässä, sarakkeineen alkuperäisen sijainnille, digitaalisen kopion olemassaololle, vanhenemispäivälle ja huomautukselle. Yksi rivi on täytetty esimerkkinä.
  • Interaktiivinen versio. Kotitalouden asiakirjainventaariotyökalu kattaa samat 39 asiakirjaa, laskee aukkoluettelon puolestasi ja vie sekä CSV:n että kalenteritiedoston päivämäärällisille kohteille. Käytä sitä, jonka oikeasti saat tehtyä loppuun.

Kolme kysymystä per asiakirja

Missä alkuperäinen on? Kotikansiossa, kassakaapissa, pankin tallelokerossa, asianajajalla tai sukulaisella, vain digitaalisena, vai ”ei tietoa”. Viimeinen vastaus on hyödyllisin, jonka voit kirjoittaa, koska se on aukko. Asiakirja, jonka omistat mutta et löydä, on käytännössä asiakirja, jota sinulla ei ole.

Onko digitaalinen kopio olemassa? Ei ”jossain tietokoneella”, vaan kopio, jonka voisit avata puhelimellasi seuraavan minuutin aikana. Yksi paperinen alkuperäinen on yhden tulvan, tulipalon tai muuton päässä katoamisesta. Opas tärkeiden asiakirjojen varmuuskopioinnista selittää tämän 3-2-1-version; inventaariota varten kyllä tai ei riittää.

Milloin se vanhenee? Noin tusina kotitalouden asiakirjoista sisältää päivämääriä: passit, henkilökortit, luvat, oleskeluluvat, vakuutukset, katsastukset, rokotukset, sertifikaatit. Kirjoita päivämäärä; vanhenemispäivien tarkistuslista kertoo, kuinka pitkälle etukäteen kunkin kohdalla pitää toimia.

Aukot, järjestyksessä

Kun lomake on täytetty, kolme rivityyppiä erottuu.

  1. Vain paperiset alkuperäiset. Syntymä- ja avioliittotodistukset, kauppakirja, testamentti, tutkintotodistukset. Kuvaa ne tällä viikolla; se ei maksa mitään ja poistaa lomakkeen suurimman yksittäisen riskin.
  2. Tuntemattomat sijainnit. Etsi ne tai aloita korvaaminen. Tärkeiden asiakirjojen järjestämisen opas kertoo, missä alkuperäisten pitäisi olla sen jälkeen, kun ne löytyvät.
  3. Puuttuvat päivämäärät. Täytä ne asiakirjoista itsestään, ja lisää sitten jokainen kalenteriin kuukauden varoitusajalla.

Missä inventaario säilytetään

Inventaario kuuluu hätätilannekansioon sen sisällysluettelona, tulostettuna, kopio myös kansion digitaalisessa versiossa. Kerro yhdelle toiselle aikuiselle, missä kansio on. Inventaario on hyödyllisin juuri niissä tilanteissa, joissa et itse ole se, joka sen avaa.

Sovellusversio samasta ideasta

Paperlock on käytännössä ”digitaalinen kopio on olemassa” -sarake automatisoituna: kuvaa jokainen alkuperäinen kerran, ja kassakaappi säilyttää haettavan kopion, lukee vanhenemispäivän ja muistuttaa siitä etukäteen. Se ei tiedä paperista, jota et koskaan kuvannut, ja juuri siihen tämä inventaario on tarkoitettu. Täytä lomake, sulje aukot, ja yhdessä nämä kaksi tarkoittavat, että jokaisella talon asiakirjalla on tiedossa oleva sijainti, kopio ja päivämäärä, jota joku seuraa.