每一套归档系统都会以同样的方式失败：它只整理了你记得的文件，放在你当时站着的地方。清单要先做，因为它问的问题比“我该怎么整理”更小。它问的是“我们有哪些文件，它们在哪？”二十分钟就能回答，而这个答案能在地下室被淹或护照丢失之前，先让你看清漏洞。
套件里有什么
- 一份清单（见下文，可打印），按组逐一完成盘点。
- 一份 CSV 模板，把常见的家庭文件按八个组列出，各列标明原件位置、是否有电子副本、到期日和备注。已填好一行作为示例。
- 互动版本。 家庭文件清单工具 涵盖同样的 39 种文件，自动帮你算出漏洞清单，并同时导出 CSV 和一份用于有日期的项目的日历文件。哪个你更可能真的做完，就用哪个。
每份文件要回答的三个问题
原件在哪？ 家里的文件夹、保险柜、银行保管箱、律师或亲戚那里、只有电子版，或者“不确定”。最后这个答案是你能写下的最有用的信息，因为它就是漏洞所在。一份你拥有却说不清放在哪的文件，实际上等于一份你没有的文件。
是否有电子副本？ 不是“电脑里某个地方有”，而是接下来一分钟内就能在手机上打开的副本。一份唯一的纸质原件，只需一场水灾、一场火灾或一次搬家就会消失。备份重要文件 这篇指南讲的是它的 3-2-1 版本；对于这份清单来说，一个“有”或“没有”就够了。
什么时候到期？ 大约有十几种家庭文件带有日期：护照、身份证、驾照、许可证、保险、年检、疫苗接种、职业资格证书。把日期写下来；到期日检查清单 说明了每一种应该提前多久处理。
按顺序排出的漏洞
表填完之后，会有三类行特别显眼。
- 只有纸质原件的。 出生证明、结婚证、房产证、遗嘱、毕业证书。这周就把它们拍下来；不花一分钱，却消除了表上最大的一项风险。
- 位置不明的。 找到它们，或着手补办。重要文件整理指南 说明了找到原件之后应该放在哪里。
- 缺失的日期。 直接从文件本身上补齐，然后把每一个都加入日历，并提前一个月提醒。
清单该放在哪里
清单应该放进应急文件夹，作为它的目录，打印出来，并在数字版文件夹里也留一份副本。告诉另一位成年人文件夹在哪。清单最有用的时刻，恰恰是那些不由你亲自去打开它的时刻。
用应用实现同一个想法
Paperlock 实际上就是把“是否有电子副本”这一栏自动化：把每一份原件拍一次照，保险库就会保存一份可搜索的副本，读出到期日，并在到期前提醒你。它不知道你从没拍过的那些纸质文件——而这正是这份清单存在的意义。填好这张表，补上漏洞，两者结合，家里的每一份文件就都有了明确的位置、一份副本，以及一个有人在盯着的日期。