Alla arkiveringssystem misslyckas på samma sätt: de organiserar de dokument du kom ihåg, på den plats du stod. En inventering kommer först eftersom den ställer en enklare fråga än ”hur ska jag organisera det här?” Den frågar ”vad har vi, och var är det?” Tjugo minuter besvarar den, och svaret visar dig luckorna innan en översvämmad källare eller ett borttappat pass gör det.

Vad ingår i paketet

  • En checklista (nedan, utskrivbar) för att gå igenom inventeringen grupp för grupp.
  • En CSV-mall som listar de vanliga hushållsdokumenten i åtta grupper, med kolumner för var originalet finns, om en digital kopia finns, förfallodatumet och en anteckning. En rad är ifylld som exempel.
  • Den interaktiva versionen. Verktyget för hushållets dokumentinventering täcker samma 39 dokument, räknar fram luckorna åt dig, och exporterar både CSV-filen och en kalenderfil för de daterade posterna. Använd vilken du faktiskt kommer bli klar med.

De tre frågorna per dokument

Var är originalet? Hemmapärm, kassaskåp, bankfack, hos en jurist eller släkting, bara digitalt, eller ”osäker”. Det sista svaret är det mest värdefulla du kan skriva, eftersom det är luckan. Ett dokument du äger men inte kan placera är, i praktiken, ett dokument du inte har.

Finns en digital kopia? Inte ”någonstans på en dator” utan en kopia du skulle kunna öppna på telefonen inom nästa minut. Ett enda pappersoriginal är en översvämning, brand eller flytt bort från borta. Guiden om att säkerhetskopiera viktiga dokument förklarar 3-2-1-versionen av detta; för inventeringen räcker ett ja eller nej.

När går det ut? Ungefär ett dussin hushållsdokument har datum: pass, id-kort, körkort, uppehållstillstånd, försäkringar, besiktningar, vaccinationer, certifieringar. Skriv datumet; checklistan för förfallodatum säger hur långt i förväg du bör agera på var och en.

Luckorna, i ordning

När bladet är ifyllt sticker tre sorters rader ut.

  1. Original som bara finns på papper. Födelse- och vigselbevis, lagfarten, testamentet, examensbevis. Fotografera dem den här veckan; det kostar ingenting och tar bort den enskilt största risken på bladet.
  2. Okända platser. Hitta dem eller påbörja ersättningen. Guiden om att organisera viktiga dokument täcker var original bör förvaras när de väl hittats.
  3. Saknade datum. Fyll i dem från dokumenten själva, lägg sedan varje ett i kalendern med en månads varsel.

Var inventeringen hör hemma

Inventeringen hör hemma i nödpärmen som dess innehållsförteckning, utskriven, med en kopia i pärmens digitala version. Berätta för en annan vuxen var pärmen finns. Inventeringen är som mest värdefull i just de situationer där det inte är du som öppnar den.

Appversionen av samma idé

Paperlock är, i praktiken, kolumnen ”digital kopia finns” gjord automatisk: fotografera varje original en gång, så håller valvet en sökbar kopia, läser av förfallodatumet, och påminner dig innan det. Appen vet inte om papperet du aldrig fotograferade, vilket är vad den här inventeringen är till för. Fyll i bladet, täpp till luckorna, och tillsammans betyder de två att varje dokument i hemmet har en känd plats, en kopia och ett datum någon bevakar.