Svaki sustav arhiviranja propada na isti način: organizira dokumente kojih ste se sjetili, na mjestu na kojem ste u tom trenutku stajali. Popis dolazi prije toga jer postavlja manje pitanje od „kako bih ovo trebao/la organizirati?” Postavlja pitanje „što imamo i gdje se to nalazi?” Dvadeset minuta daje odgovor, a taj odgovor pokazuje praznine prije nego što to učini poplavljeno podrum ili izgubljena putovnica.

Što sadrži kit

  • Popis za provjeru (u nastavku, za ispis) za provođenje inventara skupinu po skupinu.
  • CSV predložak koji navodi uobičajene kućanske dokumente u osam skupina, sa stupcima za mjesto čuvanja originala, postojanje digitalne kopije, datum isteka i bilješku. Jedan redak je popunjen kao primjer.
  • Interaktivna verzija. Alat za popis kućanskih dokumenata pokriva istih 39 dokumenata, sam izračunava popis praznina i izvozi i CSV i kalendarsku datoteku za stavke s datumima. Koristite onu verziju koju ćete stvarno dovršiti.

Tri pitanja po dokumentu

Gdje je original? Kućna mapa, sef, bankovni pretinac, kod odvjetnika ili rođaka, samo digitalno, ili „nisam siguran/na.” Posljednji odgovor je najkorisniji koji možete napisati, jer je to upravo praznina. Dokument koji posjedujete, ali ne znate mu smjestiti mjesto, u praktičnom je smislu dokument kojeg nemate.

Postoji li digitalna kopija? Ne „negdje na računalu”, nego kopija koju biste mogli otvoriti na telefonu u sljedećoj minuti. Jedan jedini papirnati original udaljen je jednu poplavu, požar ili selidbu od nestanka. Vodič o sigurnosnom kopiranju važnih dokumenata objašnjava verziju ovoga po pravilu 3-2-1; za popis je dovoljan odgovor da ili ne.

Kad istječe? Otprilike desetak kućanskih dokumenata nosi datume: putovnice, osobne iskaznice, dozvole, dozvole boravka, osiguranja, tehnički pregledi, cijepljenja, certifikati. Zapišite datum; popis za provjeru datuma isteka govori koliko unaprijed djelovati za svaki od njih.

Praznine, po redu

Kad je list popunjen, ističu se tri vrste redaka.

  1. Originali samo na papiru. Rodni i vjenčani list, vlasnički list, oporuka, diplome. Fotografirajte ih ovaj tjedan; to ništa ne stoji, a uklanja najveći pojedinačni rizik na listu.
  2. Nepoznate lokacije. Pronađite ih ili pokrenite zamjenu. Vodič o organizatoru važnih dokumenata pokriva gdje bi originali trebali biti kad ih pronađete.
  3. Datumi koji nedostaju. Popunite ih sa samih dokumenata, a zatim sve unesite u kalendar s mjesec dana upozorenja.

Gdje popis živi

Popis pripada u hitni fascikl kao njegov sadržaj, ispisan, s kopijom u digitalnoj verziji fascikla. Recite jednoj drugoj odrasloj osobi gdje se fascikl nalazi. Popis je najkorisniji upravo u situacijama u kojima ga ne otvarate Vi sami.

Verzija iste ideje kao aplikacija

Paperlock je, u praksi, stupac „digitalna kopija postoji” pretvoren u automatski: fotografirajte svaki original jednom, a trezor sadrži kopiju koja se može pretraživati, pročita datum isteka i podsjeti Vas prije njega. Ne zna za papir koji nikad niste fotografirali, a upravo za to služi ovaj popis. Popunite list, zatvorite praznine, i zajedno to znači da svaki dokument u kući ima poznatu lokaciju, kopiju i datum koji netko prati.