Her dosyalama sistemi aynı şekilde başarısız olur: hatırladığınız belgeleri, o an durduğunuz yerde düzenler. Envanter önce gelir çünkü “bunu nasıl düzenlemeliyim?” sorusundan daha küçük bir soru sorar. “Elimizde ne var ve nerede?” diye sorar. Yirmi dakika bunu yanıtlar ve yanıt, sular basmış bir bodrum ya da kayıp bir pasaporttan önce size boşlukları gösterir.

Sette neler var

  • Bir kontrol listesi (aşağıda, yazdırılabilir): envanteri grup grup çıkarmak için.
  • Yaygın ev belgelerini sekiz grupta listeleyen bir CSV şablonu, aslın nerede olduğu, dijital bir kopyanın olup olmadığı, son geçerlilik tarihi ve bir not için sütunlarla. Bir satır örnek olarak doldurulmuştur.
  • Etkileşimli sürüm. Ev belgesi envanteri aracı aynı 39 belgeyi kapsar, boşluk listesini sizin yerinize çıkarır ve hem CSV’yi hem de tarihli öğeler için bir takvim dosyasını dışa aktarır. Gerçekten bitireceğiniz hangisiyse onu kullanın.

Belge başına üç soru

Aslı nerede? Ev klasörü, kasa, banka kutusu, bir avukatta veya akrabada, sadece dijital, ya da “emin değilim.” Sonuncusu, yazabileceğiniz en faydalı yanıttır, çünkü boşluğun kendisidir. Sahip olduğunuz ama yerini söyleyemediğiniz bir belge, pratikte sahip olmadığınız bir belgedir.

Dijital bir kopyası var mı? “Bir bilgisayarda bir yerlerde” değil, bir sonraki dakikada telefonunuzda açabileceğiniz bir kopya. Tek bir kağıt aslı, bir sel, yangın veya taşınma kadar uzaktadır kaybolmaktan. Önemli belgeleri yedekleme rehberi bunun 3-2-1 sürümünü anlatır; envanter için bir evet veya hayır yeterlidir.

Ne zaman süresi doluyor? Yaklaşık bir düzine ev belgesi tarih taşır: pasaportlar, kimlik kartları, ehliyetler, izinler, sigortalar, muayeneler, aşılar, sertifikalar. Tarihi yazın; son geçerlilik tarihleri kontrol listesi her biri için ne kadar önceden harekete geçileceğini söyler.

Boşluklar, sırasıyla

Sayfa doldurulduğunda üç tür satır öne çıkar.

  1. Sadece kağıt olan aslılar. Doğum ve evlilik cüzdanları, tapu, vasiyetname, diplomalar. Bu hafta fotoğraflayın; hiçbir şeye mal olmaz ve sayfadaki en büyük tek riski ortadan kaldırır.
  2. Bilinmeyen konumlar. Bulun ya da yenisini almaya başlayın. Önemli belgeler organizatörü rehberi bulunduktan sonra aslıların nerede yaşaması gerektiğini anlatır.
  3. Eksik tarihler. Bunları belgelerin kendisinden doldurun, sonra her birini bir aylık uyarıyla takvime ekleyin.

Envanterin yaşadığı yer

Envanter, basılı halde, acil durum klasörünün içindekiler tablosu olarak orada durmalı, klasörün dijital sürümünde de bir kopyasıyla. Klasörün nerede olduğunu bir başka yetişkine söyleyin. Envanter tam da onu açanın siz olmadığı durumlarda en faydalı olanıdır.

Aynı fikrin uygulama sürümü

Paperlock, aslında “dijital kopya var” sütununu otomatik hale getirir: her aslı bir kez fotoğraflayın, kasa aranabilir bir kopya tutar, son geçerlilik tarihini okur ve ondan önce size hatırlatır. Hiç fotoğraflamadığınız kağıt hakkında bir şey bilmez, envanterin var olma sebebi de tam olarak budur. Sayfayı doldurun, boşlukları kapatın; ikisi birlikte, evdeki her belgenin bilinen bir konumu, bir kopyası ve birinin izlediği bir tarihi olduğu anlamına gelir.