Todos os sistemas de arquivo falham da mesma forma: organizam os documentos de que nos lembrámos, no sítio onde estávamos de pé no momento. Um inventário vem primeiro porque coloca uma pergunta mais pequena do que «como devo organizar isto?». Pergunta «o que temos, e onde está?». Vinte minutos respondem a isso, e a resposta mostra-lhe as lacunas antes de uma cave inundada ou de um passaporte perdido o fazerem.
O que está no kit
- Uma checklist (abaixo, para imprimir) para percorrer o inventário grupo a grupo.
- Um modelo CSV que lista os documentos domésticos comuns em oito grupos, com colunas para onde está o original, se existe cópia digital, a data de validade e uma nota. Uma linha vem preenchida como exemplo.
- A versão interativa. A ferramenta de inventário de documentos domésticos cobre os mesmos 39 documentos, calcula a lista de lacunas por si, e exporta tanto o CSV como um ficheiro de calendário para os itens com data. Use a que realmente vier a terminar.
As três perguntas por documento
Onde está o original? Pasta em casa, cofre, cofre do banco, com um advogado ou familiar, só digital, ou «não sei ao certo». Esta última resposta é a mais útil que pode escrever, porque é a lacuna. Um documento que possui mas não consegue localizar é, na prática, um documento que não tem.
Existe uma cópia digital? Não «algures num computador», mas uma cópia que consiga abrir no telemóvel no próximo minuto. Um único original em papel está a uma inundação, um incêndio ou uma mudança de casa de distância de desaparecer. O guia sobre fazer cópias de segurança de documentos importantes explica a versão 3-2-1 disto; para o inventário, um sim ou não já chega.
Quando expira? Cerca de uma dúzia de documentos domésticos têm datas: passaportes, cartões de identificação, cartas de condução, autorizações, seguros, inspeções, vacinas, certificações. Escreva a data; a checklist de datas de validade diz com que antecedência agir em cada caso.
As lacunas, por ordem
Quando a folha estiver preenchida, três tipos de linha destacam-se.
- Originais só em papel. Certidões de nascimento e de casamento, a escritura, o testamento, diplomas. Fotografe-os esta semana; não custa nada e elimina o maior risco isolado da folha.
- Localizações desconhecidas. Encontre-os ou comece a substituição. O guia do organizador de documentos importantes explica onde os originais devem viver depois de encontrados.
- Datas em falta. Preencha-as a partir dos próprios documentos, e depois ponha cada uma no calendário com um mês de aviso.
Onde o inventário vive
O inventário pertence ao dossiê de emergência como o seu índice, impresso, com uma cópia na versão digital do dossiê. Diga a outro adulto onde está o dossiê. O inventário é mais útil exatamente nas situações em que não é você quem o vai abrir.
A versão em app da mesma ideia
O Paperlock é, na prática, a coluna «existe cópia digital» tornada automática: fotografe cada original uma vez, e o cofre guarda uma cópia pesquisável, lê a data de validade e avisa-o antes de ela chegar. Não sabe do papel que nunca fotografou, e é para isso que serve este inventário. Preencha a folha, feche as lacunas, e os dois juntos significam que todos os documentos da casa têm uma localização conhecida, uma cópia, e uma data que alguém está a vigiar.