Nếu bạn từng được yêu cầu “quét ở 300 dpi” và chỉ gật đầu, bạn không hề đơn độc. Con số này là nút xoay giữa một bản quét sắc nét và một tệp hoặc bị mờ hoặc to quá mức cần thiết.
Hai từ hay bị nhầm ở đây. Nói chặt chẽ, dots per inch (dpi) mô tả máy quét và máy in, còn pixels per inch (ppi) mô tả ảnh kỹ thuật số. Trong đời thường mọi người dùng lẫn nhau, và quy định của các cơ quan thường dùng một trong hai. Trang này coi chúng là cùng một ý: bao nhiêu mẫu nhỏ của trang nằm trong một inch.
DPI là gì
Hãy hình dung một lưới ô đặt lên trang giấy. Ở 100 dpi, mỗi inch giấy được chia thành 100 ô ngang và 100 ô dọc. Ở 300 dpi là 300 nhân 300. Mỗi ô nhận một màu, nên càng nhiều ô thì chi tiết càng mịn: chữ in nhỏ vẫn đọc được, nét mảnh không bị nhòe, chữ ký trông giống chữ ký.
Cái giá phải trả là dung lượng. Nhiều ô hơn nghĩa là nhiều dữ liệu hơn. Tăng gấp đôi dpi làm số pixel tăng gấp bốn, nên dung lượng tệp tăng rất nhanh.
Dpi cũng phụ thuộc vào tờ giấy. Hướng dẫn quét của chính Cục Lưu trữ Quốc gia lưu ý rằng các con số dpi của họ được hiểu là dpi tương đương với kích thước của tài liệu gốc.
Trông nó như thế nào
Đây là những con số mà các nguồn chính thức thực sự đưa ra, kèm bối cảnh giúp mỗi con số được dùng đúng.
| Tình huống | Nguồn nói gì | Nguồn |
|---|---|---|
| Hồ sơ văn bản hiện đại được lưu làm hồ sơ liên bang vĩnh viễn | Tối thiểu 300 pixel trên mỗi inch, kích thước khớp bản gốc | Cục Lưu trữ Quốc gia |
| Ảnh in, hoặc giấy có chi tiết tinh | Tối thiểu 400 ppi, theo kích thước nguồn; có thể cần nhiều hơn | Cục Lưu trữ Quốc gia |
| Ảnh hộ chiếu, bản giấy | 2 x 2 inch (51 x 51 mm), độ phân giải cao, không mờ, nhiễu hạt hay vỡ điểm ảnh | Bộ Ngoại giao |
| Ảnh hộ chiếu, tải lên trực tuyến | JPG, PNG, HEIC hoặc HEIF, 54 KB đến 10 MB; dùng cài đặt chất lượng cao nhất của máy ảnh | Bộ Ngoại giao |
| Quét lại ảnh hộ chiếu đã in | Tránh làm vậy; có thể làm giảm chất lượng | Bộ Ngoại giao |
| Bộ sưu tập di sản văn hóa (bảo tàng, thư viện) | Hướng dẫn liên bang chi tiết, ấn bản thứ ba xây dựng 2022–2023 | FADGI |
Hai điều nổi bật. Quy tắc 300 ppi là mức tối thiểu cho các cơ quan bảo quản hồ sơ vĩnh viễn, không phải luật cho giấy tờ gia đình bạn. Và với ảnh hộ chiếu, Bộ Ngoại giao hoàn toàn không nêu dpi. Họ quan tâm kết quả có sắc nét hay không. Nếu bạn vẫn muốn làm phép tính: ảnh 2 x 2 inch ở 300 pixel trên mỗi inch là 600 x 600 pixel, và một trang US Letter (8,5 x 11 inch) ở 300 là 2550 x 3300. Đó là toán học, không phải yêu cầu.
Cần giữ lại gì và trong bao lâu
Dpi không phải tài liệu, nên thứ bạn giữ là chính bản quét, ở chất lượng mà sau này bạn không hối tiếc.
- Quét một lần, ở cài đặt đáng giữ. Quét lại từ một bản quét xấu không thể khôi phục chi tiết chưa từng được ghi lại. Với giấy tờ bạn cần trong nhiều năm, như hợp đồng thuê, chứng thư nhà hay hồ sơ thuế, hãy dùng cài đặt gần mốc tham chiếu 300 ppi.
- Kiểm tra độ dễ đọc, không chỉ con số. Phóng to 100% và đọc dòng chữ nhỏ nhất. Nếu đọc được, bản quét đã đủ tốt.
- Chú ý dung lượng tệp. Nếu một cổng thông tin giới hạn tải lên, hãy thu nhỏ một bản sao thay vì quét lại. Công cụ nén PDF có thể làm việc đó trong khi bạn giữ bản gốc kích thước đầy đủ.
- Giữ bản giấy gốc khi quy định yêu cầu. Giữ một tài liệu bao lâu tùy vào nó là gì; xem giữ giấy tờ gì và trong bao lâu và thời hạn lưu giữ tài liệu.
Để quét từng bước trên điện thoại, đọc cách quét tài liệu trên iPhone. Về yêu cầu ảnh, xem công cụ ảnh hộ chiếu và giấy tờ cần có để làm hộ chiếu. Nếu ảnh từ iPhone ra ở dạng HEIC, Bộ Ngoại giao chấp nhận định dạng đó cho gia hạn trực tuyến.