PDF thông thường rất linh hoạt. Nó có thể lấy phông chữ từ máy tính đang mở nó, phát video, chạy tập lệnh và tự khóa bằng mật khẩu. Sự linh hoạt đó tuyệt vời hôm nay và là rủi ro sau hai mươi năm, khi phần mềm hiểu được một chiêu nào đó có thể không còn nữa. PDF/A cố ý loại bỏ những phần rủi ro.
Chữ “A” nghĩa là lưu trữ. Bạn sẽ gặp thuật ngữ này khi tòa án, cơ quan lưu trữ, trường học hoặc biểu mẫu của chính phủ yêu cầu tệp “PDF/A”, và hầu như không ở đâu khác. Với giấy tờ thông thường ở nhà, PDF thường là đủ. Dù vậy, vẫn đáng biết nhãn này hứa hẹn gì và không hứa hẹn gì.
PDF/A là gì
PDF Association, tổ chức ngành hỗ trợ tiêu chuẩn này, mô tả ISO 19005 là định nghĩa một định dạng dựa trên PDF bảo toàn diện mạo trực quan tĩnh của tài liệu điện tử theo thời gian, độc lập với công cụ và hệ thống dùng để tạo, lưu trữ hoặc hiển thị chúng. Nó làm vậy bằng cách liệt kê những tính năng PDF nào được dùng, và giới hạn cách dùng.
Thư viện Quốc hội, cơ quan theo dõi các định dạng cho bộ sưu tập lâu dài của chính mình, nói PDF/A cố gắng tối đa hóa ba điều: độc lập với thiết bị, tự chứa và tự mô tả. Trên thực tế, điều đó nghĩa là tệp mang theo mọi thứ cần để hiển thị, và tự mô tả bằng siêu dữ liệu tiêu chuẩn.
FAQ của PDF Association thêm một lời cảnh báo thẳng thắn: PDF/A “chỉ là một định dạng tệp khác” và không có bảo vệ đặc biệt nào chống hỏng dữ liệu. Nó giúp tệp dễ đọc hơn trong tương lai. Nó không làm tệp miễn nhiễm với ổ đĩa hỏng, nên bạn vẫn cần sao lưu.
Trong đó có gì
PDF/A có nhiều phần, mỗi phần dựa trên một phiên bản PDF khác nhau, và mỗi phần có các mức tuân thủ. Thư viện Quốc hội mô tả các ràng buộc chung cho ba phần đầu.
| Phần hoặc quy tắc | Ý nghĩa | Nguồn |
|---|---|---|
| PDF/A-1 (ISO 19005-1, công bố 2005) | Dựa trên PDF 1.4; chỉ có mức A và B; không có độ trong suốt | ISO; PDF Association |
| PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) | Dựa trên PDF 1.7; có thể nhúng tệp đính kèm tuân thủ PDF/A | Thư viện Quốc hội |
| PDF/A-3 | Cho phép nhúng tệp ở bất kỳ định dạng nào | Thư viện Quốc hội |
| Phông chữ | Mọi phông chữ phải được nhúng, và được phép nhúng về mặt pháp lý | Thư viện Quốc hội |
| Nội dung bị cấm | Âm thanh, video, đồ họa 3D, JavaScript và khởi chạy tệp thực thi | Thư viện Quốc hội |
| Màu sắc | Không gian màu phải được chỉ định theo cách độc lập với thiết bị | Thư viện Quốc hội |
| Mã hóa | Không được phép | Thư viện Quốc hội |
| Siêu dữ liệu | Bắt buộc có siêu dữ liệu theo tiêu chuẩn | Thư viện Quốc hội |
Các mức tuân thủ, với ba phần đầu, là A, B và U. Mức A đáp ứng mọi yêu cầu của tiêu chuẩn. Mức B và U vẫn bảo đảm diện mạo trực quan nhưng yêu cầu ít hơn về cấu trúc và ý nghĩa. Thư viện Quốc hội lưu ý rằng mức B là mức thường dùng cho tệp PDF/A tạo từ các trang quét. Tên gọi dễ hiểu của PDF Association cho các mức là Accessible, Basic và Unicode.
Cần giữ lại gì và trong bao lâu
PDF/A là định dạng, không phải hồ sơ, nên thời hạn lưu giữ theo tài liệu, không theo loại tệp. Bạn giữ hợp đồng thuê, tờ khai thuế hay phiếu bảo hành trong bao lâu tùy vào tài liệu và hoàn cảnh của bạn. Hướng dẫn giữ giấy tờ gì và trong bao lâu của chúng tôi là nơi bắt đầu, và mục thuật ngữ về thời hạn lưu giữ tài liệu giải thích ý tưởng này.
Vài điểm thực tế rút ra từ bảng:
- Giữ một bản gốc. Nếu bạn chuyển PDF sang PDF/A, hãy giữ cả bản gốc, phòng khi việc chuyển đổi làm thay đổi điều gì bạn quan tâm.
- Đừng trông đợi mật khẩu. Mã hóa không được phép, nên nếu tài liệu nhạy cảm, hãy bảo vệ nơi lưu trữ. Xem mã hóa dữ liệu lưu trữ.
- Bản quét là hình ảnh. PDF/A tạo từ các trang quét bảo toàn hình ảnh. Văn bản tìm kiếm được là chuyện riêng.
- Hỏi xem thực sự cần gì. Nếu một cơ quan nói “PDF/A”, hãy hỏi họ muốn phần nào và mức nào. Nếu bạn không xác định được, hãy hỏi họ.