Almindelig PDF er fleksibel. Den kan hente skrifttyper fra den computer, der åbner den, afspille video, køre scripts og låse sig selv med en adgangskode. Den fleksibilitet er fantastisk i dag og en risiko om tyve år, når den software, der forstod et bestemt trick, måske er væk. PDF/A fjerner de risikable dele med vilje.
„A“ står for arkivering. Du støder på begrebet, når en domstol, et arkivkontor, en skole eller en offentlig formular beder om „PDF/A“-filer, og næsten ingen andre steder. Til almindeligt papirarbejde derhjemme klarer en almindelig PDF opgaven. Alligevel er det værd at vide, hvad mærkatet lover, og hvad det ikke lover.
Hvad en PDF/A er
PDF Association, brancheorganisationen bag standarden, beskriver ISO 19005 som en definition af et PDF-baseret format, der bevarer elektroniske dokumenters statiske visuelle udseende over tid, uafhængigt af de værktøjer og systemer, der bruges til at oprette, lagre eller vise dem. Det gør den ved at opregne, hvilke PDF-funktioner der må bruges, og begrænse hvordan.
Library of Congress, som følger formater til sine egne langtidssamlinger, siger, at PDF/A forsøger at maksimere tre ting: enhedsuafhængighed, selvstændighed og selvdokumentation. I praksis betyder det, at filen bærer alt, hvad den skal bruge for at blive vist, og at den beskriver sig selv med standardiserede metadata.
PDF Associations FAQ tilføjer en ærlig advarsel: PDF/A er „bare endnu et filformat“ og giver ingen særlig beskyttelse mod datakorruption. Den gør en fil nemmere at læse i fremtiden. Den gør ikke en fil immun over for et beskadiget drev, så du har stadig brug for sikkerhedskopier.
Hvad der står i den
PDF/A kommer i dele, hver baseret på en forskellig PDF-version, og hver med konformitetsniveauer. Library of Congress beskriver de begrænsninger, der er fælles for de første tre dele.
| Del eller regel | Hvad det betyder | Kilde |
|---|---|---|
| PDF/A-1 (ISO 19005-1, udgivet 2005) | Baseret på PDF 1.4; kun niveau A og B; ingen gennemsigtighed | ISO; PDF Association |
| PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) | Baseret på PDF 1.7; kan indlejre PDF/A-kompatible vedhæftninger | Library of Congress |
| PDF/A-3 | Tilføjer tilladelse til at indlejre filer i ethvert format | Library of Congress |
| Skrifttyper | Alle skrifttyper skal være indlejret og lovligt kunne indlejres | Library of Congress |
| Forbudt indhold | Lyd, video, 3D-grafik, JavaScript og start af eksekverbare filer | Library of Congress |
| Farver | Farverum skal angives enhedsuafhængigt | Library of Congress |
| Kryptering | Ikke tilladt | Library of Congress |
| Metadata | Standardbaserede metadata er påkrævet | Library of Congress |
Konformitetsniveauerne for de første tre dele er A, B og U. Niveau A opfylder alle standardens krav. Niveau B og U garanterer stadig det visuelle udseende, men stiller færre krav til struktur og betydning. Library of Congress bemærker, at niveau B er det niveau, der typisk bruges til PDF/A-filer lavet af scannede sider. PDF Associations hverdagsnavne for niveauerne er Accessible, Basic og Unicode.
Hvad du skal gemme, og hvor længe
PDF/A er et format, ikke et dokument, så opbevaringen følger dokumentet, ikke filtypen. Hvor længe du gemmer en lejekontrakt, en selvangivelse eller en garanti, afhænger af dokumentet og af din situation. Vores guide til, hvilke dokumenter du skal gemme, og hvor længe er stedet at starte, og ordlisteopslaget om opbevaring af dokumenter forklarer idéen.
Et par praktiske pointer følger af tabellen:
- Gem en master. Konverterer du en PDF til PDF/A, så gem også originalen, i tilfælde af at konverteringen ændrer noget, du går op i.
- Forvent ikke en adgangskode. Kryptering er ikke tilladt, så er et dokument følsomt, så beskyt det sted, det ligger. Se encryption at rest.
- Scanninger er billeder. En PDF/A bygget af scannede sider bevarer billedet. Søgbar tekst er en separat sag.
- Spørg, hvad der faktisk kræves. Siger en myndighed „PDF/A“, så tjek, hvilken del og hvilket niveau den vil have. Kan du ikke se det, så spørg dem.