일반 PDF는 유연합니다. 여는 컴퓨터에서 글꼴을 가져오고, 비디오를 재생하고, 스크립트를 실행하고, 암호로 스스로를 잠글 수 있습니다. 그 유연성은 오늘은 훌륭하지만, 특정 기능을 이해하던 소프트웨어가 사라졌을지 모를 20년 뒤에는 위험입니다. PDF/A는 위험한 부분을 일부러 제거합니다.
“A”는 보관(archival)을 뜻합니다. 법원, 기록 보관소, 학교, 정부 양식이 “PDF/A” 파일을 요구할 때 이 용어를 만나게 되고, 그 밖에는 거의 만나지 않습니다. 집안의 일반 서류에는 일반 PDF로 충분합니다. 그래도 이 표시가 무엇을 약속하고 무엇을 약속하지 않는지는 알아 둘 가치가 있습니다.
PDF/A란 무엇인가
이 표준을 지원하는 업계 단체인 PDF Association은 ISO 19005를 전자 문서의 정적인 시각적 모습을 생성, 저장, 표시에 쓰이는 도구와 시스템에 관계없이 시간이 지나도 보존하는 PDF 기반 형식을 정의한 것으로 설명합니다. 어떤 PDF 기능을 쓸 수 있는지 목록으로 정하고 그 방법을 제한하는 방식입니다.
자체 장기 소장품을 위해 형식을 추적하는 미국 의회도서관은 PDF/A가 기기 독립성, 자기 완결성, 자기 기술성 세 가지를 극대화하려 한다고 설명합니다. 실제로는 파일이 표시에 필요한 모든 것을 담고 있고, 표준 메타데이터로 스스로를 설명한다는 뜻입니다.
PDF Association의 FAQ는 솔직한 주의를 덧붙입니다. PDF/A는 “그저 또 하나의 파일 형식”이며 데이터 손상에 대한 특별한 보호를 제공하지 않습니다. 미래에 파일을 읽기 쉽게 해 줄 뿐입니다. 손상된 드라이브에 면역이 되게 하지는 않으므로 여전히 백업이 필요합니다.
무엇이 적혀 있나
PDF/A는 각각 다른 PDF 버전에 기반한 여러 부(part)로 나뉘고, 각 부에는 적합성 수준이 있습니다. 미국 의회도서관은 처음 세 부에 공통된 제약을 설명합니다.
| 부 또는 규칙 | 뜻 | 출처 |
|---|---|---|
| PDF/A-1 (ISO 19005-1, 2005년 발행) | PDF 1.4 기반; A와 B 수준만; 투명도 없음 | ISO; PDF Association |
| PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) | PDF 1.7 기반; PDF/A 규격 첨부 파일 포함 가능 | 미국 의회도서관 |
| PDF/A-3 | 모든 형식의 파일을 포함할 수 있는 권한 추가 | 미국 의회도서관 |
| 글꼴 | 모든 글꼴이 포함되어야 하고 합법적으로 포함 가능해야 함 | 미국 의회도서관 |
| 금지된 콘텐츠 | 오디오, 비디오, 3D 아트워크, JavaScript, 실행 파일 실행 | 미국 의회도서관 |
| 색상 | 색 공간을 기기 독립적으로 지정해야 함 | 미국 의회도서관 |
| 암호화 | 허용되지 않음 | 미국 의회도서관 |
| 메타데이터 | 표준 기반 메타데이터 필수 | 미국 의회도서관 |
처음 세 부의 적합성 수준은 A, B, U입니다. A 수준은 표준의 모든 요건을 충족합니다. B와 U 수준도 시각적 모습은 보장하지만 구조와 의미에 대한 요구는 적습니다. 미국 의회도서관은 B 수준이 스캔한 페이지로 만든 PDF/A 파일에 보통 쓰이는 수준이라고 설명합니다. PDF Association은 이 수준들을 쉬운 말로 Accessible, Basic, Unicode라고 부릅니다.
무엇을 얼마나 오래 보관해야 하나요
PDF/A는 형식이지 기록이 아니므로 보존 기간은 파일 종류가 아니라 문서를 따릅니다. 임대차 계약서, 세금 신고서, 보증서를 얼마나 보관할지는 문서와 상황에 달려 있습니다. 어떤 서류를 얼마나 오래 보관할지 안내서가 출발점이고, 문서 보존 용어 항목이 그 개념을 설명합니다.
표에서 따라오는 실용적인 요점 몇 가지:
- 원본을 보관하십시오. PDF를 PDF/A로 변환했다면, 변환이 신경 쓰는 무언가를 바꿀 수 있으니 원본도 보관하십시오.
- 암호를 기대하지 마십시오. 암호화가 허용되지 않으므로 민감한 문서라면 저장 장소를 보호하십시오. 저장 데이터 암호화를 참고하십시오.
- 스캔은 그림입니다. 스캔한 페이지로 만든 PDF/A는 이미지를 보존합니다. 검색 가능한 텍스트는 별개의 문제입니다.
- 실제로 무엇이 필요한지 물어보십시오. 기관이 “PDF/A”라고 하면 어떤 부와 수준을 원하는지 확인하십시오. 알 수 없으면 물어보십시오.