普通のPDFは柔軟です。開くコンピュータからフォントを引っ張ってきたり、動画を再生したり、スクリプトを実行したり、パスワードで自分をロックしたりできます。その柔軟性は今日は素晴らしくても、20年後には、ある特定の仕掛けを理解していたソフトウェアがなくなっているかもしれないというリスクになります。PDF/Aは、そうしたリスクのある部分を意図的に取り除いています。
「A」はarchival（アーカイブ用）の意味です。この用語には、裁判所、記録機関、学校、政府の様式が「PDF/A」ファイルを求めるときに出会い、それ以外ではほとんど見かけません。家庭の普通の書類なら、普通のPDFで用は足ります。それでも、このラベルが何を約束し、何を約束しないかは知っておく価値があります。
PDF/Aとは何か
規格を支える業界団体のPDF Associationは、ISO 19005を、作成、保存、表示に使う道具やシステムに依存せず、電子文書の静的な見た目を長期にわたって保存するPDFベースの形式を定めるものと説明しています。それを実現するために、どのPDFの機能を使ってよいかを列挙し、その使い方を制限しています。
自らの長期コレクションのために形式を追跡している米国議会図書館によれば、PDF/Aは3つのことを最大化しようとしています。機器からの独立、自己完結、自己記述です。実際には、ファイルが表示に必要なすべてを携え、標準的なメタデータで自分自身を説明するということです。
PDF AssociationのFAQは率直な注意を加えています。PDF/Aは「もう1つのファイル形式にすぎず」、データの破損に対する特別な保護はありません。将来ファイルを読みやすくするものであって、壊れたドライブからファイルを守るものではないので、やはりバックアップは必要です。
何が書かれているか
PDF/Aは複数の部で構成され、それぞれ異なるPDFのバージョンに基づき、それぞれに準拠レベルがあります。米国議会図書館は最初の3つの部に共通する制約を説明しています。
| 部またはルール | 意味 | 出典 |
|---|---|---|
| PDF/A-1（ISO 19005-1、2005年発行） | PDF 1.4に基づく。レベルAとBのみ。透明効果は不可 | ISO、PDF Association |
| PDF/A-2（ISO 19005-2:2011） | PDF 1.7に基づく。PDF/A準拠の添付ファイルを埋め込める | 米国議会図書館 |
| PDF/A-3 | あらゆる形式のファイルの埋め込みを許可 | 米国議会図書館 |
| フォント | すべてのフォントを埋め込み、かつ法的に埋め込み可能であること | 米国議会図書館 |
| 禁止される内容 | 音声、動画、3Dアートワーク、JavaScript、実行ファイルの起動 | 米国議会図書館 |
| 色 | 色空間は機器に依存しない形で指定する | 米国議会図書館 |
| 暗号化 | 不可 | 米国議会図書館 |
| メタデータ | 標準に基づくメタデータが必須 | 米国議会図書館 |
最初の3つの部の準拠レベルは、A、B、Uです。レベルAは規格のすべての要件を満たします。レベルBとUも見た目は保証しますが、構造と意味についての要求は少なくなります。米国議会図書館は、レベルBがスキャンしたページから作るPDF/Aファイルで通常使われるレベルだと注記しています。PDF Associationによるレベルのわかりやすい名前は、Accessible、Basic、Unicodeです。
何をどのくらい保管するか
PDF/Aは形式であって記録ではないので、保管期間はファイルの種類ではなく文書に従います。賃貸借契約書、確定申告書、保証書をどのくらい保管するかは、文書とあなたの状況によります。どの書類をどのくらい保管するかのガイドが出発点で、文書の保存期間管理の用語解説がその考え方を説明しています。
表から導ける実用的なポイントがいくつかあります。
- **マスターを残す。**PDFをPDF/Aに変換するなら、変換で気になる何かが変わった場合に備えて、元のファイルも残しておきましょう。
- **パスワードは期待しない。**暗号化は不可なので、文書が機密なら保存場所を守りましょう。保存データの暗号化をご覧ください。
- スキャンは画像。スキャンしたページから作ったPDF/Aは画像を保存します。検索可能なテキストは別の問題です。
- **実際に何が求められているか尋ねる。**役所が「PDF/A」と言うなら、どの部とレベルを求めているか確認しましょう。わからなければ尋ねてください。