Vanlig PDF är flexibel. Den kan hämta typsnitt från datorn som öppnar den, spela video, köra skript och låsa sig själv med ett lösenord. Den flexibiliteten är bra i dag och en risk om tjugo år, när programvaran som förstod ett visst trick kanske är borta. PDF/A tar bort de riskabla delarna med flit.
”A” står för arkiv. Du stöter på begreppet när en domstol, ett arkiv, en skola eller ett myndighetsformulär ber om ”PDF/A”-filer, och nästan ingen annanstans. För vanliga papper hemma gör en vanlig PDF jobbet. Ändå är det värt att veta vad etiketten lovar och vad den inte lovar.
Vad PDF/A är
PDF Association, branschorganisationen som stöder standarden, beskriver ISO 19005 som ett PDF-baserat format som bevarar elektroniska dokuments statiska visuella utseende över tid, oberoende av de verktyg och system som används för att skapa, lagra eller visa dem. Det gör den genom att lista vilka PDF-funktioner som får användas, och begränsa hur.
Library of Congress, som bevakar format för sina egna långtidssamlingar, säger att PDF/A försöker maximera tre saker: oberoende av enhet, självständighet och självdokumentation. I praktiken betyder det att filen bär med sig allt den behöver för att visas, och att den beskriver sig själv med standardiserade metadata.
PDF Associations FAQ tillägger en ärlig varning: PDF/A är ”bara ännu ett filformat” och ger inget särskilt skydd mot datakorruption. Det gör en fil lättare att läsa i framtiden. Det gör inte en fil immun mot en trasig disk, så du behöver fortfarande säkerhetskopior.
Vad som ingår
PDF/A kommer i delar, var och en baserad på en annan PDF-version, och var och en med nivåer av överensstämmelse. Library of Congress beskriver begränsningarna som är gemensamma för de tre första delarna.
| Del eller regel | Vad det betyder | Källa |
|---|---|---|
| PDF/A-1 (ISO 19005-1, publicerad 2005) | Baserad på PDF 1.4; bara nivåerna A och B; ingen transparens | ISO; PDF Association |
| PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) | Baserad på PDF 1.7; kan bädda in PDF/A-kompatibla bilagor | Library of Congress |
| PDF/A-3 | Tillåter inbäddning av filer i vilket format som helst | Library of Congress |
| Typsnitt | Alla typsnitt måste bäddas in, och få bäddas in enligt licens | Library of Congress |
| Förbjudet innehåll | Ljud, video, 3D-grafik, JavaScript och start av körbara filer | Library of Congress |
| Färg | Färgrymder måste anges på ett enhetsoberoende sätt | Library of Congress |
| Kryptering | Inte tillåten | Library of Congress |
| Metadata | Standardbaserade metadata krävs | Library of Congress |
Nivåerna av överensstämmelse är, för de tre första delarna, A, B och U. Nivå A uppfyller alla krav i standarden. Nivåerna B och U garanterar fortfarande det visuella utseendet men ställer lägre krav på struktur och innebörd. Library of Congress noterar att nivå B är den som vanligtvis används för PDF/A-filer skapade från skannade sidor. PDF Associations klarspråksnamn för nivåerna är Accessible, Basic och Unicode.
Vad du ska spara och hur länge
PDF/A är ett format, inte en handling, så sparandetiden följer dokumentet, inte filtypen. Hur länge du sparar ett hyresavtal, en deklaration eller en garanti beror på dokumentet och på din situation. Vår guide om vilka dokument du ska spara och hur länge är stället att börja, och ordlisteposten om arkiveringstid förklarar idén.
Några praktiska punkter följer av tabellen:
- Behåll ett original. Om du konverterar en PDF till PDF/A, behåll även originalet, ifall konverteringen ändrar något du bryr dig om.
- Räkna inte med ett lösenord. Kryptering är inte tillåten, så om ett dokument är känsligt, skydda platsen där det lagras. Se kryptering i vila.
- Skanningar är bilder. En PDF/A byggd av skannade sidor bevarar bilden. Sökbar text är en separat fråga.
- Fråga vad som faktiskt krävs. Om en myndighet säger ”PDF/A”, kolla vilken del och nivå den vill ha. Om du inte kan avgöra det, fråga dem.