Vanlig PDF er fleksibel. Den kan hente skrifter fra datamaskinen som åpner den, spille av video, kjøre skript og låse seg selv med et passord. Den fleksibiliteten er flott i dag og en risiko om tjue år, når programvaren som forsto et bestemt triks kanskje er borte. PDF/A fjerner de risikable delene med vilje.
«A» står for arkiv. Du støter på begrepet når en domstol, et arkiv, en skole eller et offentlig skjema ber om «PDF/A»-filer, og nesten ingen andre steder. For vanlige papirer hjemme gjør en vanlig PDF jobben. Likevel er det verdt å vite hva merkelappen lover og hva den ikke lover.
Hva PDF/A er
PDF Association, bransjeorganisasjonen som støtter standarden, beskriver ISO 19005 som et PDF-basert format som bevarer det statiske visuelle utseendet til elektroniske dokumenter over tid, uavhengig av verktøyene og systemene som brukes til å lage, lagre eller vise dem. Det gjør den ved å liste hvilke PDF-funksjoner som kan brukes, og begrense hvordan.
Library of Congress, som følger formater for sine egne langtidssamlinger, sier at PDF/A prøver å maksimere tre ting: enhetsuavhengighet, selvstendighet og selvdokumentasjon. I praksis betyr det at filen bærer alt den trenger for å vises, og at den beskriver seg selv med standardiserte metadata.
PDF Associations FAQ legger til en ærlig advarsel: PDF/A er «bare enda et filformat» og gir ingen spesiell beskyttelse mot datakorrupsjon. Det gjør en fil lettere å lese i fremtiden. Det gjør ikke en fil immun mot en ødelagt disk, så du trenger fortsatt sikkerhetskopier.
Hva som inngår
PDF/A kommer i deler, hver basert på en annen PDF-versjon, og hver med samsvarsnivåer. Library of Congress beskriver begrensningene som er felles for de tre første delene.
| Del eller regel | Hva det betyr | Kilde |
|---|---|---|
| PDF/A-1 (ISO 19005-1, publisert 2005) | Basert på PDF 1.4; bare nivåene A og B; ingen gjennomsiktighet | ISO; PDF Association |
| PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) | Basert på PDF 1.7; kan bygge inn PDF/A-kompatible vedlegg | Library of Congress |
| PDF/A-3 | Tillater innbygging av filer i ethvert format | Library of Congress |
| Skrifter | Alle skrifter må være innebygd, og lovlig innbyggbare | Library of Congress |
| Forbudt innhold | Lyd, video, 3D-grafikk, JavaScript og start av kjørbare filer | Library of Congress |
| Farge | Fargerom må angis på en enhetsuavhengig måte | Library of Congress |
| Kryptering | Ikke tillatt | Library of Congress |
| Metadata | Standardbaserte metadata er påkrevd | Library of Congress |
Samsvarsnivåene er, for de tre første delene, A, B og U. Nivå A oppfyller alle krav i standarden. Nivåene B og U garanterer fortsatt det visuelle utseendet, men stiller lavere krav til struktur og mening. Library of Congress påpeker at nivå B er nivået som vanligvis brukes for PDF/A-filer laget av skannede sider. PDF Associations klarspråksnavn for nivåene er Accessible, Basic og Unicode.
Hva du bør ta vare på og hvor lenge
PDF/A er et format, ikke et dokument, så oppbevaringen følger dokumentet, ikke filtypen. Hvor lenge du beholder en leiekontrakt, en skattemelding eller en garanti, avhenger av dokumentet og av situasjonen din. Guiden vår til hvilke dokumenter du bør beholde og hvor lenge er stedet å starte, og ordlisteoppføringen om oppbevaringstid forklarer ideen.
Noen praktiske poenger følger av tabellen:
- Behold en original. Hvis du konverterer en PDF til PDF/A, behold originalen også, i tilfelle konverteringen endrer noe du bryr deg om.
- Ikke forvent et passord. Kryptering er ikke tillatt, så hvis et dokument er sensitivt, beskytt stedet det lagres. Se kryptering i ro.
- Skanninger er bilder. En PDF/A bygget av skannede sider bevarer bildet. Søkbar tekst er en egen sak.
- Spør hva som faktisk kreves. Hvis en etat sier «PDF/A», sjekk hvilken del og hvilket nivå den vil ha. Hvis du ikke kan se det, spør dem.