PDF/A es una familia de normas ISO para una forma restringida de PDF, diseñada para que un documento mantenga exactamente el mismo aspecto a largo plazo.
El PDF normal es flexible. Puede tomar fuentes del ordenador que lo abre, reproducir vídeo, ejecutar scripts y bloquearse con una contraseña. Esa flexibilidad es estupenda hoy y un riesgo dentro de veinte años, cuando el software que entendía un truco concreto puede haber desaparecido. PDF/A elimina a propósito las partes arriesgadas.
La «A» significa archivo (archival). Te encontrarás el término cuando un tribunal, una oficina de registros, un centro educativo o un formulario oficial pida archivos «PDF/A», y casi en ningún otro sitio. Para el papeleo normal de casa, un PDF normal cumple. Aun así, merece la pena saber qué promete la etiqueta y qué no.
Qué es un PDF/A
La PDF Association, el grupo del sector que respalda la norma, describe la ISO 19005 como la definición de un formato basado en PDF que conserva el aspecto visual estático de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, con independencia de las herramientas y los sistemas usados para crearlos, almacenarlos o mostrarlos. Lo hace enumerando qué funciones del PDF pueden usarse y restringiendo cómo.
La Biblioteca del Congreso, que sigue los formatos para sus propias colecciones a largo plazo, dice que PDF/A intenta maximizar tres cosas: independencia del dispositivo, autosuficiencia y autodocumentación. En la práctica, eso significa que el archivo lleva todo lo que necesita para mostrarse, y se describe a sí mismo con metadatos estándar.
Las preguntas frecuentes de la PDF Association añaden una advertencia honesta: PDF/A es «solo otro formato de archivo» y no da ninguna protección especial contra la corrupción de datos. Hace que un archivo sea más fácil de leer en el futuro. No hace que un archivo sea inmune a un disco dañado, así que sigues necesitando copias de seguridad.
Qué contiene
PDF/A viene en partes, cada una basada en una versión distinta del PDF, y cada una con niveles de conformidad. La Biblioteca del Congreso describe las restricciones comunes a las tres primeras partes.
| Parte o regla | Qué significa | Fuente |
|---|---|---|
| PDF/A-1 (ISO 19005-1, publicada en 2005) | Basada en PDF 1.4; solo niveles A y B; sin transparencias | ISO; PDF Association |
| PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) | Basada en PDF 1.7; puede incrustar adjuntos conformes con PDF/A | Biblioteca del Congreso |
| PDF/A-3 | Añade permiso para incrustar archivos de cualquier formato | Biblioteca del Congreso |
| Fuentes | Todas las fuentes deben estar incrustadas y ser legalmente incrustables | Biblioteca del Congreso |
| Contenido prohibido | Audio, vídeo, gráficos 3D, JavaScript y lanzamiento de archivos ejecutables | Biblioteca del Congreso |
| Color | Los espacios de color deben especificarse de forma independiente del dispositivo | Biblioteca del Congreso |
| Cifrado | No permitido | Biblioteca del Congreso |
| Metadatos | Se exigen metadatos basados en estándares | Biblioteca del Congreso |
Los niveles de conformidad, para las tres primeras partes, son A, B y U. El nivel A cumple todos los requisitos de la norma. Los niveles B y U siguen garantizando el aspecto visual pero piden menos sobre estructura y significado. La Biblioteca del Congreso señala que el nivel B es el que se usa normalmente para los archivos PDF/A creados a partir de páginas escaneadas. Los nombres en lenguaje llano de la PDF Association para los niveles son Accessible, Basic y Unicode.
Qué conservar y durante cuánto tiempo
PDF/A es un formato, no un registro, así que la conservación sigue al documento, no al tipo de archivo. Cuánto tiempo guardas un contrato de alquiler, una declaración de la renta o una garantía depende del documento y de tu situación. Nuestra guía sobre qué documentos conservar y durante cuánto tiempo es el punto de partida, y la entrada del glosario sobre conservación de documentos explica la idea.
De la tabla se derivan unos cuantos puntos prácticos:
- Conserva un original. Si conviertes un PDF a PDF/A, guarda también el original, por si la conversión cambia algo que te importe.
- No esperes una contraseña. El cifrado no está permitido, así que si un documento es sensible, protege el sitio donde está guardado. Mira cifrado en reposo.
- Los escaneos son imágenes. Un PDF/A creado a partir de páginas escaneadas conserva la imagen. El texto buscable es otro asunto.
- Pregunta qué se exige realmente. Si un organismo dice «PDF/A», comprueba qué parte y nivel quiere. Si no lo tienes claro, pregúntale.