Düz PDF esnektir. Onu açan bilgisayardan yazı tipi çekebilir, video oynatabilir, betik çalıştırabilir ve kendini parolayla kilitleyebilir. Bu esneklik bugün harikadır; belirli bir hileyi anlayan yazılımın artık olmayabileceği yirmi yıl sonra ise bir risktir. PDF/A riskli kısımları bilerek çıkarır.
“A” arşivsel anlamına gelir. Bu terimle bir mahkeme, bir kayıt dairesi, bir okul ya da bir devlet formu “PDF/A” dosyaları istediğinde karşılaşırsınız; başka hemen hiçbir yerde değil. Evdeki sıradan evrak için sıradan bir PDF işi görür. Yine de etiketin neyi vaat ettiğini ve neyi etmediğini bilmeye değer.
PDF/A nedir
Standardı destekleyen sektör kuruluşu PDF Association, ISO 19005’i elektronik belgelerin statik görsel görünümünü, onları oluşturmak, saklamak ya da görüntülemek için kullanılan araç ve sistemlerden bağımsız olarak zaman içinde koruyan PDF tabanlı bir biçim tanımı olarak açıklar. Bunu hangi PDF özelliklerinin kullanılabileceğini listeleyerek ve nasıl kullanılacağını kısıtlayarak yapar.
Kendi uzun vadeli koleksiyonları için biçimleri izleyen Library of Congress, PDF/A’nın üç şeyi en üst düzeye çıkarmaya çalıştığını söyler: cihaz bağımsızlığı, kendi kendine yeterlilik ve kendini belgeleme. Pratikte bu, dosyanın görüntülenmek için ihtiyaç duyduğu her şeyi taşıdığı ve kendini standart meta verilerle tanımladığı anlamına gelir.
PDF Association’ın SSS’si dürüst bir uyarı ekler: PDF/A “yalnızca başka bir dosya biçimidir” ve veri bozulmasına karşı özel bir koruma sağlamaz. Bir dosyayı gelecekte okumayı kolaylaştırır. Bir dosyayı bozuk bir sürücüye karşı bağışık kılmaz; bu yüzden yine de yedeklere ihtiyacınız vardır.
Üzerinde ne yazar
PDF/A, her biri farklı bir PDF sürümüne dayanan ve her birinin uygunluk düzeyleri olan bölümler halinde gelir. Library of Congress, ilk üç bölümde ortak olan kısıtlamaları tanımlar.
| Bölüm ya da kural | Anlamı | Kaynak |
|---|---|---|
| PDF/A-1 (ISO 19005-1, 2005’te yayımlandı) | PDF 1.4 tabanlı; yalnızca A ve B düzeyleri; saydamlık yok | ISO; PDF Association |
| PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) | PDF 1.7 tabanlı; PDF/A uyumlu ekleri gömebilir | Library of Congress |
| PDF/A-3 | Herhangi bir biçimdeki dosyaları gömme izni ekler | Library of Congress |
| Yazı tipleri | Tüm yazı tipleri gömülü ve yasal olarak gömülebilir olmalı | Library of Congress |
| Yasak içerik | Ses, video, 3B çizim, JavaScript ve çalıştırılabilir dosya başlatma | Library of Congress |
| Renk | Renk uzayları cihazdan bağımsız biçimde belirtilmeli | Library of Congress |
| Şifreleme | İzin verilmez | Library of Congress |
| Meta veri | Standart tabanlı meta veri zorunludur | Library of Congress |
İlk üç bölüm için uygunluk düzeyleri A, B ve U’dur. A düzeyi standardın her gereğini karşılar. B ve U düzeyleri yine görsel görünümü garanti eder ama yapı ve anlam konusunda daha az şey ister. Library of Congress, B düzeyinin taranmış sayfalardan oluşturulan PDF/A dosyaları için tipik olarak kullanılan düzey olduğunu belirtir. PDF Association’ın düzeyler için sade adları Accessible, Basic ve Unicode’dur.
Ne saklamalı, ne kadar süre
PDF/A bir biçimdir, bir kayıt değil; bu yüzden saklama, dosya türünü değil belgeyi izler. Bir kira sözleşmesini, vergi beyannamesini ya da garantiyi ne kadar süre saklayacağınız belgeye ve durumunuza bağlıdır. Hangi belgeler ne kadar süre saklanmalı rehberimiz başlangıç noktasıdır; belge saklama sözlük maddesi fikri açıklar.
Tablodan birkaç pratik nokta çıkar:
- Bir ana kopya tutun. Bir PDF’yi PDF/A’ya dönüştürürseniz, dönüşüm önemsediğiniz bir şeyi değiştirirse diye aslını da saklayın.
- Parola beklemeyin. Şifrelemeye izin verilmez; bu yüzden bir belge hassassa saklandığı yeri koruyun. Bkz. encryption at rest.
- Taramalar resimdir. Taranmış sayfalardan yapılan bir PDF/A görüntüyü korur. Aranabilir metin ayrı bir konudur.
- Gerçekten ne istendiğini sorun. Bir kurum “PDF/A” diyorsa hangi bölümü ve düzeyi istediğini kontrol edin. Anlayamıyorsanız onlara sorun.