Normales PDF ist flexibel. Es kann Schriften vom Computer holen, der es öffnet, Videos abspielen, Skripte ausführen und sich mit einem Passwort sperren. Diese Flexibilität ist heute großartig und in zwanzig Jahren ein Risiko, wenn die Software, die einen bestimmten Trick verstand, vielleicht verschwunden ist. PDF/A entfernt die riskanten Teile absichtlich.
Das „A“ steht für Archiv. Du triffst auf den Begriff, wenn ein Gericht, ein Archiv, eine Schule oder ein Behördenformular „PDF/A“-Dateien verlangt, und sonst fast nirgends. Für gewöhnlichen Papierkram zu Hause tut es ein normales PDF. Trotzdem lohnt es sich zu wissen, was das Etikett verspricht und was nicht.
Was PDF/A ist
Die PDF Association, der Branchenverband hinter der Norm, beschreibt ISO 19005 als Definition eines PDF-basierten Formats, das das statische Erscheinungsbild elektronischer Dokumente über die Zeit bewahrt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen, mit denen sie erstellt, gespeichert oder angezeigt werden. Das erreicht es, indem es festlegt, welche PDF-Funktionen verwendet werden dürfen, und einschränkt, wie.
Die Library of Congress, die Formate für ihre eigenen Langzeitsammlungen beobachtet, sagt, PDF/A versucht drei Dinge zu maximieren: Geräteunabhängigkeit, Eigenständigkeit und Selbstdokumentation. In der Praxis heißt das, die Datei trägt alles, was sie zur Anzeige braucht, und beschreibt sich selbst mit Standardmetadaten.
Die FAQ der PDF Association fügt eine ehrliche Warnung hinzu: PDF/A ist „nur ein weiteres Dateiformat“ und bietet keinen besonderen Schutz vor Datenkorruption. Es macht eine Datei in Zukunft leichter lesbar. Es macht eine Datei nicht immun gegen eine beschädigte Festplatte, also brauchst du weiterhin Backups.
Was draufsteht
PDF/A gibt es in Teilen, jeder basiert auf einer anderen PDF-Version und jeder hat Konformitätsstufen. Die Library of Congress beschreibt die Einschränkungen, die den ersten drei Teilen gemeinsam sind.
| Teil oder Regel | Was es bedeutet | Quelle |
|---|---|---|
| PDF/A-1 (ISO 19005-1, veröffentlicht 2005) | Basiert auf PDF 1.4; nur Stufen A und B; keine Transparenz | ISO; PDF Association |
| PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) | Basiert auf PDF 1.7; kann PDF/A-konforme Anhänge einbetten | Library of Congress |
| PDF/A-3 | Erlaubt zusätzlich das Einbetten von Dateien in jedem Format | Library of Congress |
| Schriften | Alle Schriften müssen eingebettet und rechtlich einbettbar sein | Library of Congress |
| Verbotene Inhalte | Audio, Video, 3D-Grafik, JavaScript und das Starten ausführbarer Dateien | Library of Congress |
| Farbe | Farbräume müssen geräteunabhängig angegeben werden | Library of Congress |
| Verschlüsselung | Nicht erlaubt | Library of Congress |
| Metadaten | Normbasierte Metadaten sind vorgeschrieben | Library of Congress |
Die Konformitätsstufen der ersten drei Teile sind A, B und U. Stufe A erfüllt jede Anforderung der Norm. Die Stufen B und U garantieren weiterhin das Erscheinungsbild, verlangen aber weniger zu Struktur und Bedeutung. Die Library of Congress merkt an, dass Stufe B die Stufe ist, die typischerweise für PDF/A-Dateien aus gescannten Seiten verwendet wird. Die Klartextnamen der PDF Association für die Stufen sind Accessible, Basic und Unicode.
Was du aufbewahrst und wie lange
PDF/A ist ein Format, keine Unterlage, also richtet sich die Aufbewahrung nach dem Dokument, nicht nach dem Dateityp. Wie lange du einen Mietvertrag, eine Steuererklärung oder eine Garantie behältst, hängt vom Dokument und deiner Situation ab. Unser Leitfaden, welche Dokumente du wie lange aufbewahrst, ist der Ausgangspunkt, und der Glossareintrag zur Aufbewahrung von Dokumenten erklärt die Idee.
Ein paar praktische Punkte folgen aus der Tabelle:
- Behalte ein Master. Wenn du ein PDF nach PDF/A konvertierst, behalte auch das Original, falls die Konvertierung etwas ändert, das dir wichtig ist.
- Erwarte kein Passwort. Verschlüsselung ist nicht erlaubt, also schütze bei einem sensiblen Dokument den Speicherort. Siehe Verschlüsselung ruhender Daten.
- Scans sind Bilder. Ein PDF/A aus gescannten Seiten bewahrt das Bild. Durchsuchbarer Text ist eine andere Sache.
- Frag, was wirklich verlangt wird. Wenn eine Behörde „PDF/A“ sagt, prüfe, welchen Teil und welche Stufe sie will. Wenn du es nicht erkennen kannst, frag nach.