La gente usa los dos términos como si fueran uno. No lo son. Uno es una idea jurídica sobre la intención. El otro es una herramienta técnica sobre la prueba.
Así es en España
En España la base legal es el Reglamento eIDAS europeo, completado por la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza. Esa ley dice que los documentos electrónicos públicos, administrativos y privados tienen el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su naturaleza, y que la prueba de un documento privado firmado con un servicio de confianza no cualificado se rige por el artículo 326.3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, mientras que si el servicio es cualificado se aplica el apartado 4 del mismo artículo. Dicho en llano: las tres categorías de firma del texto principal (simple, avanzada y cualificada) son las que valen aquí, y la cualificada es la que menos tendrás que defender en un juicio. Los certificados cualificados caducan como máximo a los cinco años y pueden revocarse antes, por ejemplo a petición del propio firmante.
Cómo se firma en la práctica
El Portal de Administración Electrónica explica que para firmar hace falta un certificado electrónico o el DNI electrónico, que contienen las claves criptográficas necesarias; el certificado identifica inequívocamente a su titular y lo emite un prestador de servicios de certificación, como la FNMT. La firma garantiza tres cosas: identifica al firmante, asegura la integridad del documento (que es exactamente el mismo que el original) y asegura el no repudio. Técnicamente, la aplicación calcula un resumen del documento, lo cifra con la clave privada del firmante y genera un archivo con ese resumen cifrado: esa es la firma, que es lo que el texto principal llama firma digital. Cuando firmes así un contrato o una solicitud, guarda el archivo firmado (no una impresión) y, si la plataforma lo ofrece, el informe de validación de la firma, porque es lo que permite verificarla años después.
Qué son una firma electrónica y una firma digital
En EE. UU., la ley ESIGN define la firma electrónica como un sonido, símbolo o proceso electrónico, unido a un contrato u otro registro o asociado lógicamente a él, y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro. La palabra clave es intención. Escribir tu nombre al pie de un correo, pulsar «Acepto» o dibujar tu firma en un PDF pueden encajar.
Una firma digital es algo más estrecho. El Estándar de firma digital del NIST, FIPS 186-5, dice que las firmas digitales se usan para detectar modificaciones no autorizadas de los datos y autenticar la identidad del firmante, y que el destinatario puede usar una como prueba ante un tercero de que la firma la generó el firmante declarado. Ahí es la criptografía la que hace el trabajo: una clave que controlas, una forma de comprobarla y un sello que se rompe si el documento cambia.
La Comisión Europea traza la misma línea. Llama a la firma electrónica un concepto jurídico que recoge la intención del firmante de quedar vinculado, y describe la tecnología más común detrás de las firmas avanzadas como la infraestructura de clave pública, que usa certificados y claves criptográficas.
Qué aspecto tiene
| Tipo | Qué es | Peso legal | Fuente |
|---|---|---|---|
| Firma electrónica (EE. UU.) | Cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico adoptado con intención de firmar | No se le puede negar efecto solo por ser electrónica | ESIGN 15 U.S.C. 7001, 7006 |
| Firma digital | Firma criptográfica que detecta cambios y autentica al firmante | Un método técnico; puede ser una forma de hacer una firma electrónica | NIST FIPS 186-5 |
| Firma electrónica simple (UE) | Datos en formato electrónico asociados lógicamente a otros datos y usados por el firmante para firmar | Válida, pero el nivel más débil | Comisión Europea (eIDAS) |
| Firma electrónica avanzada (UE) | Vinculada únicamente al firmante, bajo su control, y con cambios detectables | Mayor garantía | Comisión Europea (eIDAS) |
| Firma electrónica cualificada (UE) | Avanzada, más un dispositivo cualificado de creación de firma y un certificado cualificado | Explícitamente equivalente a la manuscrita en la UE | Comisión Europea (eIDAS) |
ESIGN no obliga a nadie a usar o aceptar firmas electrónicas, salvo a un organismo gubernamental en algunos casos, así que un arrendador, un banco o un organismo pueden seguir diciendo «solo con tinta». Las exclusiones de ESIGN, enumeradas en la sección 7003, incluyen los testamentos y fideicomisos testamentarios, la adopción, el divorcio y otro derecho de familia, la mayor parte del Código Comercial Uniforme, los documentos judiciales y ciertas notificaciones, como el corte de suministros, la ejecución hipotecaria o el desahucio de una residencia principal, y la cancelación de un seguro médico o de vida. A nivel estatal, la UETA de la Uniform Law Commission, aprobada en 1999, elimina barreras a las firmas electrónicas; un memorando de la ULC de 2022 dice que todos los estados salvo Nueva York la han promulgado, así que la norma exacta depende de dónde estés.
Qué conservar y durante cuánto tiempo
Para todo lo que firmes electrónicamente, guarda dos cosas juntas: el documento final firmado y la prueba que lo rodea.
- El PDF firmado. Guarda la versión terminada, no el borrador.
- La confirmación. Muchos servicios de firma envían por correo un certificado de finalización. Guárdalo con el documento.
- El hilo de correo. Muestra quién envió qué y cuándo.
- Una copia de lo que hayas firmado en el móvil. Nuestra guía sobre firmar un PDF en el iPhone lo explica paso a paso, y la herramienta para firmar PDF cubre la vía del navegador.
Cuánto tiempo guardar el documento depende de lo que sea, no de cómo se firmó. Mira qué documentos conservar y durante cuánto tiempo y conservación de documentos. Para papeles de mucho peso, como un poder notarial, un contrato de alquiler o un affidavit, pregunta si se acepta una firma electrónica antes de confiar en ella. Si tu caso concreto está cubierto es una pregunta para el organismo o para un abogado.